林文珊

[摘 要]捐赠文献是丰富高校图书馆文献资源的重要途径，规范的编目加工是使捐赠图书充分发挥作用的基础，也能表达对捐赠者的激励与尊重。针对在捐赠文献编目加工工作过程普遍出现的不科学不规范的问题，图书馆应制定专门的捐赠图书管理制度与分编著录规则，以规范捐赠文献编目著录工作与完善加工处理流程。

[关键词]高校图书馆;捐赠文献;编目加工

[中图分类号]G253 [文献标识码]A

接受捐赠文献是高校图书馆进行文献资源建设工作的重要组成部分。文献捐赠有利于解决读者与图书馆在信息需求与信息供给之间不平衡的矛盾，在丰富馆藏资源和优化馆藏结构方面发挥着重要作用，它也是实现文献捐赠者与读者之间资源共享的重要纽带。但是与正常采购的文献不同，捐赠文献具有分散、不成系统的特点，为捐赠文献的编目加工管理工作带来不便。如何提高捐赠文献的编目质量，加强捐赠文献规范管理化管理，使捐赠文献有利于图书馆的有序收藏，便于读者使用，这是一个值得探讨的问题。本文探讨了高校图书馆捐赠文献编目和管理中普遍面临的问题，并提出了一系列完善捐赠文献编目著录与强化捐赠文献加工管理的措施。

1 捐赠文献编目及管理面临的问题

捐赠文献作为馆藏资源建设的重要部分，现阶段各高校图书馆在管理捐赠文献方面还存在很多问题。一方面由于受赠的文献类型多样，质量参差不齐，导致图书馆处理捐赠图书的工作量急剧增加，造成赠书积压，滞后流通速度;另一方面，由于高校图书馆对捐赠文献的重视程度不够，没有制定相关的捐赠图书著录与管理规定，仅凭工作人员个人经验处理捐赠图书，导致捐赠图书的管理不科学不规范。

1.1 捐赠文献编目著录难度大

捐赠文献具有内容广泛、种类繁多、形式多样、时间跨度大等特点，给编目和加工工作带来了巨大的挑战。一方面，有很多捐赠文献由于年代久远等各种因素，很难套录到编目数据，工作人员必须根据图书信息进行原始编目，这比普通图书耗时耗力。如果不能及时处理捐赠文献，就会导致大量图书堆积，影响赠书的流通，无法有效发挥赠书的利用率。在捐赠文献中有一些是非正式出版物，如影集、纪念册、内部发行的文献等，这部分文献虽然没经过正式出版渠道，但具有一定入藏价值。这类文献缺乏基本信息，需要编目员从零散的信息中提炼可著录的信息，编目难度非常大。

1.2 缺乏规范的捐赠文献编目规则

捐赠图书与普通采购的图书的著录标引一样都必须遵循图书馆相关编目规则，但针对捐赠图书存在的特殊性，相关编目规则并没有对捐赠图书做出编目说明，如果把捐赠文献当正常采购的图书一样编目加工入库，就没法体现其“捐赠”的特性。许多高校图书馆对捐赠图书没有制定专门的编目著录规则，随意性强。这样既影响编目数据的质量，无法准确揭示相关的捐赠者信息，又不方便读者检索和利用。

2 捐赠文献的科学管理与著录

2.1 制定规范的图书受赠制度

虽然捐赠的文献可以补充馆藏资源，但是为了保证图书的质量，图书馆需要有所选择。图书馆应结合馆藏实际建设的情况制定明确的捐赠制度，并根据图书的内容、出版年限、外观和复本数等各个方面综合衡量考虑是否要接受赠书，对馆藏已有复本数多的赠书、内容过時的赠书、无收藏利用价值的非正式出版物、盗版图书等要有选择性地舍弃，从源头控制赠书质量，减少后期编目处理中不必要的工作量，节省加工时间，提高赠书利用率。

2.2 制定规范的分编著录标准

为了规范捐赠图书的编目著录，有必要遵循图书编目规则的要求，完整著录各项书目信息，在遵循机读目录格式的基础上，增加适当的字段揭示捐赠信息，一方面便于管理人员对捐赠文献入藏情况的统计和了解，另一方面，能够方便捐赠者通过某一检索点直接检索该类文献，了解捐赠图书去向。以中文图书为例，在捐赠文献的中国机读目录格式（CNMARC）中，除了具备一般图书所需的常用著录字段以外，还可以通过以下几种方式增加著录字段来揭示捐赠文献的来源特征：

（1）捐赠文献和普通图书的来源不一样，为了区分赠书的来源，可以在捐赠文献的机读目录010字段的子字段$d（获得方式和/或定价）价格后增加“赠”字给予揭示，其格式如：010##$a（ISBN）$d（价格）（赠）。

