摘 要：近年来，区块链、大数据、云储存、数据库、数据链……不断出现在媒体报道、学术研究以及实务工作当中，围绕信息技术的话题也不断丰富。具体到档案管理领域，档案管理人员关于档案数据库的研究较热，不同学者分别着眼于不同的视角就档案数据库展开探讨，为各个研究所建立档案数据库提供了新的借鉴。文章以农业科技档案为研究对象，进一步借鉴相关理论探讨农业科技档案数据库的建立，旨在能够有效提升农业科研研究所的档案服务能力和创新水平。

关键词：农业科技档案;必要性;建立;网络;信息资源

农业科技档案是指在农业科学研究、农业基本建设、农业生产技术以及其他农业科技活动中形成的信息资源的集合体，其大体包括录音带、视频、招聘、文字材料、图表、图纸等科技文件材料。大数据时代背景下，农业科技档案数字化管理逐渐被档案管理人员所熟知，有效提升了研究所档案管理的实效。数据库网络化管理既是时代发展的必然，也是档案管理工作创新的内在要求。依托于农业科技档案数据库对农业科技档案进行管理，能够提高农业科技档案利用率，有效快捷地扩大农业科技档案的收集范围。尤其是对于农业科研研究所而言，一个操作便捷、信息齐备、设计合理的农业科技档案数据，无疑能够提升科研效率，满足科研工作人员的档案需求，提升农业科技档案信息服务的质量。

1 农业科技档案数据库建立的必要性

1.1 适应时代发展的必然要求

21世纪是知识、信息呈现“井喷式”增长的时代，是一个强调信息整合、信息服务和信息利用的时代[1]。当下，农业科研研究所的科研工作进一步推进，科研活动中产生的各类信息资源不断增多。如何对农业科研信息资源进行信息交工、资源重组、数据挖掘和知识采集，已经成为农业科技檔案管理人员必须要思考并关注的问题。对农业科研活动中有利用价值的信息进行收集、分析、评价、处理、存储，按照一定的规范和标准对其进行数字化处理，建立农业科技档案数据库，能够更好地适应时代发展要求，紧跟时代发展潮流。除此之外，建立农业科技档案数据库，搭建系统化的档案管理体系和服务体系，能够确保档案管理质量。

1.2 发挥农业科技档案价值的内在要求

农业科研活动是一种社会实践活动，离不开对既往科研成果、科研数据以及其他信息资料的参考和借鉴。作为一种重要的信息凭证，农业科技档案能够为科研人员提供信息参考、决策咨询，帮助科研人员更好地开展下一步的科研活动。建立农业科技档案数据，进一步实现对农业科技档案的统筹开发与利用，可以推动科研活动，促进农业科技进步[2]。一方面，农业科技档案数据库建立后，档案管理人员可以直接通过互联网工具对档案资源进行管理，实现档案“管理在于利用”的目标。另一方面，建立农业科技档案数据库可以为档案资源你共享奠定基础，提升农业科技成果的产业化率和转化率。总而言之，农业科技档案作为一种重要的信息资源，在农业科研活动中具有激励探索、启迪思维、帮助研究等作用。建立农业科技档案数据库，能够最大限度地扩大档案资源的利用面，彰显档案资源的价值，降低研究所科研成本，走向自主创新。

2 农业科技档案数据库的设计

建立农业科技档案数据库必须要明确农业科技档案的相关人员，将相关人员的信息录入到数据库中，确保相关人员能够在权限范围内使用和操作数据库。总体而言，农业科技档案相关人员大体包括农业科研人员、农业科研管理人员、农业科技档案管理人员等主体[3]。各个主体在农业科技档案数据中所扮演的角色不同，其所能够操作和使用数据库的权限也会不同。首先，在设计农业科技档案数据库的过程中，必须要结合研究所档案保密要求、档案利用需求、档案管理需求来确定不同人员的使用操作权限。其次，要明确农业科技档案的录入流程。通常而言，可以由科研人员、科研管理人员将相关的信息资源自行录入到数据库，并同步移交相关的纸质档案材料。然之后由科技档案管理人员对录入信息的规范性、准确性、真实性、完整性进行检验，审核相关的纸质档案。最后，研究所也可以采取实际情况细化相关的流程，确保农业科研人员、农业科研管理人员与农业科技档案管理人员之间相关协作，保障科技档案数据库的建设质量。

