【摘  要】高校学生档案是高校学生在校期间思想品德、学习情况、身体状况等的原始记录，是人事档案的前身和重要组成部分，是事关学生升学、求职等切身利益的重要的民生档案。从干部人事档案审核，以及对学生档案管理的调研，不难看出高校学生档案管理存在管理机构不统一、管理制度不健全、归档内容不齐全、档案意识淡薄等问题，本文从高校学生档案存在的问题，结合新《干部人事档案工作条例》及新《档案法》的要求，提出了优化策略，以提高高校学生档案管理水平和服务能力，充分发挥学生档案价值。

【关键词】高校;学生档案;优化策略

【中图分类号】G271    【文献标识码】A

高校学生档案是人事档案的前身和重要组成部分，它是大学生在校期间思想政治、学习成绩、奖惩情况、身体状况、社会实践等的真实写照和原始记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、录用、考核的主要依据，是事关学生升学、求职等切身利益的重要的民生档案。近年来随着干部人事档案专项审查工作的开展，发现干部人事档案审查工作引申出高校学生类檔案管理存在的诸多问题，造成部分干部人事档案难以补全，既可能对干部的提干、调动等工作产生不利影响，也不利于维护高校学生档案工作的专业性和权威性来[1]184。高校学生档案作为人事档案的重要组成部分，既要与时俱进，根据新《档案法》的精神，推进学生档案信息化建设进程，又要根据学生档案工作实际，结合《干部人事档案工作条例》要求，完善归档内容，提高归档质量，实现与人事档案的有效衔接。

一、高校学生档案存在的主要问题

1.管理机构不统一。目前，我国高校学生档案管理没有统一的机构，各高校各行其是，有的是由档案馆或档案室，有的是由学工部、就业办、教务处、研工部，甚至各学院。笔者经过对上海13所高校学生档案管理情况的调研，发现13所高校中仅4所高校学生档案由学校档案管理机构管理，占比31%，其余9所高校学生档案分别由学校学工部、研工部、人力资源处等部门管理或各学院分散管理，占比69%。高校其他管理部门或学院缺乏专业的管理知识、专门的管理库房、专业的管理人员，难以保证学生档案的准确性、完整性和管理的专业性，不利于学生档案与干部人事档案的有效衔接，甚至给学生今后的就业和发展埋下隐患。

2.管理机制不完善。高校学生档案没有统一的管理机构，各自为政，管理缺乏规范性、专业性和严谨性;加之学生档案具有动态性、流动性的特点，管理不受重视，缺乏完善的管理制度、标准，十分不利于学生档案工作的长足发展。

3.档案意识不强。由于国家对高校学生档案管理机构没有明确规定，各高校根据自身情况设定，管理人员的档案意识、专业知识和技能、专业水平参差不齐。一方面很多管理人员（比如学生档案由各院系分散管理的，一般由辅导员兼任学生档案管理人员）还要兼任其他工作，无法沉下心来学习档案专业知识和技能，很难从思想上、认识上重视学生档案，做好学生档案工作。另一方面，高校学生的档案意识比较淡薄，大部分学生不了解学生档案的内容、作用以及对自己的影响，不关心自己的档案情况，毕业后不办理转档手续，“弃档”、“死档”现象层出不穷。学生档案意识的缺失，与学校学生档案宣传的力度与作用密切相关。

4.管理模式及服务方式滞后。

档案信息化是大势所趋，但是学生档案因其特殊性信息化程度还相对较低。目前，大部分高校开发了学生档案管理系统，但主要使用学生档案日常管理、查询、转递等简单层面的功能。与学生档案相关的高校各部门开发使用各自的管理系统，各系统因兼容性等问题还未实现数据共享。高校学生档案的基本信息不能动态反应学生在校的学习、思想等情况;学生档案材料归档情况没有和学生档案管理系统实现关联，学生档案的齐全性、完整性把控和转递前的审核只能通过人工完成，不仅劳动强度大、效率低，还容易出错;毕业生离校后办理档案转递手续，需要提交报到证或调档函等转递依据，一般通过学生交到或寄到档案馆的方式，这不仅增加了学生的负担，而且处理大量邮件也给学生档案工作人员带来了不小压力，特别在2020年新冠疫情来袭期间，因疫情防控的需要提倡减少外出，居家办公，大学校园实行严格防控，校外人员不能进出校园，给学生档案转递带来了不小的难题。随着高校的扩招，学生档案数量的增加，学生档案各环节工作量与日俱增;随着信息技术的发展和广泛运用，学生、用人单位等对学生档案的利用需求呈多元化发展，提出了远程办理、在线阅档、在线传递等需求，传统的学生档案管理与服务方式已经难以适应。

