刘迎娣

摘要：工程建设项目档案管理是质量安全控制的重要前提和必然要求，文章基于当前工程建设项目档案管理所存在的突出问题，从制度建设、规范制定、人员业务水平等方面提出档案管理内在质量提升的对策措施，以供工程建设项目行政管理、建设管理、施工、设计变更、竣工验收、质量检测等阶段档案管理人员借鉴参考。

关键词：工程建设项目;档案管理;档案质量

一、工程建设项目档案管理的涵义及质量要求

工程建设项目建设、施工、管理过程中所形成的反应项目实施全过程的历史记录、文件、单据、票证、书面合同等历史记录统称为工程建设项目档案。具体包括工程建设项目提出、可行性论证、立项审批、招投标、勘察设计、材料采供、设备进场、施工、设计变更、监理、竣工验收、尾款结算等过程中经各方当事人鉴定、签章、整理、归档后所形成的体现工程建设项目来龙去脉的具有保存价值的数据资料、设计图纸、照片、影像资料等形式的历史记录[1]。项目档案在项目实施过程中由建设方、监理方、施工方、参建方等共同形成，是对工程项目建设过程的真实记录与反映，是进行工程项目稽查、审计、监督管理的主要依据，应当贯穿于工程项目实施全过程。

二、工程建设项目档案内在质量存在的突出问题

（一）项目档案收集与工程进度不同步

工程项目档案收集发生在工程实施全过程，工程档案收集工作由建设方、设计方、勘察方、监理方、分包方、施工方共同完成，工程竣工后由建设单位档案部门归口整理。但工程项目建设周期较长，参与主体复杂，档案资料涉及面广，数据整理难度大，许多施工单位无施工资料收集意识，监理方也只注重工程质量管理，忽略对工程资料收集情况的审查，导致工程建设项目基建档案收集落后于工程进度，很难保证基建档案的全面、完整、准确，使工程后续维护管理一手资料缺失。

（二）档案管理缺乏规范性

一些工程建设项目管理人员并无档案管理观念，认为档案只是对工程施工过程的简单记录，档案管理方面投入不足，并未对所收集到的施工档案进行电子归档处理，难以满足基建工程项目建设对档案资料参考的需要。档案管理人员大多由项目管理人员或施工人员兼任，缺乏档案收集管理方面的专业知识，档案管理流程缺乏规范性，甚至流于形式。此外，工程建设项目通常较为注重建设过程，在质量、工期和施工安全方面投入较多，而对于档案管理则并不重视，导致档案管理人员变更频繁，项目档案资料签字手续不完整、资料收集整理欠缺拖延等现象普遍存在。

笔者对某工程建设项目档案资料进行调查后发现诸多问题，汇总如下。

1.有关会议纪要、照片档案、工作日志等内容的记录相当不规范，例如施工、监理单位、材料设备供应商的名称不标准;姓名职务大多使用简称，如张工、刘书记、王局等，难以与具体涉事人对应起来;图纸会审、会议、材料验收等签名表内填写不规范，甚至姓名、职务、职称、联系电话等基本信息并未填写;相关照片缺乏文字说明，已有的文字说明中时间、地点、人物、摄影者、事由等并不齐全，无法起到说明和取证留用的作用。

2.附属工程等合同协议条款不规范、合同基本要素（如合同编号、签订日期、开户行、账号、骑缝章、责任人、办公电话、营业地址等）不齐全，甚至有部分合同以复印件归档，正件和附件未一起装订。一旦发生合同纠纷，合同本身的法律效力定会受到影响。

3.材料、中间产品、设备进场的报验单据所附质检合格证明、厂家检验报告、使用说明、许可证等材料并不齐全，质检报告日期甚至在监理批复日期之后，产品进场日期在生产日期之前等不吻合现象。

与此同时，项目管理单位出于节省成本的考虑，并未设置专门的档案室，也并未按照档案管理要求对所收集到的工程档案资料进行防潮、防火、防虫蛀、防盗等处理，档案调阅人员并不按流程查档、返还，直接导致档案资料的丢失。

（三）档案管理奖惩机制缺失

传统的档案管理工作模式越来越无法适应工程建设速度与规模空前高涨的客观情势，工程建设项目实施环节普遍落实的岗位责任制使得项目质量、工期、成本等目标都能顺利实现，但是，档案管理奖惩机制却迟迟未能建立[2]，严重影响档案接收和管理质量，档案管理人员失去工作积极性。

