李燕

关键词：文秘工作;性质;职业素养;学习能力;服务意识

办公室文秘工作的效率将直接影响到整个企业的效率，这也将影响其目标的成功实现。有很多的工作需要付出很大的努力，工作的质量在企业的发展中起着非常重要的作用。在新的历史时期，企业办公室的文秘工作发生了巨大的变化。企业办公室文秘工作不仅包括文件的管理、递送和接收，还包括更复杂的工作，比如筹备会议、组织活动。企业文秘不仅是办公室工作的关键，也离不开企业的正常工作，在新形势下，提高企业经济效益十分重要，结合文秘工作的实践，对新形势下如何做好文秘工作提出了一些思考，以促进文秘工作企业的健康发展[1]。

1.企业文秘工作的性质分析

企业文秘工作在办公室中扮演着非常重要的角色，是提高企业工作效率的关键，做好新形势下的企业文秘工作，应该了解企业文秘工作的性质，这是做好其他工作的前提和基础。企业的文秘工作是以服务为导向的，因为企业文秘工作的主要职责是为领导和员工服务，在实践中连接上下之間起着重要的作用，也是企业领导人和员工之间的重要联系，许多业务都与企业的利益密切相关。如果企业不重视，可能导致企业发展的重大损失，影响业务的顺利进行。文秘工作是相当全面的，文秘人员与企业中的其他人员有很大的不同，涵盖广泛的任务，包括通过互联网传送信息、印刷、复印、接待来访者、文件管理、文件处理、会议工作等，工作与信息相结合，充分体现了企业文秘工作的整体性，这些特点充分证明了文秘工作的重要性。因此，做好企业发展过程中的各项文秘工作是十分重要的[2]。

2.企业文秘工作人员所应该具备的能力探讨

2.1必须主动学习，养成良好习惯

作为办公室文秘，基本理论知识的学习是写作的基础，理解文本的本质是写作的起点。如果没有使用文本的敏感性和技巧，就做不好基本的写作任务。在日常工作，文秘要养成自学的好习惯，善于捕捉、思考和学习，敢于创新。从狭义上说，学习内容只是帮助自己更好地工作的工具。不应该僵化僵硬的学习，通过“倾听”让我们“了解”，读、思以提高综合能力，同时要与人沟通，扩闻，增长见识，锻炼综合分析、调查、语言表达、组织和协调能力，使事情发生时随笔就能记录下来。

2.2提高工作效率、质量

办公室文秘工作似乎没什么大不了的，但在现实中，是复杂的、准确的和繁琐的，需要及时性和准确性。这需要办公室文秘建立效率意识，提高快速反应能力，第一时间做好领导交代的任务，不要等待或拖延，积极、顺利和快速完成工作。提高公文处理的质量和效率，公文处理是企业的核心业务，也是传达内部政策、指令和要求的一种方式，充分体现了企业的文秘工作水平，必须是及时统一严格的程序，文秘必须熟悉文件处理过程，正确使用语言，彻底审核，努力做好文件发放工作，审核形式和内容，克服粗糙、文件格式不规范。因此文件处理质量真正要提高，同时文件处理工作急需要第一时间处理，及时提醒有关领导，提高文件管理效率[3]。

2.3强化文字撰写的能力

起草文本是办公室文秘最基本能和的工作之一，撰写公文必须表达上级的意志，必须从领导的角度来看待问题，从大局观和整体观的角度来看，不要以个人思想为标准。第二，文秘人员应熟悉系统各方面的一般内容，不经历实践的积累，要写出准确反映企业和领导思想的文书并不容易;第三，俗话说“读万卷书，行万里路”才能“下笔如有神”，只有通过大量的阅读和实践，文秘人员才能不断提高自己的写作能力[4]。

2.4坚持大事报告、小事提醒

作为文秘人员，主要负责就各种问题提交报告和催复通知，以及监督关于问题的积极报告，文秘在其任务范围内提供指导，及时向管理层汇报，及时传递信息。同时，一些小事情往往被忽视，具体细节容易偏离，这就要求文秘工作人员尽可能及时提醒员工。在这一过程中能学到很多解决问题的知识，提高处理能力[5]。

2.5时刻要求自己做好分内事

办公室文秘工作都是具体、实用的，不要拖延、回避。不能省略任何环节，严谨细致，要求多写，少说，多征求意见，少说空话，多劳作，多些实际。一切都要小心细致做好所有分内之事，不要越权行事，不要妄加猜测。

3.紧紧围绕为企业服务为中心，为企业提高优质服务

说到底，办公室文秘工作是服务前线，是业务服务，企业不应该忽视业务一线，因为对于文秘工作的宣传，必须坚持良好公众形象，做好业务一线工作，关于多个渠道、多部门，有计划专注于行动，除了为高层领导和基层服务，还需要与外部世界打交道[6]。在日常工作中，们要树立文秘工作不是小事的观念，尽量避免或减少错误，进一步提高对优质服务的认识。特别是应高度重视文秘在会议筹备中的自助服务意识、起草手稿和文件的传送、接听电话以及发送和接收传真、发送通知等，努力实现大小事谨慎处理，做好每一项工作。

4.结束语

总之，办公室文秘工作多、任务艰巨繁琐，文秘人员要加强认识和学习，提高工作效率，服务大局，勇于创新，紧紧围绕服务工作宗旨线，保质保量地完成办公室各项工作。

参考文献：

[1]廉洁.简析如何做好新时期企业办公室文秘工作[J].卷宗，2018，000（027）：135.

[2]龙钰.浅谈如何做好企业办公室文秘工作[J].东方企业文化，2015，000（009）：90-90.

[3]武彦超.浅谈如何做好新形势下的企业文秘工作[J].商情，2014（32）：224-224.