江林

摘 要：随着我国经济水平的不断提升，以及社会经济发展形势的不断好转，在当前的社会中，档案管理工作逐渐开始受到各行业从业人员的关注，并且各行业的管理者纷纷开始意识到这一工作的重要性，委派专业的人员开展相对应的工作。相较于传统的档案管理工作来说，现代化的工作形式能够更好地提升档案管理的效率，并且能够有效强化档案信息的真实性以及准确性，对其形成安全保障。基于此，对如何在档案管理现代化的环境中开展档案管理工作进行分析，对档案管理的作用以及理念进行简单概述，并对具体应用进行深入研究。

关键词：问题;现代化;档案;管理

1 档案现代化管理的必要性

1.1 适应信息时代的必然要求

档案管理实现创新与发展才能够适应信息时代新时期的社会需求。信息技术更新升级不断加快，社会信息化不断增强，从而单位档案管理的创新与发展十分关键。社会信息化带来了信息收集处理的需求[1]。人们对于时效性强、具有较高价值的档案信息的需求更高。面临这种新的信息化需求，单位只有做好档案管理的创新与发展，才能够满足信息化发展带来的实际需求。

1.2 提升档案资源利用率的内在要求

现如今，档案管理工作在社会中的不断发展中已经成为一种重要的战略资源，它作为各行各业不断成长的载体，对于信息的合理使用和开发具有重要作用。档案管理的创新与发展能有助于提升档案资源利用率。随着社会主义市场经济的不断发展以及计算机技术的快速发展，档案管理的现代化、计算机化已经成为档案管理的发展和计算机科技发展的必然趋势[2]。因此，为适应当前互联网时代的需求，充分开发档案管理的信息资源，提高档案管理工作的效率，档案管理的现代化建设已成必然。

2 档案现代化管理工作中存在的问题

2.1 未将档案现代化管理纳入工作规划

多数单位未将档案现代化管理工作纳入单位发展规划和领导年度工作目标责任制，没有档案现代化管理工作规划和目标。没有建立健全档案工作制度和管理规范，没能建立起符合现代信息社会需要的档案管理模式[3]。

2.2 档案现代化管理设施参差不齐

单位档案现代化基础设施配置不尽合理，在硬件设施方面主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器等及其他必备的组件。多数单位档案基础设施参差不齐，有的软硬件都购置了，有的仅有硬件或者软件。有的在配置硬件时，不管是否实际需要盲目购置，造成

浪费。

2.3 档案管理软件应用混乱

多数单位未配置档案管理软件，包括档案信息处理系统，档案信息数据库以及相关软件和程序等。一些单位使用的是上级主管部门设计的办公软件管理档案;极少数单位使用的是专门档案管理软件。由于办公自动化系统和档案管理系统数据不兼容，数据难以转换，无法进行在线归档。

2.4 档案人员的专业技能较低

多数单位的档案人员年龄偏大，身兼多职，没有时间学习和钻研档案业务，对现代化设备操作能力较差。单位因为人员编制等因素的限制，很难选择专业人才从事这项工作，尤其缺乏年轻的综合性人才，限制了档案现代化管理工作的良性发展。

2.5 档案信息查询利用方式落后

多数单位档案现代化管理方式落后，各科室之间没有网络连接，没有实现档案网络查询，利用者只能到档案室查阅档案，致使检索速度慢，查准率、查全率低。虽然一些单位档案室配置了现代化管理设备，但有的没有配备档案管理软件，有档案管理软件的单位，只是录入了文件目录，没有录入档案全文数据，利用计算机技术以及网络技术很难查到需要的档案信息。

3 做好单位档案现代化管理工作的思路

3.1 加强对档案管理现代化工作的组织领导

第一，纳入单位发展规划和计划。单位档案现代化管理工作成效如何，关键在于单位领导的重视和支持，尤其是领导思想认识的提高。单位领导应重视和支持这项工作，将其纳入单位发展规划，在财力、人力和组织协调上给予充分的重视，把档案管理现代化作为单位发展的一项重要内容，早安排、订措施、抓落实。第二，列入相关部门及人员岗位责任制。把档案现代化管理作为的一项重要工作，纳入单位有关部门和人员岗位责任制，纳入绩效考核内容，逐步构建起档案现代化管理体系。充分调动有关工作人员积极性，努力把档案现代化建设作为服务单位中心工作的一个重要内容，提高工作水平、效率和服务质量。第三，加大档案现代化建设投入。单位应加强对档案现代化管理工作的资金支持，科学有效地购买和配置档案现代化管理所需要的硬件设施设备和软件，保障档案现代化管理工作的顺利开展。

3.2 建立档案现代化管理体系

单位档案现代化管理工作，是一项实现档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的高标准系统工程，因此，必须建立一整套的档案现代化管理体系。第一，推进档案管理内容的标准化。在推进档案现代化管理进程中，以往以传统载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求，档案管理工作必须随之变化和调整，由此形成了一些新型的档案业务活动，如各类档案数字化业务、信息安全管理业务、电子文件的长久保存管理、信息系统开发等业务活动，都体现出强烈的现代化特点。这些业务都应符合有关标准的规定。第二，实现档案业务工作流程现代化。随着档案信息化的逐步推进和发展，以手工操作为主的传统档案管理方式已经难以适应新的信息环境。在文件归档、目录编制、统计、编研、档案信息开发利用等诸多管理环节都需要随之而变，如利用计算机进行全文的存贮与检索、自动标引、借阅、库房管理等，实现用计算机储存整个单位的各种档案。在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档存入计算机，都应做到条理清晰、目的明确，避免漏失档案的记载内容，系统而正确无误地记录、存档，保证档案齐全完整、保存有序。

3.3 实现档案信息资源应用的网络化

充分利用先进的数字化技术手段实现资源的有效积累，有计划、分步骤地开展各类载体档案的数字化工作，建设起可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库。逐步推进档案信息资源共享平台建设，把档案的目录及全文上传到这个平台上，真正实现档案信息网络化共享;广大利用者能够及时查找阅读档案信息资源，实现传统档案管理的各个业务环节实现无缝衔接。

3.4 开展多种形式的档案业务培训

通过各种形式的档案业务培训活动，如座谈会、沙龙、现场演练等;也可以聘请档案现代化方面的专家进行专题讲座，进行档案现代化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统培训;还可通过开展知识竞赛、技能竞赛等活动，营造良好的档案文化氛围。

4 结束语

在当前的社会中，针对现代化的档案管理工作来说，结合科学的档案管理理念开展工作能够有效提升工作的效率以及价值，同时也能够有效地缓解档案管理人员的工作难度。此外，就当前的社会发展形势而言，将现代化的管理手段融合进档案管理工作中，也是当代档案工作发展的必然趋势，同时也是其提升自身工作效果的关键性对策之一。因此，作为一名新时代中的工作者，其必须要掌握现代化的档案管理思维以及技术，以此有效提升整体的工作效率。

参考文献

[1]许丽.单位档案现代化管理工作的思路[J].兰台内外，2020（12）：54-55.

[2]何晓敏.档案管理及其在现代化管理中的应用思考[J].湖北農机化，2019（17）：38-39.

[3]王哲.信息化条件下的现代化档案管理策略[J].兰台世界，2019（S1）：67.