梁盈 唐雪涛

【摘  要】针对高职院校政府采购职责划分不清晰和信息化程度低下的实际情况，提出了以信息化手段实现角色权限设定和采购业务核心流程的解决对策，实现管办评分离，落实“放管服”改革政策，强化高职院校采购人的主体责任，实现全过程监督和数据统计分析。

【关键词】政府采购;内部控制;信息化办公

Abstract：Regarding the practical situation of unclear division of responsibilities and low level of informatization in government procurement of higher vocational colleges， we propose a solution to implement the role authority setting and core process of procurement business by means of informatization， to achieve the separation of management， administration and evaluation， to implement the reform policy of “release of management and service”， to strengthen the main responsibility of purchasers of higher vocational colleges， and to implement the whole process of supervision and statistical analysis of data.

Keywords：government procurement， internal control， information office

引言

自十九大以来，高职院校全面贯彻党的教育方针，贯彻落实全国教育大会精神和《国家职业教育改革实施方案》文件精神，获得的建设投入资金日益提高，政府采购量逐年递升，如何强化采购人的主体责任，实现采购工作的管办评分离，落实国家“放管服”改革政策，提高校园的信息化水平，是从事高职院校采购管理人员和专业建设人员亟待解决的关键问题，本文就构建高职院校政府采购内部控制管理信息平台（以下简称“采购内控平台”）提出建议。

1.构建采购内控平台的必要性

近年来，国家各级教育部门对高职院校建设的投入力度不断提升，教学科研设备和各类服务采购需求日新月异，这对采购质量、采购效率以和售后服务保障提出新的要求。目前大多数院校使用的还是分散的财务管理系统和传统的Excel表格管理方式，远远不能满足信息化校园建设要求和政府采购内控管理需要，工作效率提升困难，预算执行缺乏保障。为了有效提升高职院校政府采购效率，同时完善内部控制制度，缩短项目的申报、审批、采购和验收时间，联通财务管理系统和资产管理系统，实现预算执行进度预警，提升预算完成度，构建一个科学完善的采购内控平台十分必要。

2.构建采购内控平台的探索

高职院校采购内控平台的构建需要实现以下几个目标。一是使得需求部门、各业务主管部门、校领导、校内外专家等通过一个信息化系统整合办公，提高行政审批效率，降低纸质办公消耗，缩短采购周期;二是完善业务全流程的档案管理工作，明确各流程阶段责任人，统计各采购流程阶段耗时，为绩效考核管理提供参考数据;三是对学校自主采购招标结果以及合同进行公示，接受社会公众的监督，同时降低廉政成本和腐败出现几率;四是有利于接受在线投標、下载招标文件、发布招标公告、开展评委打分，减少人为因素对采购工作的影响，落实校内采购招标项目活动的公平、公正、公开。为了构建采购内控平台，需要完成角色权限设定、系统模块划分、功能实现、数据统计分析等工作。

2.1角色权限设定

高职院校采购管理业务主要有8个角色，权限等级从高至低分为1至7级，具体权限设置如下：

（1）系统管理员（1级权限）：配置系统后台参数;创建其他用户角色并设置相应权限;用户注册审批;维护基础数据;管理系统日志;重置所有级别用户密码。

（2）校领导用户（2级权限）：审批采购申请;查看、审批、授权签订合同;接收预算执行进度预警;查看各采购项目进度和预算资金使用情况;重置2级以下用户密码。

（3）监督用户（3级权限）：全流程操作记录、过程资料、存档资料查档权限;各类用户操作记录查档权限;业务耗时情况查档权限;评审过程查档权限;暂时锁定其他账户指定操作权限。

（4）采购管理用户（4级权限）：接收、退回采购申请;新建、发布、编辑、删除招标信息;查看投标情况;发布中标信息;从专家库中抽取评委;统计评委结论，公布中标候选人;退标;查看合同;查看历史记录并可导出;重置4级以下用户密码。

（5）部门管理用户（5级权限）：审核采购申请;各职能部门分别具有以下独立权限：①财务部门：审核预算出处、金额、用途等信息，审核采购合同，查看预算执行进度，接收预算执行进度预警，登记支付信息;②资产管理部门：审核采购需求，参与验收工作，登记出入库情况;③审计部门：审核采购报价合理性，审核采购合同。