二、高校学生档案管理优化策略

1.统一管理机构，体现专业性和权威性。2008年教育部颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部“27号令”）第七条明确规定：“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。”并将学生档案纳入高校归档范围，单独设类。学生档案作为高校档案的重要组成部分，理应由高校档案机构集中统一管理。这为高校学生档案工作的依法开展奠定了基础，提供了保障。高校档案馆是专门管理学校档案的机构，配有专门的库房、专业的人员和软硬件设施，为实现学生档案的专业化、规范化管理，学生档案与人事档案的有效衔接提供了有利条件。

2.建章立制，规范管理。规范管理，制度先行。根据档案法律、规范以及高校学生档案工作环节，结合工作实际，紧跟时代步伐，制定、完善一系列学生档案收集、保管、利用、转递规章制度，建立、健全学生档案管理与服务机制，才能使学生档案工作朝着规范化、标准化、科学化方向发展。（1）完善学生档案管理办法，规范管理。各高校档案机构应根据国家档案法律法规的变化、本校实际工作的需要，实时修订、完善本校学生档案管理办法，更好指导学生档案各项工作的开展。为了实现学生档案与人事档案的有效衔接，应参照新的《干部人事档案工作条例》，完善档案管理办法中学生档案归档要求、归档范围、查阅利用等内容;根据最新修订的《中华人民共和国档案法》，完善学生档案信息化建设内容。（2）加强学生档案内涵建设，建立内部管理和激励机制。制定学生档案管理人员考勤制度、岗位责任制、业务考核制度等，通过一系列管理制度的建立、落实，压实责任，做到学生档案工作人员分工明确、责任到人、奖惩分明。（3）加强档案资源建设，完善归档机制。归档是学生档案工作的重要环节，是学生档案资源建设的前提和保障。通过建立、完善兼职档案员网络机制、兼职档案员培训机制等规范学生档案归档工作，提高归档质量。（3）提高管理能力，建立管理机制。通过建立库房管理制度、库房档案清点制度、门禁制度等加强学生档案管理。（4）提高服务质量，建立服务利用机制。通过档案网站、微博、微信公众号等多渠道、多种方式提供学生档案线上、线下服务，提高服务质量和满意度。

3.强化宣传，提高意识。高校要强化学生档案宣传、增加宣传投入、丰富宣传内容和形式。（1）将学生档案宣传贯穿学生在校期间的各个阶段。新生开学季，在新生大礼包中增加新生档案归档须知，让新生认识学生档案以及学生档案的重要性，了解新生档案归档内容及要求;在新生首日教育增加学生档案内容。毕业季，借助就业办召开的毕业生辅导员就业培训会议，对毕业生辅导员开展毕业生档案归档内容、归档流程及要求，毕业生就业信息中档案接收单位、接收地址等信息填写要求，毕业生档案转递须知等内容的培训;到学院对毕业生开展档案转递宣讲、咨询专场活动。（2）开设有关学生档案基础知识、重要性及利用方式等的选修课[2]86。（3）借助国际档案日，举办档案展览，开设档案讲座，开展学生档案开放日活动，开办“学生档案进学院”宣讲活动等。（4）通过档案微博、微信公众号发布学生档案知识、规章制度等，进行学生档案咨询、答疑，查询学生档案在校情况及转递信息等。充分利用网络、多媒体等新技术，不断丰富宣传内容，创新宣传形式，让学生走近档案、认识档案、了解档案，从而提高师生的档案意识。

4.抓住机遇，建设信息化平台

目前，人事档案的信息化建设尚在探索阶段，信息化水平明显落后于其他类别档案，高校学生档案作为人事档案的基础和重要组成部分，不能过分保守，要突破管理困境，实现提速增效，必须利用既有纸质档案的数字化、电子档案直接归档、档案数字资源安全存储、档案信息合理共享等信息化技术和手段，将档案管理者从纸堆中解放出来[3]2

在信息时代的大背景下，利用新的信息技术，在保障学生档案信息及系统安全的前提下，在妥善保管好纸质学生档案的基础上，整合高校招生与就业、学工、教务、研究生院等相关部门的信息系统，逐步推进纸质学生档案数字化，建设学生档案数据库，搭建学生档案管理信息化平台，助力高校数字化校园、智慧校园建设，真正实现学生档案管理工作各环节的信息化、现代化，这将大大提高学生档案的管理效率，提升学生档案的服务能级，充分发挥学生档案价值。

参考文献：

[1]赵维超.王雪荻.從干部人事档案审核反思高校学生类档案的管理[J].办公室业务，2021（1）：184-185.

[2]胡琦.大学生档案普及教育[M].湖北科学技术出版社，2010：86.

[3]周学芬.高校学生档案全面信息化的必要性和可行性分析[J].兰台内外，2021（5）：1-3.

作者简介：

张友菊，上海大学档案馆副研究馆员，档案学本科，研究方向为档案管理。