三、提升工程项目档案内在质量的措施

（一）提升对档案管理工作的重视程度

对于工程建设项目而言，档案管理是项目建设全过程的书面体现，是项目实施、建设与管理方面的重要组成部分，必须像重视工程质量、工期一样，加强对工程项目档案管理工作的重视，发挥档案管理在工程建设项目中应有的作用。首先，领导层面要充分重视工程项目档案管理，并加强和完善本单位《档案管理制度》，将档案管理工作的重要性提升至制度层面，并将思想上的高度重视转化为行动上的大力支持，激发工程建设项目有关人员对档案工作的重视程度，提升档案员从事档案管理工作的积极性。其次，建立档案管理人员定期培训和绩效考核制度，在人员聘任方面严格把关，应当招聘档案管理专业人士担任相关职务，而不是由监理人员和施工人员兼任，定期进行工程建设项目档案资料的抽检，根据检查结果进行奖惩，以保证工程项目档案管理工作的有效开展。

（二）建立完善的档案管理制度

工程建设项目建立的档案管理制度既要符合档案管理理论，科学合理、契合实际，又要高效有序，能充分服务于工程建设项目管理的实际。首先，档案管理制度应标准化，工程建设单位应基于国家有关档案工作的政策法律，如《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《建设工程文件归档整理规范》，建立起符合企业、工程实际的档案管理制度规范，制定出操作性强的档案收集管理工作流程。将档案管理目标纳入工程建设项目实施整体计划，纳入日常议事环节，纳入人员岗位责任考核，营造良好的档案管理制度落实运行环境。其次，档案管理制度应具有系统性，项目档案管理制度本身应具有规范性外，还应有完善的配套性保障制度，充分考虑工程项目全部参建单位后明确各方在项目档案管理中应承担的职責，杜绝因责任主体规定不明而造成管理工作的漏洞。健全和完善包括归档制度、保管制度、借阅制度、销毁制度[3]等在内的工程建设项目档案管理工作制度。

（三）强化档案管理流程控制

首先，工程建设企业应将档案资料收集、归纳整理等纳入合同管理，充分发挥合同的优势。例如，应在招投标文件和中标合同中明确规定文件的收集、装订、归档要求，在合同条款（或附件）中列明归档资料的范围、份数、装订要求、归档时间等;建设单位在与设计、施工、监理、物资采供、咨询服务等相关单位签订合同时，也应在合同条款中约定具体的归档要求和流程;在施工合同中明确规定，参建单位在完成相关归档工作并由建设单位审核无误后方可办理工程尾款。其次，档案工作应与工程进度保持同步，在工程开始前就应明确责任，保证档案机构和人员到位，明确分工，并将档案收集和管理纳入工程质量管理，实施绩效考核。同时，严格按照国家现行档案管理制度规范进行档案人员业务技能培训与考核，切实保障工程建设项目档案管理工作效率的提升。

（四）不断提升档案管理人员业务水平

工程建设项目档案管理与一般档案管理不同，要求档案员在具备良好档案意识、扎实专业知识的基础上，还应具有工程建设项目实施管理的基本知识，充分了解工程建设项目建设过程中各个阶段可能形成的文件资料种类形式，确保档案收集鉴定工作的准确性与高效性。此外，工程建设项目既涉及与地方政府、地方行政部门等外部关系的协调，又涉及项目内部承建方、施工方、监理方、材料采供方等关系的协调，所以工程建设项目档案员还必须具备较强的沟通协调能力，做到一专多能[4]，在档案管理实践中不断提升自身业务技能。

四、结语

工程建设项目档案管理是项目实施全过程的反映，更是确保项目建设质量及实施竣工验收的保证，工程项目建设单位必须立足当前档案管理现状，建立科学规范的项目资料归档制度，不断完善项目档案收集管理流程，确保档案资料在项目建设及后续维护管理中作用的顺利发挥。项目相关文件资料只有完全符合归档要求，项目档案才能在工程建设项目实施和后期养护管理方面发挥应有的作用，工程建设项目全过程质量管理才能顺利实现。

参考文献：

[1]吴镜镜.加强工程建设项目档案管理工作的探讨[J].科技风，2020 （09）：123.

[2]王克祥.浅谈工程建设项目文件归档的前端控制[J].城建档案，2020 （03）：24-26.

[3]张娇.建设工程招投标服务及招投标档案的收集管理与提供利用[J].城建档案，2020 （03）：48-49.

[4]郭香花.重点工程建设项目档案管理工作的实践与思考[J].傳媒论坛，2020，3 （03）：98+100.