摘 要：随着社会信息化的发展，档案管理变得愈发困难，因此，如何使档案文书管理工作变得更好，已经成为当下社会的重要问题，高速发展的社会对档案管理提出了更高的要求。本文对如何管理文书档案和提高文书档案管理进行了归纳和分析。

关键词：档案管理；信息化；办公室

档案文书管理是办公室管理的重要组成部分，建立起上下级之间沟通的桥梁，处理每个业务，记录各个社会活动。档案文书管理保存了处理完毕的有保存价值的文件，所以办公室档案文书管理是每个企业单位日常活动的重要组成部分，关系着企业管理水平的高低。因此，提高办公室人员的档案文书管理水平具有重要意义，这样可以为企业单位的发展打下坚实的基础。

一、 档案文书管理的特点

（一） 档案文书管理的重要性

档案文书管理主要由以下几个部分组成：档案的收集过程，档案的整理过程，档案的微缩过程，档案的鉴定过程，档案的检索过程，档案的保护过程，档案的利用过程，档案的信息过程，档案的统计过程。其中所利用是中心环节，其他环节起着服务作用，其相互联系、相互制约。办公室人员要做好档案文书管理工作，为企业的中心工作服务，主要是用来作为工作参谋，宣传教育，科学研究，做好档案文书管理工作对于办公室工作人员来说是极其重要的。

（二） 文档工作一体化

文书档案与文书工作相辅相成。文书档案管理是在文件搜集、运转、催办、承办的基础上运行的，文书档案的质量影响着档案工作的质量，而且，在文书工作的过程中，档案如果需要工作，它所需要一定的条件：就是文书也需要一定的工作，而在这个过程中，档案工作也起到很大的作用，就是档案的工作能够使文书工作进行一定的延伸，两者有效地结合起来，才能够是文档工作一体化的过程中，实现文书运转比较高的效率，同时也使档案管理有着非常高的质量。所以说，文档一体化就是利用在管理的系统中将公文处理与档案管理互相结合，利用在实施过程中已经形成好的数据信息，使其工作的过程形成一个有条有序的整体。

（三） 文书档案管理的综合性及其重要性

文书档案管理具有综合性，不仅是管理档案，同时管理其他门类：人事、科技、会计等，有丰富的内容。此外，还涵盖了有关单位下发的各类文件、档案、协议等。

文书档案在企业和各个部门中有着极其重要的作用，这关系到每个部门正常的工作与运行，所以一定要加强对文书档案的管理。

二、 如何加强档案文书管理

（一） 坚持两个结合的工作原则

高度重视档案文书管理工作，将其作为企业的重要部分，把其纳入工作计划，坚持两个结合的原则，目的是服务企业的生产经营方向，同时提升档案的管理能力：①可将纸质档案和电子档案互相结合在一起、传统形式和新形势的相互结合。提高文书档案的安全性、便利性和共享性；②将日常进行的监督和集中进行的检查相互结合在一起，日常进行的监督中，其主要事项是集中检查发现文档中的问题，形成企业监督模式的良性循环。

（二） 坚持档案专业化管理

坚持文书档案管理专业化，就是使用专业化管理方式、同时采用专业化设备和专业化管理人员。可做到以下几个方面：①专业化的管理方式：分清档案层的次、建立由上到下的管理体制、同时划分好管理档案的责任，从上到下逐步形成良好的管理氛围，这样才能让档案管理工作更加规范、更加的富有效率。②使用专业化设备：首先需保证充足的资金，同时建立完善的专业化档案库房，使其适应各种要求，同时在这个专业化的在库房外可以选择安装一个监视器，进行对档案实时的安全监控。③专业化的管理人员：可选择招聘一些熟练使用电脑，有較高的文化背景，踏实能干的员工，同时每年对员工进行职业道德培训和专业化的技能培训。

（三） 增加档案文书管理员工的收入

档案文书管理工作需要不断地对档案进行检查，这需要坐在电脑前进行实时监控，并对新引入或者新加入的档案进行分类整理，这便需要耗费大量的精力和时间，只有提高员工收入，才能让员工对档案的管理工作保持较高的认真态度，同时员工的责任心也会增强。同时，领导的鼓励可以激励员工努力工作，同时更能调动员工的积极性。

（四） 对档案文书管理模式进行创新

社会在不断发展，档案管理人员的观念也要进步，他们传统的管理观念是常常等着档案过来，而后进行整理，还有些员工因为不能及时将档案送至相关部门，所以使资源流失相当的严重。在当今社会新时代的形式下，应该对传统的管理模式进行创新，把被动变为主动，则要求主动与其他部门沟通收集档案，对资料进行定期分类整理，而后对资料进行定期掌握，防止出现资料缺失的不利条件。此外，档案文书管理工作在发展过程中会出现不同的变化。所以，可以建立相应的管理系统，以防出现疏漏的情况，从而保证档案的完整性。

（五） 提升档案管理人员的综合素质和专业技能

办公室档案管理人员作为档案管理的执行者，他们的技能和综合素质会对档案管理工作有着很大影响，所以各企业要对员工进行以下两个方面的提升：①各企业应根据每个员工所担任的工作进行相应的专业技能培训、道德培训、信息技术培训、现代化管理。为了能使培训计划确实地提升员工的专业技能，企业可以建立成绩考核制度，以此来激发员工的学习的积极性。又由于企业档案的机密性，这就需要员工具备良好的道德素养和保密意识，各企业可以加强员工的法律教育，提升员工的道德素养和保密意识。

三、 结束语

现如今对档案管理的重视就能使企业得到更好的发展，要合理规范档案管理制度。只有良好的档案管理才能让企业有序地发展，同时，文书档案的管理工作是档案管理过程中一项非常重要的环节，在每个公司的工作中都需要提高文书档案的重视性，并需要对其进行必要的分析与探索，这样才能发挥出文书档案的应有作用，使企业和组织实现质的飞跃，实现现代化的发展。

参考文献：

[1]王雪玲.试论如何提升办公室档案文书管理工作[J].速读（下旬），2016（5）：28-29.

[2]鄢玲俐.探究如何提升办公室档案文书管理工作[J].卷宗，2018（3）：5.

作者简介：

赵晓，馆员，湖北省十堰市，汉江师范学院。