3 农业科技档案数据库的信息入库

3.1 原纸质档案电子化入库

农业科技档案数据库建立之前，许多既往的纸质档案资源同样需要处理。为此，研究所要做好原纸质档案电子化入库工作。首先，可以通过微缩相机、高速扫描仪等硬件设备对纸质档案进行扫描处理，将其转为电子化格式。其次，要将纸质档案的目录同步录入到数据库中，并在目录下增设附件上传、附件下载、原文查阅等功能，确保科研人员能够快速地利用相关的档案资源。最后，原纸质档案电子化入库过程中必须要满足研究所数据库建设的规范和标准，保障数据库建设的质量。

3.2 电子档案多元化入库

当前，办公自动化、智能化、信息化已经在科研机构基本普及，许多信息资源以电子化的形式表现出来。因此，研究所要做好电子档案的入库工作，确保原始记录、图谱、照片、声像、影像等信息资源和数据的完整性、真实性。一方面，要结合研究所的具体需求采购相应的格式转化软件、格式处理软件、档案管理软件，确保电子档案能够规范录入档案数据库。另一方面，部分实验数据、实验资料以不同格式的电子文件表现出来，不能直接进行阅读。为此，研究所要确保数据库能够自动识别和利用相关格式的电子文件，便于科研人员或者其他人员在线阅读和查询相关的档案。

3.3 农业科技档案数据库信息的鉴定

农业科研活动是一项严谨、仔细的工作，其质量会影响到科研成果的准确性、创新性和适用性。为此，在建立农业科技档案数据库的过程中，要做好信息鉴定工作，确保信息资料的真实性、完整性和准确性，确保其能够为科研人员或者相关人员提供有效参考与支撑。第一，对于纸质农业科技档案所产生的数据库目录，档案管理人员只需要核对其与纸质档案的基本信息是否一致。第二，对于数据库目录下端所保存的电子类文件，档案管理人员需要鉴别电子文件与纸质文件是否一致，避免目录与保存资料不一致等问题的发生。第三，研究所是以科研工作为主的单位，其对于档案资料的真伪性、原始性要求严格。为此，相关人员在上传或者录入相关电子信息资料和数据过程中必须要仔细核对并附上电子签名，减少录入工作纰漏。

4 农业科技档案数据库的建立方法

档案数据库建设是近年来档案学界关注的热词，其能够提升信息资源的传播速度和利用深度，深挖信息资源的价值。在这一背景下，传统的档案管理工作必然朝着数据化、智能化、共享化的方向发展。以农业科技档案为基础，对各类农业科技信息进行知识重构、信息重组，构建系统化的农业科技档案数据库，可以进一步实现农业科技档案资源有序化、知识化和服务化。在建立農业科技档案数据局过程中，一是要发展建设特色数据资源库;二是要建设农业科技档案人才库;三是要建成档案知识库;四是要做好农业科技档案服务工作;五是要进行高效的数字化编研工作。只有如此，才能真正节省档案需求主体的时间，提升服务效能，最终实现知识服务化的建设目标。

4.1 利用农业科技档案发展建设特色数据资源库

当下，农业科技档案中最为重要的一类信息资源主要是实验数据。从某种程度上来说，实验数据甚至决定后期农业科研活动的效率和质量。为了更好地提升研究所解析、处置、运用实验数据的能力，牢牢掌握信息主动权，发挥科技档案的情报价值、凭证价值和参考价值。必须要建立特色数据资源库。一是要注重对科技信息资源进行集成管理。研究所要充分发挥大数据技术的优点，设置相关的数据筛选代码和数据筛选模型，在海量的实验数据中中筛选出具有特色价值的信息资源，并对其进行归档，组成特色数据资源库。二是要分门别类，打造不同的特色数据专题。研究所可以根据“一课题一模块”的原则来打造特色数据库专题，确保专题的系统性和连贯性。通过利用云计算技术、自然语言搜索技术、大数据技术，研究所可以建立相关的信息资源自动采集模型、分类模型和管理模型，实现对某一课题专项数据的专项归类，便于后期数据的使用。

