王芳

摘 要：为了提高高校档案管理水平，本文对档案管理中存在的问题进行全面分析，并针对这些问题，提出了相应改革措施。其中，档案管理中存在问题主要有3个，包括档案资料问题、档案管理方法问题、档案意识问题。针对这些问题，本文通过引进网络技术，丰富档案资料，构建档案管理系统，组织档案培训活动，来实现预期管理目标。

关键词：档案管理；改革措施；网络技术

档案是个人身份与经历的象征，主要包括小学、初中、高中、大学、工作等取得的学历证明、奖励证明、惩罚证明等[1]。如果档案丢失，则其个人履历无法查询与证明。据调查，很多工作岗位要求毕业生提供大学以及大学之前的档案信息。由此可见，各大高校的档案管理非常重要，不仅要求档案内容全面，而且要求具有良好的管理体系。本文将对高校档案管理存在的问题展开研究，并提出改革措施。

1 高校档案管理存在的问题

扩招政策推出以后，各大高校学生越来越多，传统的管理方式已经无法满足管理需求，很多纸质版档案存储困难，容易丢失。网络技术的出现，为高校档案管理的改革开辟了新的研究路径。本文将对当前高校档案管理存在的问题展开全面分析，将其作为后文管理改革措施的研究基础。

1.1 档案资料问题

网络时代到来之前，我国公民档案信息都是以“纸质版方式”记录，很难记录全面。通常情况下，档案资料袋中装有团证、小学获奖证书、初中获奖证书、中考成绩、高考成绩、高中获奖证书、记过等信息[2]。除此之外，很难查到该学生在成长过程中的其他经历，或者小型奖励、惩罚、爱好、技能等信息。由此可见，以传统方式存储的档案资料不够全面，急需引进网络技术，完善档案资料，帮助审核单位更全面的掌握被审核人资料。

1.2 档案管理方法问题

据统计，目前大部分高校采用的档案管理方式是人工管理方式，学生在入学时递交档案以后，由学校档案管理人员统一管理[3]。其管理方法为：按照学生入学年份的不同、所处学院和所学专业不同进行分类，根据类别不同，存储到制定档案室。然而这种管理方式在档案交接、档案存储等环节容易出现丢失、损坏等问题，而纸质版的很多档案信息没有备份，无法修补，给学生造成了严重困扰，同时学校也需要为此承担责任。因此，必须对当前的档案管理方法进行改进。

1.3 档案意识问题

据调查，学生对档案重要性认识不够，认为自己今后找工作与档案关系不大。因此，在填写一些与个人相关的信息时不够认真，部分信息填写不完整，或者存在错误，给档案管理工作的开展带来了困难。正是因为学生的档案意识薄弱，导致档案资料不全等情况发生，或者毕业派遣出现问题。因此，想要提高高校档案管理水平，就必须增强学生档案意识。

2 高校档案全管理改革措施分析

针对上述问题，本文将从以下3个方面提出档案管理改革措施。

2.1 借助互联网技术丰富档案资料

互联网技术的出现，为人们日常生活带来便利的同时，也为工作创造的便利条件。本文研究的高校档案管理工作就可以利用互联网技术开展，利用该项技术的优势来弥补传统档案管理存在的不足。首先，利用学生的身份证申请账号，将自己在初中、高中的一些奖励等重要经历按照提示录入系统中。该项操作要求各大高校安排档案系统管理人员为学生指导，根据实际情况填写，并对提交上来的信息进行审核，一旦审核中发现问题，立即与学生核对，如果出现造假情况，将采取惩罚措施，并记录到档案中，以示警戒。其次，将学生递交上来的档案信息录入系统中。该项操作是对学生上交上来档案信息进行扫描处理，以文档或者照片形式上传到系统中，以免重要文件丢失对学生和学校造成重大影响。最后，根据学生在大学几年中的表现，不断完善档案信息，使得学生档案信息得到完善。以上改革措施是借助互联网操作平台，录入学生档案信息，填充档案信息，并将信息以文件或者图片格式存储到系统中，从而便于档案管理，并达到了丰富档案资料的目的。

2.2 引进先进科学管理技术，构建档案管理系统

传统的档案管理方式是采用人工管理方式，将收集到的档案存储于档案室中，而网络技术的出现，打破了传统档案管理方式，并丰富了档案资料，因此，需要通过构建档案管理系统，来提高档案管理水平。首先，档案存储子系统的构建。前文提到关于利用互联网平台存储档案信息内容，此项操作需要构建档案存储子系统，根据高校不同，设置唯一档案管理网站，按照学院类别不同，将学生信息存储到相应文件夹中，每一个文件夹中存储该学院各个专业学生档案信息。其次，档案安全访问管理子系统的构建。为了避免学生档案信息外泄，必须构建档案安全访问子系统，除了初始密码以外，采用动态密码技术，绑定用户手机，访问一个新页面时都需要输入新的密码，从而提高访问安全性。最后，档案修改管理子系统的构建，只有档案管理员有档案修改操作权限，从而避免学生档案被恶意篡改。以上改革措施是借助网络平台，构建档案管理系统，来提高高校档案管理水平。

2.3 增强档案意识

除了上述改革措施以外，还必须增强学生的档案意识，以培训讲解的方式，让学生了解到档案对于自己将来发展的重要性，加强档案意识，以便于高校档案管理工作的顺利开展。首先，组织学生参加档案科普知识大会，做好宣传工作，要求每一名学生都参加，为其讲解关于档案方面的知识。其次，以实例分析的方式，讲解丢失档案人员毕业后的处境，给今后工作带来的弊端，同时告知学生档案信息不全面，会给自己造成怎样的影响，让学生对档案有更加全面的认识。最后，组织档案知识考试，通过观察考试结果来判断学生的档案意识是否增强。以上改革措施是通过开展培训讲解活动，来达到增强学生档案意识的目的。

3 总结

为了便于高校档案工作的开展，弥补传统档案管理方式给档案管理的不足，本文提出引进网络技术，通过构建网络管理系统，对档案资料进行完善，提高档案信息管理安全性，提高学生檔案意识，以此实现高校档案管理改革。希望通过本文的研究，可以为高校档案管理提供参考依据。

参考文献

[1]张海蛟，隆娟.高校学生党员档案管理存在的问题及改进策略[J].学校党建与思想教育， 2017（10）：53-54.

[2]李嘉怡.高校科研项目档案收集工作存在问题及对策研究[J].北京档案， 2017（2）：26-27.

[3]戴玲.干部人事档案任前审核中存在的问题及对策[J].档案管理，2017（2）：64-66.