（2）揭示捐赠者信息。为了准确地反映出捐赠文献的基本情况，充分表达对捐赠者的尊重和激励，在附注项中说明文献的来源和捐赠者情况。310字段在CNMARC中是“装订及获得方式附注”，可以增加310字段对捐赠信息作说明，根据捐书或捐资两种捐赠方式分别描述为“本书为XXX捐赠”或“本书为XXX捐资购置”等捐赠信息。机读目录格式如：

310##$a本书为XXX捐赠

或

310##$a本书为XXX捐资购置

（3）捐赠文献的直接检索

虽然可以通过010字段和附注项3XX字段的著录信息来揭示捐赠文献的来源特征，但是在CNMARC中，它们都不能作为常用检索点使用，不利于读者检索利用赠书，因此，要在常用检索点查找可以添加捐赠信息的字段，提供检索单个捐赠者相关捐赠图书的途径。在中国机读目录格式中，适合附加捐赠信息的字段只有非控制主题词字段这项，610是“非控制主题词”字段，其可用于记录未收录在主题词表中的非正式主题词。在馆藏书目查询系统中，通过主题词查询，读者可以检索到捐赠者相关的捐赠文献。目前，很多图书馆都使用了610字段著录捐赠者信息，该字段应以捐赠者名称开头来著录有关捐赠者信息，读者通过主题词“前方一致”途径检索捐赠者名称则可以查找到单个捐赠者的全部捐赠文献，也有助于捐赠者了解到本人或本单位捐赠文献的入藏情况。机读目录格式如：

6100#$aXXX赠书：条码号

或

6100#$aXXX捐资购书：条码号

（4）特殊情况下捐赠文献MARC的修改。

图书馆接收的文献如果是馆藏书目数据库新增种类可以直接按上述著录，但有的捐赠文献是馆藏数据库已有种类，则还需要对捐赠文献MARC格式作相应修改。

捐赠文献作为正常采购图书的复本入藏，在这种文献的机读目录中，不需在010字段加“赠”标识，增加310字段著录图书捐赠信息，并要注明是部分复本，在610字段应标明捐赠图书的条码号区间。例如：

010##$aISBN$d价格

310##$a本书部分复本为XXX捐赠

6100#$aXXX赠书：条码号（x本）

捐赠文献作为馆藏已有捐赠图书的复本入藏，即同一种文献先后由不同的个人或团体赠送，这可以通过重复添加310、610字段来揭示。例如：

010##$aISBN$d价格（赠）

310##$a本书部分复本为XXX1捐赠

310##$a本书部分复本为XXX2捐赠

6100#$aXXX1赠书：条码号（x本）

6100#$aXXX2赠书：条码号（x本）

在捐赠文献作为新的种类编目入藏之后，由于读者需要，图书馆又采购了相同种类的图书，增加了新的复本，则该种文献的机读目录要修改如下：删除010字段的（赠）字; 310字段的表述要改为“本书部分复本为XXX捐赠”，表明该书只有一部分复本是由捐赠者捐献;在610字段注明捐赠文献所对应的条码号，这表示其他条码号对应的复本图书并不是捐赠文献。

2.3 非正式出版物的著錄

捐赠文献有部分是非正常出版物，属于自行印制的图书，这部分图书通常缺少明确的著录信息源，编目员必须要对文献进行全面审阅，提取出著录依据。对于确实查不到准确著录源的，可以在“[]”著录其推测结果或表明相关信息不详。除了根据记录规则准确地编目和突出捐赠的特征外，还必须突出其“非正式”性质，可以添加300字段（一般性附注），标注说明“本书为非正式出版物”或“本书为内部发行资料”等相关信息。

3 科学验收加工

除了完善捐赠图书的编目数据质量，还必须在处理赠书的其他环节努力做到科学规范。首先在验收入藏过程中，图书馆应结合本馆图书管理系统的实际功能，尽可能准确详尽地对相关参数进行设置，以区分正常采购的图书，如资金来源;赠送;发行商：捐赠等。有条件的图书馆可以进一步优化图书馆的图书自动化管理系统，设置专门的捐赠模块，增加捐赠文献的管理服务一体化功能。

其次，可以在图书的外观上用特殊标记将捐赠图书与普通图书区别开来，例如在每本赠书题名页合适位置贴上“本书为XXX惠赠”的相关信息标签，通过这种方式可以清晰地知道捐赠者，也能表达对捐赠者的尊重，并增强捐赠者的荣誉感;还有，可以在题名页盖上捐赠印章，或在贴书标时，采用不同于正常采购图书的书标颜色加以区分。

4 结语

捐赠图书是高校图书馆丰富馆藏，拓宽特色资源建设的重要渠道，完善对捐赠图书的编目及加工处理工作是提高图书捐赠管理水平的基本环节，直接影响到捐赠文献的质量水平和后续利用。图书管理人员应当不断提高对捐赠文献的质量控制和科学管理，以提高捐赠图书的利用效果，最大程度满足读者的阅读需求，加强图书馆与读者的双向互动，从而激发捐赠者的热情和积极性，吸引社会力量参与高校图书馆资源建设。

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