（6）采购需求用户（6级权限）：上传采购申请;查看采购进度;查看采购历史记录;查看合同。

（7）投标用户（7级权限）：查看招标信息;应标报名，下载采购文件;上传标书;查看中标信息;上传合同。

（8）评审专家用户（7级权限）：接受、拒绝评审安排;查看投标文件;按招标文件评分方式提出评审意见或打分。2.2采购业务核心流程

在每个年度初期，由相关职能部门向平台上传必要的年度采购计划、专项资金下拨预算情况等信息，以便作为预算执行进度审核的基础数据。

（1）采购申请阶段：采购部门指定专人做好采购论证和采购计划审批工作，向平台上传必要信息和附件，发起采购申请流程。

（2）审核阶段：由需求部门和各职能部门对采购申请相应方面进行审核，全部审核完毕报送校领导审批。

（3）审批阶段：由校领导对采购申请的审核流程及内容进行审批，审批后允许采购管理用户上报采购计划。

（4）采购实施阶段：采购管理用户上报采购计划，并根据采购方式组织采购工作（平台根据不同采购方式进入不同采购流程），依次完成采购信息发布、接受投标报名、发放采购文件、接受投标文件、抽选评委、组织评审、上报采购结果审批、发布中标通知。

（5）采购合同签订阶段：中标企业作为投标用户提交合同初稿，通过审核上报，完成合同签订审批，上传合同扫描件，发送支付信息到财务部门作为支付依据。

（6）验收阶段：由需求部门发起验收流程，由相关职能部门指定专任参与验收并上传验收相关资料和提交验收结论，审批备案。

（7）结算阶段：根据验收情况发送结算通知，并实时提供可查的项目进度和资金支付进度信息，更新预算使用信息。

（8）信息数据统计归档阶段：提供所有流程上报、审核、审批、备案信息，根据统计数据提供预算执行进度预警，并定期按部门按时间段公示采购数据，对照绩效指标采用KPI进行项目评估。

3.构建采购内控平台的思考

3.1提高认识，加大政策宣传

在平台搭建的同时，各级用户的培训极为重要。除了对平台使用的培训外，应更注重采购政策的学习，提高各级管理人员的认识程度，设置独立部门开展政策把关和宣传的工作越发重要。

3.2明确职责，简政放权提效

由需求来自上级转为需求来自一线，将个人决策转为集体决策，分工审核各自职权范围内的要素，上级领导审核业务流程完成度和规范性，适应二级和三级管理模式，将“管”和“办”合理拆分。

3.3动态监管，提高服务水平

独立设置督查用户，实现采购流程全过程跟踪监督管理，有效将“评”独立于“管”、“办”之外，将监控贯穿始末，做好监督者的同时及时做好“扯扯袖”的工作。

3.4数据统计，实现资源共享

为保证采购数据存档更易于实现，应做好归档制度的完善，对各级给类文件的编制和上传提出具体要求。

3.5创新思维，解决核心问题

原流程中，多方互动、信息对称、建档归类、政策施行均难以落实到位，特别是业务效率低下的问题凸显。采用信息化手段解决以上问题极为有效，并于校内财务管理平台和资产管理平台的衔接尤为重要，能大大提高校园信息化水平和跨部门协作效率，促进信息的一致性。

另外，通过过程数据有效统计和分析，利于绩效考核，为绩效分配实现多劳多得、优绩优酬提供技术保障。

4.结束语

高職院校采购内控平台建设，有助于完善学校采购内控制度建设，有助于学校更好的落实绩效机制管理。紧跟校园管理信息化发展趋势，加强数字化校园的各模块建设，提高职业院校高水平发展的重要抓手。构建高性能、高融通、高效率的采购内控平台是提高专业建设质量的有力保障，这不只是信息化管理和无纸化办公的实现，同时是防范贪污腐败的重要手段。我们仍须从采购工作实际出发，不断从内部控制管理实践中积累经验，发现采购环节中出现的各种问题，采用新一代信息技术手段，不断创新，构建更高质量的高职院校采购内控平台，为高职院校的教育事业发展服务。

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基金项目：2019年度广西高校中青年教师科研基础能力提升项目“高职院校政府采购内部控制机制研究”资助（项目编号：2019KY1492）

作者简介：梁盈（1983—），女，广西南宁人，助理研究员，从事政府采购相关工作。

唐雪涛（1983—），男，北京人，讲师，从事信息技术教学和管理。