4.2 建设农业科技档案人才库

农业科技档案数据库建设离不开人才资源。为此，要依托于农业科研活动的需求建立人才库。一是要明确档案人才的引进目标，及时引进具有数据库建设经验、管理经验、操作经验的人才，为数据库的建设奠定基础。二是要对现有的农业科技档案管理人员进行综合分析，明确人才培养需求，制定复合型人才培养方案。研究所要重点围绕“数据库建立”“大数据技术应用”“区块链技术应用”“数字安全管理”以及其他专题开展相应的培训活动，增强农业科技档案管理人员应用各类数字信息技术的意识和能力

4.3 利用农业科技档案建成档案知识库

在互联网时代，建立农业科技档案数据库的目标绝不仅仅是为了提升信息资源整合能力，也是为了将“死档案”变成“活资讯”，将数据库变成“思想库”“智库”“ 知识库”。从内部看，研究所要进一步打通OA办公系统、财务管理系统、合同管理系统、人事管理系统、科研系统、其他业务系统与农业科技档案数据库之间的数据壁垒，确保相关信息资源的互联共通、实时共享，提升研究所整体的工作效率。从外部来看，研究所要依托云共享终端与数据库本身，打造农业科技档案共享平台。各个农业科研单位或者相关业务单位要站在大数据资源的战略高度，充分认识科研档案的证据价值和信息价值，在符合保密规定的前提下关联相关的云储存平台。

4.4 做好数据库服务工作

研究所要进一步做好数据库服务工作，提升档案需求主体的使用便捷度，满足不同的使用需求[4]。一方面，立足于研究所保密规定，明确不同部门不同人员的查阅权限，便于相关人员通过自身的内网账号对档案进行查阅。同时，要留存相关的查阅记录、下载记录和访问记录，便于档案安全管理。另一方面，可以依托微信公众号搭建服务平台，关联微信公众号与数据库，满足移动智能终端的档案查阅

需求。

4.5 进行高效的数字化编研工作

农业科技档案数据库作为一个信息资源的储存库，能够为农业科技档案数字编研工作提供有利条件。为此，档案管理人员要善于对不同的数据细腻学进行编研，进一步为单位领导和科研人员提供信息参考。例如，研究所可以探索编写各年度《农业科研论文汇编》、《农业科研获奖成果汇编》，对数据库中的信息进行再次加工，将其转化为系统的信息体。

5 结束语

综上所述，农业科技档案数据库的建立能够进一步发挥农业科技档案的价值，满足农业科研活动的需求。过去一段时间内，部分研究所存在“重科研工作，轻档案管理”的现象，导致农业科研数据库建立过程缓慢。为此，必须要转变观念，树立创新思维，推动农业科技档案数据库的建立，在农业科技档案管理人员与科研人员之间搭建一座信息沟通桥梁。

参考文献

[1]徐晨，聂青，王克武，徐娜，曹跃.办公自动化系统对提升农业科技档案管理水平的影响[J].北京档案，2020（03）：37-38.

[2]丛佳，杜其蓁，黄天娇.基于LBS的农业科技档案信息服务APP的研究[J].档案管理，2020（02）：69-71.

[3]赵瑞芳.加强农业科技档案信息资源共享的途径[J].兰台内外，2020（01）：77-78.

[4]张建光.如何做好农业科技档案工作[J].吉林农业，2019（23）：112.

作者简介

胡忠全（1970-），男，本科，毕业于福建农林大学，中级馆员，研究方向：档案应用。