王元国

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-01

摘要 综合办公系统是公司重要的信息化管理平台，行动项是公司部署的重要的临时性工作，是计划的纠偏手段之一。公司结合工作实践，建立综合办公——行动项系统，通过信息化手段实现了重点工作“谁负责，谁检查；谁布置，谁评價”，提升了行动项督办工作的质量和效率。文章介绍了行动项系统具备的功能、工作应用及取得的工作成果。

关键词 行动项系统 综合办公 企业管理

一、项目背景介绍

（一）综合办公系统简介

公司综合办公系统是根据公司管理流程规范化、电子化工作要求，结合业务及职能管理需求开发的信息平台。目前功能涵盖了文档查询、公文处理等模块，该平台使用广泛，全员已经形成每日处理综合办公平台待办习惯。在综合办公系统上开发新的功能模块，可以促进模块功能的使用，避免造成信息孤岛，信息化工具得不到有效利用。

（二）行动项系统建设必要性

行动项来源主要是会议布置工作。会议是为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，会议结论及行动项是会议统一认识、明确责任、解决问题的成果体现。会议效果的优劣主要通过会后对会议精神及行动项的落实来体现。

落实行动项存在的主要问题：一是主责部门责任心不强，会后没有落实工作；二是工作落实质量不到位，和会议要求存在一定差距；三是督办工作过程中存在主观因素，行动项督办统计结果不准确。因此为提升行动项落实工作质量，实现行动项的高效督办，在综合办公系统中拓展开发了会议行动项系统。

二、会议行动项系统介绍

行动项系统按照“谁负责，谁检查；谁布置，谁评价”的原则进行开发建设，通过信息化流程强化行动项主责部门工作完成质量，提升公司全员执行力。行动项系统由会议行动项维护、审批、综合查询和统计报表四个部分构成。

（一）行动项维护

目前公司月度/月中例会（以下简称“例会”）行动项任务督办使用会议行动项系统（以下会议行动项专指例会行动项）。公司计划部门负责例会的会议纪要编制及行动项督办。计划部门定期根据公司例会会议纪要将会议行动项输入系统：首先维护会议纪要编号，录入会议纪要编号、会议名称及事项布置时间；其次维护会议行动项，选定会议纪要编号，填写会议行动项主责部门、布置任务领导、分管领导、计划完成时间及议定事项。维护完成的行动项将推送至主责部门负责人综合办公-公司待办处。

（二）行动项审批

行动项由主责部门负责人办理后经计划财务部核实、分管领导审核、布置任务领导评价后关闭。

主责部门办理：行动项主责部门负责人进入公司待办处理此项任务，将任务分解暨将任务布置给具体经办人执行，或者根据工作情况自行直接办结此事。办结过程中经办人及部门负责人可以上传工作附件。主责部门提交行动项任务，审批流程将流转至计划财务部负责人的综合办公待办处。

计划部核实：计划部负责核实主责部门提交行动项办结信息的真实性与完整性，核实完成后行动项流转至分管领导审核。当核实信息不满足要求时，可以退回至主责部门负责人处重新办理。

分管领导和布置任务领导审核：会议行动项经分管领导、布置任务领导审批通过后关闭。如任务未达到目标要求，分管领导、布置任务领导可以将任务退回主责部门重新办理，退回过程可添加退回意见及附件。

退回任务的处理：退回的任务需由行动项主责部门修改后重新提交。

（三）综合查询

行动项系统综合查询可以按会议纪要编号、主责部门、主责部门负责人、实际完成时间、任务完成状态、布置任务领导、分管领导及流程状态等进行组合查询。流程状态根据审批环节设置了任务未分解、经办人处理、部门主任审核、计划财务部审核、分管领导审核、布置任务领导审核、计划部退回、分管领导退回、布置任务领导退回等选项，方便详细查询任务所处的各个环节，实现行动项全程透明督办。所有查询内容均可以导出EXCEL表格，方便展示及编辑。

（四）统计报表

行动项系统可以按月份/部门自动生成会议行动项统计报表，报表显示各部门、各月份的应完成和已完成行动项个数，显示完成率和准时完成率，可以做到实时查看公司行动项关闭情况。

三、结语

启用行动项系统督办行动项，一是信息化手段时刻提醒待办，督促行动项按时完成；二是行动项系统可实时查询当前状态，方便主责部门与督办人员及时了解其最新进展；三是实现“谁布置、谁检查”，行动项落实结果和布置要求完全一致，有效提升工作质量和工作效率；四是行动项统计表实时更新，并定期例会公布，启到有效督办的作用。

行动项系统运行稳定，统计结果准确，后续可以推广督办公司其他会议或重点工作，推广督办公司布置的重点工作，全面提升公司办事质量和效率。