高振影

摘  要：近些年随着我国科学技术的飞速发展，加强档案信息化建设管理已经成为目前比较关注的课题。本文结合检索系统建设、检索目标确定、查询体系确定以及安全管理途径方面对档案信息化建设策略进行分析，希望可以提高我国档案管理效率。

关键词：档案管理;信息化建设;策略

隨着“互联网+”时代的到来，档案管理信息化建设成为街道管理服务中需要关注的重点。档案管理信息化建设要求在档案管理的过程中融入信息技术，将档案资料分类、归档、整理、利用，以提高管理的水平，保证能够对有关档案资料进行有效利用。就目前信息化建设而言，档案管理仍旧存在一些问题和对策。基于此，笔者将结合档案管理情况，从以下几点探索建设档案管理信息化的策略。

一、融入信息技术，建立检索系统

在档案管理中，信息检索系统是比较重要的部分。契合需求的系统能够大大提高检索的效率，提高检索的准确度。因此在档案管理信息化建设中，首要解决的问题就是建立合适的检索系统，融入多个角度和信息化的内容，向用户建立符合科学发展的档案检索体系。首先，在档案信息化建设中，要注意为纸质资源和试题资源提供一定的空间，确保纸质文献和实体资源能够被有效保存，以提高其使用的寿命。在电子资源和纸质资源统一归类之后，确定不同档案资源所在的具体位置。然后，对纸质资源进行数字化处理，将具有价值的纸质资源录入系统中保存，并结合实际需求，建立合理、有效的检索系统，以满足后期使用过程中的精准查询，确保多样化信息的有效利用。最后，对录入细心和资源进行核实，确保录入信息和检索系统地正确性。通过以上途径，满足使用阶段的精准查询，确保信息资源的高效运用。

二、结合实际需求，确定检索目标

在档案管理信息化建设中，检索目标的确定是基础。因此，可以结合用户需求和实际管理目标分析，确定检索目标，便利信息的多样化管理，确保使用人员可以结合合理地规划和检索途径，获得档案信息资源。由于档案库的素材是丰富多样的，因此可以结合图片检索、文字检索、电子文献查询、关键点检索等多个角度科学的规划检索资源，从而让使用人员能够及时找到所需信息，大大提高档案管理的效率，为后期的工作查找和信息利用提供多角度的引导。此外，还可以建立检索目标数据库，通过遵循“简化整理、深化著录”的基本原则，在档案管理系统中做好数据库建设，做好归类整理工作，以提高目标检索的准确度和完整度。

三、结合信息技术，建立查询体系

档案信息资源查询体系的建设是保证资源能够得到有效利用的基础，也是档案管理现代化建设中不可或缺的重要组成部分。为满足档案信息资源的全面高效运用，丰富使用人员的管理体验，有必要在档案管理的过程中融入一些信息技术相关方法，对档案细心及进行分类、整理、归纳、存储等方式，从而让档案信息被存储到相关的数据库中。在后期需要调取相关信息的时候，就可以结合实际需求，采用便捷、合理的系统查询，从而保证查询人员能够更加便捷地掌握档案信息的基本情况。如果情况允许，还可以建立档案信息查询导图，通过将多样化的信息汇总分析，分角度以不同图片的形式呈现出来，让原本复杂的内容在导图的呈现下变得一目了然。然后再结合每一个点对应不同查询内容，继而实现档案管理查询的高效性。此外，针对同类档案，还需要结合体系标注出具体内容的差异，从而大大提高检索的效率。

四、结合档案实际，做好安全管理

不管是哪一类档案的管理，保证管理的安全性是在信息化时代中不得不深入思考的课题。因此，在档案管理信息化建设的过程中，首先，要考虑档案建立和采集等安全性。一方面要保证数据的准确、完成，减少冗余数据出现，另一方面要对一些涉密的档案信息进行特殊化处理，遵从“涉密不上网”的基本原则，确保档案的安全性。第二，可以结合现有条件对涉密文件管理和传输，保证档案的安全性。第三，在储存档案的过程中，要尽量建立保密室，同时做好防盗、防潮、防虫害等设置，在配有安保力量的同时专人管理好档案，杜绝非管理人员进出档案室。第四，对于包含涉密文件的保险柜要单独存放，以保证其安全性。第五，当有人借阅、查询档案的时候，要制定严格的借阅、拷贝制度，遵从健全的审批流程，在保证档案安全的情况下实现档案信息的共享。第六，建立应急防控机制，避免档案外包和其他业务外包过程中可能出现的档案泄密事故，一旦出现事故，要及时采用应急措施应对处理。

总而言之，在信息化时代中，做好档案信息化建设是适应时代发展而进行的一种模式，也是在科学技术发展下逐渐产生的一种管理途径，做好信息化建设，将对我国的档案管理发展产生重要的意义。因此，作为档案管理人员，一定要注重档案管理信息化建设，并主动学习相关知识，以应对社会发展对人才的需求，进一步促进档案信息化管理效率的提升。

参考文献

[1]  杜春泽.档案管理信息化建设研究[J].华东科技：学术版，2017（10）：21-21.

[2]  王玲.企业档案管理信息化建设研究[J].科教导刊（电子版），2017（7）：133-133.