吴慧君

【摘要】现代社会发展中，电子信息技术在企事业单位数字档案管理工作中应用十分广泛，数字化档案管理符合时代发展需求，且能够大幅度提高档案管理效率，减轻人员工作压力。本文主要对档案数字化管理的优势和不足进行了分析。

【关键词】档案数字化管理;优势;不足

随着现在科技的不断发展，全球进入信息化时代，以往的人工管理档案模式弊端逐渐暴露，信息技术的快速发展，推动着档案管理逐渐开始朝着网络化、标准化和自动化方向发展，很多工作都可以直接在网络和计算机上完成，大幅度提高了工作效率，同时也减轻了人员的工作量，但数字化档案管理有利有弊，这一点需引起档案管理人员的重视和关注。

一、档案数字化管理的优势

（一）提高了档案管理工作效率。通过对档案进行数字化管理，可大幅度提升档案管理工作效率，弥补了以往档案管理模式的缺陷和弊端，将人员从繁重的工作压力中解脱出来。首先，通过对档案进行数字化管理，实现了对纸质档案管理的全面升级，同时也缓解了纸质档案管理机械操作繁琐、复杂的问题。其次，在现代社会发展中，档案资料数量越来越多，尤其在当前的信息化社会背景下，以往的档案管理模式并不能满足当前实际发展需求，而通过档案数字化管理，则可大幅度提高工作效率，更好地满足现代化发展需求。最后，通过档案数字化管理，更加容易凸显档案等应用价值，例如，可实现对档案的快速检索，节约了档案应用和管理人员的时间。

（二）提高了档案管理质量。目前，全社会都提高了对档案资料的重视程度，在此情况下，也对档案管理模式提出更高要求。通过对档案进行数字化管理，可大幅度提高档管理工作质量。首先，数字化档案管理，能够为档案资料的精准性提供保障，从而缓解了以往管理模式下出错率高的问题，从收集到制作，都要严格按照标准和格式来进行，因此对于档案管理工作质量的提升很有帮助。其次，数字化档案管理，可大幅度提升档案的经济效益，能够在当前的互联网渠道下，实现信息的相互传递，从而为企事业工作决策提供参考和依据。最后，数字化档案管理，可将档案资料通过图片、视频的方式保存下来，之后借助现代化技术进行转换，避免了对档案资料的破坏。

二、数字化档案管理的不足

（一）数字化档案无法满足公众需求。在当前的数字化档案管理工作中，由于发展速度较慢，因此很难满足社会公众需求，同时也对档案自身价值的发挥产生了制约。首先，我国很多单位还不具备专业的数字化档案管理设备，数字化处理能力远远不足，因此还不能对全部档案进行数字化管理。其次，我国的数字化档案管理目前尚处于初级起步阶段，对于很多技术的应用还停留在表面，因此还无法实现全面推广。最后，数字化档案管理无法与用户需求对接，因此，档案资料很难实现全民共享，在档案管理过程中与用户之间的交流和沟通较少，因此并不能满足用户的个性化需求。

（二）数字化档案管理技术应用难。在当前的档案数字化管理工作中，由于很多人员工作能力不佳，因此很难适应当前的改革发展需求。首先，数字化档案管理要求工作人员具备先进的档案操作技术，能够对普通的数字化档案进行处理，但就目前实际发展现状来看，由于掌握这些技术的工作人员十分有限，同时也不具备档案信息化的操作能力，从而直接对工作质量和效率产生了影响。其次，在数字化档案管理工作中，通常需要有专业的技术人才，这样才能做好档案等开发工作，但由于档案管理人员创新意识缺乏，从而也阻碍了档案的数字化发展。最后，现存的培训机制并不足以解决工作人员信息能力缺乏的问题，且培训工作的针对性不强，不能够结合工作人员的实际情况展开培训，这些都是档案管理工作在今后发展需要重点解决的问题。

三、我国档案数字化管理今后发展的有效建议

（一）明确数字化档案管理发展規划。为了妥善做好档案数字化管理工作，必须要结合实际情况制定出完善可行的发展规划，首先就是明确数字化发展的核心任务，之后对档案管理体系进行建立，以数据库为核心，通过这种方式，促进档案数字化管理工作的顺利开展，同时还要对数字化档案管理的近期和远期目标进行明确，一步一个脚印地妥善落实，明确工作重点和难点。其次，要妥善做好保障性工作，首先就是要强化数字化档案管理的硬件配置，结合当前的现实发展需求，对各种设施设备进行配置，同时做好数字化档案管理的软件升级和开发工作，建立数据库，提高资源使用性。最后，还要形成良好的数字化管理工作氛围，加大宣传力度，使更多的人都能够重新地认识并关注数字化档案管理，最大限度地提高档案管理工作质量。

（二）创建数字化档案信息、安全系统。明确数字化档案信息网络系统的有效安全运行时，必须要确定系统操作时候的各项数据，确保整个数字化档案信息系统的整体性安全。数字化档案信息建设需要注意的两点要求，浏览记录方面的信息控制与操作系统数据方面的安全。前文说的是数字化档案信息系统安全方面的有效保证与出发点。比如在实际操作中对访问方面的管理，应该从系统中对角色进行合理设置。也就是设置好管理者和访问者、使用者方面，主要分类是：操作者、管理者、访问人员，数据信息这块对于访问人员来说，在级别上和操作上予以权限的设置，满足多少级别的才可以打开浏览等。为了系统中的有效管理与安全，防火墙的建立可以保护系统的安全性。当然，数据存档划分等都要做到数据更新的时候能有效保障。

（三）数字化档案信息管理同步化。在实际工作中工作人员要与管理人员、各地级市机关办等系统做到同步化发展，数字化档案信息管理源于电脑计算机操作，没有电脑则无法对档案信息数字化进行管理，当然信息化管理方法也是无稽之谈。换一种方法来诠释，那么就是离开电脑设备与网络和系统软件等，信息化管理同步化的word文档、excel表格必然无法满足、无法生成，主要是这些信息化系统的传输、保存、携带、和相关资料数据的有效使用都没法满足目前的高效工作进度。当然要是上一级的管理系统进度快，或者是发展快，工作人员及操作者的设备管理落后，那么在数据和电子档案存档的过程中和传输、携带过程中很难做到百分百保存和部分损坏与丢失的情况，重要文件的丢失与损坏是无法计算费用的。机械可读设备、外观整洁标准的机柜货架设备，还有就是设备的存储环境，这才是数字化档案电子文件信息管理发展的重要保障。反之，再优秀的管理人员，没有了这些前提，也很难做到信息化管理的同步，更没有办法对后续工作进行展开。为此，数字化档案信息管理必须要做到同步化，这也是前面反复提到的如何执行和做好数字档案工作的首要工作。

四、结语

综上所述，本文主要对数字化档案管理的优势及弊端进行了分析，同时提出促进档案数字化发展的有效建议，总之，数字化是我国档案管理工作未来发展趋势，因此，相关档案管理部门和人员必须要紧跟时代发展潮流，规避数字化档案管理弊端，并发挥出其优势，不断提高档案管理水平，推动档案管理工作朝着数字化方向发展。

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