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制造企业销售与收款业务的内部控制分析

2016-09-28

大众理财顾问 2016年8期
关键词:制造企业内部控制

王炳梅

摘 要:最近几年来,国内外很多大型的企业由于销售与内部的收款控制不到位,导致了很多的腐败丑闻事件的发生。这些公司的丑闻事件的发生和这些问题所造成的后果都暴露了企业内部的制度控制和监管方面存在着很大的问题。如何在企业销售和收款业务之间取得平衡则是当前中国社会大环境企业在转型过程中需要迫切去解决的一个问题。

关键词:销售与收款;内部控制;制造企业

一、对于内部控制的分析

(一)内控制度所发挥的作用

内控制度是当前企业大的管理制度下的一个关键环节,也是内部管理形式的总称。企业要想生存和永久发展下去就必须发挥自己的价值从而再获得价值,所以就必须有一个强有力的内控制度作为保证,来保证企业的获得能正常进行,自我调整和规范或减少不必要的经济损失,来保证企业能维持自己的发展。目前,在企业经济管理中有以下几个作用:

1、提高会计信息的精确性,企业要想在市场中抓住机会发展就得要保证会计信息的准确性,才能在战略决策中先人一步抓住机遇。

2、保证企业活动正常进行。内部控制制度通过规范公司管理制度层面和业务层面、业务流程的手段,可以有效地控制本单位生产和经营活动顺利进行,继而保证公司的效益能稳步增长。

3、为监察审计工作做好良好的基础。审计工作可以发现企业在一段时间内所存在的问题进而如何去改进,而审计工作需要有完整真实可靠的信息为依据才可以,所以只有具备了完善的内部控制制度,才能保证会计信息的准确性和完整性,才能为审计工作打下良好的基础。

(二)销售与收款业务的内部控制作用

销售是企业经营的关键环节,货款收入是企业创造利润的重要来源,也是企业的其他社会投资项目的重要资金支持,是企业生存和发展的关键环节。如果企业在销售与收款业务的内部控制上面出了问题,则会导致企业的资金链断裂甚至发生破产。销售与收款业务作为内部控制分析的一个重要组成部分,除了要符合企业总体制度,还得要细化,通过职责分工,严控各种手续,流程等确保实现销售收入的真实性,以及货款回收的及时性等,保证了企业可以长久、持续、健康地发展下去。

企业的销售与收款业务包括了很多复杂的环节,如果企业没有一个良好且规范化的内部控制制度,则很容易出现在实施这些环节的时候发生混乱的状况从而导致企业的管理方法失效,甚至会出现付出更高的成本却得不到很好的收益。另一方面,良好的内部控制制度可以保证企业员工的工作积极性,挖掘员工的潜力,能使其发挥最大的主观能动性从而为实现企业的价值打下良好的基础。

客户是企业生存之本,是企业销售收入的主要来源,如果企业销售与收款业务的内部控制制度不够完善,导致客户信息缺失或是对客户的信用记录掌握不够准确没有准确的催款目标,那么就会使得企业的收益大打折扣。

二、当前内部控制主要存在的问题

(一)销售与收款业务内部控制所存在的问题

1、组织结构不合理

有些企业没有按照《公司法》的要求设立专门的委员会和下属的审计委员会,监理会和总经理等职位,没有合理规划企业的运营模式,导致产权不清,权责不明,易产生管理不到位的情况。

2、所有权与经营权未完全分离

对于现代企业的要求本应该是执行所有权和经营权相分离的制度,这种制度可以使企业的拥有者可以在经营者的决策中起到一定的监督作用,但是由于企业的规模较小,有些企业并没有实行这种模式,而且很多企业是私营企业,董事会人员直接参与经营管理活动,这就导致了内部结构制度会发生混乱,所有权与经营权分离的优势不能发挥出来。

3、合同管理制度的不成熟

企业未明确销售合同谈判管理办法、合同台账管理制度、合同纠纷管理制度、合同用印管理办法、合同考核与责任追究制度。易产生合同资料丢失、经济损失及司法纠纷等潜在风险。

4、账务处理不规范

制造企业特点就是与客户来往较频繁,单据琐碎。这就要求企业对来往的用户和应收的账款要记录在册,定期进行检查核对,防止账目出错对企业造成巨大损失。但是在实际工作中很多企业的内部控制制度不够完善就导致不重视账目的校对,导致出现了很多的差错,甚至是死账,而对已经冲销的坏账没有进行备查登记,缺乏后续跟踪和催款,给企业造成无可挽回的损失。

(二)员工的职业道德和价值观问题

有些员工在特定的环境下没有经受住金钱的诱惑,做出了错误的决定,使得员工为了一己私利做出了舞弊,不道德甚至违法的行为。大多生产企业客户情况均由销售人员管理,并未建立统一的客户文档管理制度,容易导致销售人员离职后,接手人员无法及时了解客户信息,导致客户流失。其实以上这些问题主要还是由于企业过于注重业绩而使得员工在短期内压力太大为达到自身目的不择手段,所以企业高管人员忽视了对员工职业素养的培养。

三、完善企业销售与收款业务的内部控制的措施

(一)保证销售行为为企业提供利润最大化、客户最高的满意度,并且保证在签约,授权,发货,收款的过程中全程严格按照制度流程,严防舞弊行为发生,保证销售业务的真实有效。

(二)对企业各员工加强职业道德素养的学习教育,增强风险意识。通过增强风险意识,明确销售与收款环节内部控制主体的风险点,对企业可能产生的风险进行识别和衡量,分析并采取有效的方法进行组织和调整控制,用最经济的方法来处理风险,并有效地解除风险,化解给企业带来的危害。

(三)建立客户信用等级制度。对每一位签约客户都开始建立信用等级档案,并且编辑数据库,如果需要调整用户信用等级,则要根据相关记录提出调整方案,并且企业要根据客户的信用情况建立赊账条件,对于已经赊账且信用等级不高的用户,需要完成本次账目的还款之后再决定能否继续给其供货。

四、结语

事实上,一个企业良好的内部管理制度可以使企业的发展保持一个良好的状态,并且能有效地防止各种资源的浪费,提高员工工作效率和企业的收益,降低企业生产成本,为企业长期,稳健的发展提供有效的后盾。

参考文献:

[1]陆利红.民营企业销售与收款的内部控制问题思考[J].中国证券期货,2011(05).

[2]周在霞.内部控制[M].立信会计出版社,2009.

[3]郭利魁.SUBOR公司销售与收款环节内部控制的设计与实施[D].长春:吉林大学,2007(5).

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