张旭阳

摘 要：全面提升档案信息化建设，对我国的企事业单位管理和发展来说意义重大。档案管理信息建设一定要从转变观念入手，只有摆脱传统的档案管理模式，积极运用计算机网络技术对信息资源进行处理，才能跟上社会发展的脚步。要提升档案管理工作人员的培训力度，提高档案管理信息化效率，这对于提升企事业单位的整体发展而言具有重要意义。

关键词：档案管理;信息化;存在问题;提升路径

随着信息化的到来，档案管理也随之进行了一定调整，并进行了一定规模的建设，便于往信息化方面去发展。而在对档案信息化管理的建设中，需创建较为完善的档案数据库和信息安全体系，以便提升整个档案管理的质量，提升其规范性和安全性，让未来的创新更有意义。

一、档案管理信息化建设的必要性

（一）是社会发展的必然趋势

档案管理工作在社会各个领域中所占比重越来越大，实现了档案管理的现代化发展，也就是间接保障了档案文件利用的便捷性。在传统的档案管理中，档案管理人员出现遗漏重要档案文件的问题时有发生。在对档案进行信息化管理后，档案管理人员的工作质量有了显著的提升，最重要的是在一定程度上减少了档案管理工作人员的工作强度，避免了档案信息出现文档存积问题，使档案管理工作人员能够在轻松愉悦的状态下开展工作，这对于提高档案管理工作效率来说意义重大。

（二）档案类型复杂多样

近几年我国经济发展非常迅速，人们对档案也有了更深层次的理解。随着档案用户群体的不断扩大，用户的类型也就出现了多样化的发展趋势，不同档案类型必须应用不同的管理方式，否则将会出现非常严重的后果。档案资源的具体利用方法还需要档案管理人员从对象、目的等多个方面入手，对其进行分析和评判。档案信息的管理工作对档案工作人员有着较高的工作要求，企事业单位在聘用档案信息管理人员时，一定要请专业人员对新聘请的档案信息管理人员进行培训。目前，企事业单位的档案管理部门缺少高技术型人才，对档案管理工作缺乏重视，企业的档案管理现代化设备未发挥作用。由于缺少高技术型人才的支持，现代化档案管理技术无法得到有效应用，档案工作也变得更加复杂。

二、信息化时代档案管理工作所面临的问题

（一）管理信息的体制及规划的落后

首先，我国档案管理在体制方面较为落后。在空间分布方面档案资源是互相分离的。他被权限和资金所限制，从而不能在全国范围内进行统一规划和设计。其次，档案信息化存在相当程度的不确定性，我国的档案数字化正处于不断变化和发展的建设当中，如此也就导致，在对档案数字化管理系统进行设计时存在诸多问题，进而导致我国信息化档案不够全面和真实。

（二）我国档案管理服务较为落后

档案资源方面不够全面和完整，在对档案进行对接和查询方面，又存在技术落后现象，从而不能满足客户的需求。此外，很多工作人员，还使用手工编辑和检索，以至于出现无法按时归还档案资料等现象时，会严重影响信息的安全性和完整性。

（三）档案管理工作人员素质偏低

从表面上看，档案管理工作较为简单，然而需要工作人员具有很强的责任心才行，毕竟档案管理工作较为乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要责任心来支撑才得以完成，然而现实是，工作人员的责任意识往往较为淡薄，从而导致档案管理工作质量不高。此外，档案管理还要求工作人员具备一定的专业性知识，而这也是工作人员所缺乏的。两方面决定档案管理信息化在创新发展过程中，必然会受到一定掣肘。

三、提升档案信息化和档案管理的对策

（一）提升档案信息化意识

从一定角度来说，档案信息化也就是观念信息化。在档案信息化建设过程中最核心的力量就是档案管理人员，他们的积极性、主动性对信息化建设有着直接的影响，因此必须使档案管理人员在思想上将档案信息化的意识真正建立起来，对档案信息化建设的重要意义有正确的认识，增强使命感、责任感，对档案信息化建设工作给予充分的重视，做好信息化过程中的相关工作。马克思主义哲学提出，意识是有能动性的特点，社会意识也有一定的能动作用。因此，在档案信息化建设过程中，档案意识的能动作用也是非常重要的，其已经成为档案信息化建设中的主要推动力。

（二）建立网络档案

网络档案的建立能使档案管理效率得到有效的提升，效果非常好。网络档案的建立必须要满足两个条件，一是建立档案网站，使网站的作用得以充分发挥，并建立內部服务网站，搭建公众服务平台，使档案管理的服务功能得以提升，使网络档案成为档案信息服务的平台，使档案信息得到有效地使用;二是采购相应的硬件设备，档案管理信息化与计算机硬件的支持是不可分割的，它是网络档案信息交换、共享的前提和基础。因此，网络档案的建立对档案管理的安全性、可靠性的提升是非常关键的。

（三）信息化管理水平不断提升

要想不断提升档案管理效率，最有效的方式就是提升信息化管理水平，方法有两个：一是建立健全管理制度，结合档案管理的相关规定实施档案管理，做到有法可依，使管理效果得到提升;二是转变管理方式，由以往传统的管理模式向现代化管理模式进行转变，使提升信息化管理水平的目的得以实现。

（四）建立档案信息远程查阅体系

首先，提升档案信息远程查阅服务能力。设置不同档案的公开级别，建立档案信息资源网络公开标准。对已经公开的信息，相关部门要以指定的格式在网站上进行发布，使网站信息向规范化、标准化方向发展。档案管理部门通过链接来整合本地资源，使档案信息资源网得以完善。其次，提升档案信息内部查阅服务能力。对于不能在网络公开的档案信息，应结合相关程序对档案利用者进行确认后，可在档案馆进行远程访问。最后，建立档案馆间异地出具档案证明机制，结合试点先行、稳定推动、不断深入的原则，利用合作协议签订等手段，使档案馆间的合作深入开展。以实践为基础，将异地档案证明这一新方法进行不断地尝试，通过数据脱机交换、备份等功能，使档案证明由以往的传真形式向联网打印方向进行改进，使利用者城际之间的奔波得以大大减少。

四、结束语

综上所述，文章首先针对新形势下的企业档案管理信息化建设工作的实际要求，进行了深入细致的分析，深入探讨了相关工作发展的重要意义，并在此基础上，提出了新形势下企业档案管理信息化建设工作的是几点建议，对相关的责任人切实负起责任，希望本次探究工作能为相关工作的发展提供一定的帮助。

参考文献：

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科学，2017，8（13）：250-250.

[2]杨娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].山西青年，2017，8（1）：93-93.