摘要：在如今的时代，电子信息技术运用的越来越广泛，不仅进入了社会，还进入了我们的生活，电子档案这项技术的应用就进入了学校，为许多高校解决了档案存放与管理上的难题，本文将通过电子档案的含义、特点、使用途径进行分析，并结合如今电子档案应用出现的问题提出相应的解决方法。

关键词：电子档案；高校档案；档案应用

如今，我们已经迈入了电子时代的大门，电子时代是可以直接运用一些网络技术简单、直接的处理过去的一些难题的时代，例如，电子档案的管理技术就解决了过去档案难存放、难管理的问题。它不仅造福了许多高校还使许多机关单位高层人员更加直接明了的了解职员的从业历史。但是电子档案模式的运用过程中也存在许多缺陷，需要去完善，更加需要各界人士的配合。

一、电子档案的概念与特点

电子档案子是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。

电子档案有很多标志性的特点，首先电子档案的信息具有非人工识读性、存储高密度性、档案信息与载体之间还有一定的可分离性，信息还有继承性，系统还有一定的依赖性。 面对电子档案的这些特性，我们要运用不同的解决方式去解决这些问题

二、电子档案的管理方法

1、使用电子设备选择或制作从而获得电子图像文件，如使用非通用文件格式，收集时应该转变为通用的文件格式。若是无法转换，则应该将相关的软件设施一起进行收集。

2、采用计算机的应用设计或者彩绘图中产生的电子图形文件如设计电子模型、图纸、图示等收集时应注明软件硬件的环境和收集的各种有关数据。

三、电子档案应用出现的问题

1、电子档案管理的思想比较落后。档案管理员在我国许多人眼里是一份不起眼的工作，看管档案没有人觉得它会是一件很难的事情，现在许多单位的领导对档案的管理也并不重视，认为档案工作者的任务就是将档案进行保管，不仅领导不重视，管理档案的工作人员本身对自己也不重视，对自己并没有更加严格的要求，所以，电子档案存在的问题并没有得到太多人的关注，更不能做到与时俱进的更新。我们对有关档案的知识并不了解，更缺少对档案认真负责的态度。管理档案的工作者，通常思想也比较陈旧，没有调整自己错误的认识和思想。阻碍了档案的发展历程。所以注重培养档案管理者的思想上的问题才最为关键。

2、电子档案管理的不够规范。因为电子档案对计算机有很强烈的依赖性，在电子档案的管理明细中规定了要对重要的信息进行备份防止丢失，但是电子档案工作中的完整性还有漏缺，管理工作做的不够完善，不能保证不会造成文件的丢失。

3、对电子档案管理安全不够重视。电子档案的安全性会被很多电子管理者忽略，在电子档案经历收发、保存等过程中都容易使病毒感染计算机，有的甚至会造成档案信息的泄露。而且电子档案相比纸质档案更容易被修改，破坏原始的档案资料。所以要更加注重这方面的问题，并且必须要有相对应的处理对策。

4.电子档案需要人工录入容易发生错误，电子的方案通常是需要人工的录入存档的，在这个过程中，不能保证没有造成任何的错误，更何况电子档案的录入员也未必对档案工作持有重视的态度，所以电子档案虽然可以直接明了的查看有关人员的方案，但内容毕竟没有纸质档案那么被认可。

四、电子档案问题的解决方法

1、对于档案管理者对电子档案不重视的这种思想，应该对档案管理者进行一定的系统培训，不仅要教会他们如何安全的解决电子档案管理的问题并且也必须让他们从根本上认识到档案管理的重要性。在这种形势下，仍需要制定一些对档案管理者的行为规范，保证安全的做好档案管理工作。

2、对于重要文件，要坚持保证双重归档发，不仅要安全的储存电子档案，也要对纸质档案进行安全的保存，防止档案的丢失。由于电子档案的可随时修改性，也有必要对纸质文件进行保存。

3、加强网络的管理，防止一些黑客、病毒对电子档案的破坏和篡改。

4.对于人工录入存在的问题，不仅可以通过加大人员力度，多次检验矫正来解决这个问题，还可以对人工录入员进行一定的培养和筛选，毕竟这个工作适合于比较有耐心和责任心的人员来负责。因为所有的事件都会有利与弊这两种观点的存在，认清利弊的天平到底向哪处偏，认真选择到底哪一边才是自己要坚持的观点。做好正确的选择才能跟随时代脚步，创造出更加优质的解决方法。

五、提高电子档案共工作人员的素质

1、由于现在许多人对电子档案的管理并不重视，不仅不重视它的发展也不重视他的看管问题。要想从根本上解决电子档案的管理问题，必须要从电子档案的工作人员入手，对他们开展一些会议或者课程让他们从根本上得到素质的提高和飞跃才是关键。提高了他们的能力与素质提高他们的严谨度才可以更加成功的完成电子档案的管理问题和工作，让电子档案管理事业得到更多人士的重视。

2.提高电子档案工作人员的素质，让更多的人尊重这份职业，尊重电子档案的开拓与创新。从根源上让更多的人了解电子档案的重要性。

3、提高管理人员的技术操作水平，让其更加自信地解决档案管理上的一些难题。

总结：

如今电子档案的问题是十分棘手的问题，电子档案的出现虽然带动了时代的进步但是却很少得到人的重视，所以要想让电子档案问题得到重视必须从根本上先让档案管理员认识到自己任务的重要性，提高管理水平学习更多的网络知识。其次，对计算机等的硬件需求仍需要做到完善，绝对不包容任何的失误。接受更加新颖的时代，努力跟住社会的需求。改掉旧思想费力气去解决问题的方式，用新的技术让我国进步.腾飞。

参考文献：

[1]韩凌.电子档案在高校档案管理中的应用[J].现代交际，2016（06）：113.

[2]周湘梅.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].城建档案，2012（08）：75-76.

[3]庞力，崔艳玲.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].中国教育信息化，2010（17）：47-48.

作者簡介：谭满红（1969年）女，民族：汉族，籍贯：湖南省娄底市，现供职单位：广西科技大学鹿山学院，职称：助理馆员，学位：管理学，研究方向：会计。