赵文月 司秀健

摘要：随着计算机及网络技术的飞速发展，电子档案大量产生，并且在人们的工作与生活中扮演着越来越重要的角色，同时对纸质档案造成巨大冲击。电子档案与纸质档案相互博弈，并且逐渐趋向共存。纸质档案和电子档案虽然具有不同特性，但两者都各有千秋，优势互补。本文分别阐述了纸质档案和电子档案的不同特点，并从保护技术、安全性、管理方式等各个方面相互比较，深入研究了纸质档案以及电子档案的共性以及差异性，同时又将电子档案与纸质档案进行比较，提出了电子档案以及纸质档案相互依存、相互促进、相互辅助的未来发展趋势。

关键词：电子档案;纸质档案;管理; 发展趋势

一、纸质档案的特点

1.真实性和安全性

纸质档案的载体是纸张，是一种能够被人直接感知的实体，人们用眼睛和手就能够实实在在地对纸质档案进行识别和读取。纸质档案的内容和原始特征不容易改变，即使被人修改，在纸质载体上也会留下修改过的痕迹，极易被人发现。纸质档案具有直观性，因为其信息的内容和结构对于使用者来说是透明的，因此保护纸质档案的实物形态就是保护纸质档案的信息内容。

2.直观性

纸质档案上的信息内容是直接具体的，人们可以用眼睛直接读取信息，理解信息的涵义。纸质档案的直观性能够方便人们的管理和保存，在纸质档案的信息载体完好无损的情况下，利用者能够便捷地对纸质档案进行查询和利用。

3.凭证效力与法律效力较强

纸质档案作为纸质档案的基础，其在使用时会显示出不同的印章、签名等档案印记，因此纸质档案具备了较强的凭证作用以及法律效力。而档案的原始性与真实性也共同决定了纸质档案具有可信度和凭证性，能够成为历史凭据，能够具有较强的法律效力。

二、电子档案的特点

1.对于计算机和软件系统有极强的依赖性

在计算机系统的环境中，电子档案才能够被制作、传递、管理和利用。如果计算机环境中缺少必备的硬件或软件条件，那么电子档案就不能较好的被读取与识别，同时有关于电子档案的运用、查询及管理活动也是不能有效开展的，由此可见电子档案对于计算机系统及其硬件、软件环境的依赖性是十分强的。

2.信息存储高密度性

电子档案存储的高密度性能够节约信息存储的空间和成本，信息压缩技术让人们能够更加便利、经济地传递和储存信息，加快信息流动的速度。现在的压缩技术已经较为成熟，它是一种可逆的过程，能够使文件在被压缩后，恢复原样。

3.非人工直接识读性

电子档案以二进制数字代码的形式被记录在特殊载体中，二进制代码的复杂排列导致电子档案的信息内容没有读取的直接性，因此人类仅凭眼睛和手是无法识别和读取。电子档案的管理者和利用者不能对电子档案的数字编码进行直接的肉眼识别。

4.信息传递的自由移动性

自由移动性具有两层涵义。首先是文件在同一载体中的逻辑组合不具有限定性，而是能够自由地移动。此外，电子档案存在于不同的载体中，不同载体中的电子档案也能够相互地进行自由传递。信息传递的自由移动性，文件和载体不再是一对一的对应关系，这些原因让管理档案的人员具有了纸质档案所无法取代的多样性与灵活性，这也顺应了当前信息化、科技化的时代发展趋势，符合我国档案管理行业的规范要求。

5.信息的易更改性和可操作性

在对电子档案运用与制作生成的过程中，其可以被容易的编辑与修改，电子档案的信息结构和排列、组合方式也能被人进行重新组合。使用者不仅可以变换电子档案信息的储存位置，还可以对相关信息给予粘贴、复制等编辑操作，同时能够非常容易的删除或添加电子档案里面的部分内容，还可以针对电子档案信息的形式进行转换，如语音和文本的转换等。

三、共存是纸质档案和电子档案的未来发展趋势

纸质档案和电子档案都是社会的真实记录，它们的产生是社会科学技术发展的结果，它们有不同的特点，两者都有对方暂时无法替代的优点。例如纸质档案在安全性、稳定性、耐用性和凭证性上都更有优势，在这些方面电子档案只能望尘莫及。相较而言，电子档案在共享性、开放性、可操作性、信息高密度性等方面均会优于纸质档案。所以说，科学使用电子档案以及纸质档案均可以为我国当前的档案运用及管理相关事业带来极大益处。电子档案的存在和发展并不意味着我们对纸质档案的弃用，同时我们也应该正视电子档案的不足之处，深入思考，提高科学技术和管理水平，逐渐克服电子档案的缺点，所有的档案管理人员都需要有效提高档案管理的准确性和科学性，不断的对档案管理相关规章制度进行健全与完善，深入思考电子档案在安全性、稳定性、凭证性上的不足怎样改进，以一种积极的态度面对当下出现的问题和新时代的挑战。现阶段，优势互补是电子档案与纸质档案的存在状态，它们是相互补充和相互影响的有机整体，共存是它们未来的发展趋势。

四、结语

信息时代的到来，计算机的产生和電子计算机技术、网络技术的不断发展，电子档案应运而生，而且发展迅速，潜力巨大，它的出现无疑对纸质档案冲击巨大。电子档案具有纸质档案没有的诸多优点，但是其安全性、稳定性、凭证性在当下却是一个还未得到完全解决的问题。纸质档案凭借其先天的优势，仍然是当下档案管理的主流形态，在未来的档案管理事业中依然会发挥重要的作用。作为档案管理人员，对于电子档案管理规律的深入探索是十分有必要的并且要继承纸质档案的科学管理方法，深入思考，积极应对新时代的挑战，我国的档案事业才能够更加健康、稳定地发展。

参考文献

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