【摘 要】在企业的生产经营活动中，采购与付款业务密切关联着企业资金，是企业正常经营中非常重要的环节，是企业运行的基础，对此企业应拟定采购与付款交易的内部控制制度，健全业务记载的控制系统，增强其业务流程关键点的控制，及时进行制约和监督。

【关键词】内部控制；采购与付款循环；改进措施

一、采购与付款循环的内部控制概述

（一）采购与付款循环内部控制的相关概念

内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。

采购与付款循环的内部控制指为了规范企业采购与付款活动，防范采购与付款过程当中的差错与舞弊，保证采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而选择的一系列控制措施。企业采购和付款业务是指在物资交易过程当中，由于会出现各种特殊情况，继而导致采购的最终结果跟预期目的不太吻合的程度。采购和付款将受到许多因素的影响，它是在采购的各个方面存在。那么毫无疑问也会在很大程度上影响采购活动的进行。

（二）采购与付款循环内部控制的一般流程

1、采购业务流程

（1）市场部根据需求分析和市场调研制定年度销售计划。

（2）仓储部门根据库存情况（使用部门根据自身需要）提出采购申请。

（3）采购部门根据收到的采购申请进行物资采购活动，对一些大额、重要的采购项目采取招标方式确定供应商。

（4）独立的验收部门根据订购单对数量、质量等进行验收核对。

（5）采购部门将请购单、订购单、验收单、入库单和其他相关凭证送交财务部门，验收部门将验收单、入库单送交财务部门，会计人员核对后交财务经理复核和审核，之后进行账务处理并登记相关账簿。

（6）每月月底由会计人员进行对账，核对数量金额。

2、付款业务流程

（1）采购部门根据合同约定的付款时间提出付款申请，并填制付款凭单，并且后附订购单、验收单和供应商发票等支持性凭证；

（2）付款凭单需经相关人员复核，并经采购主管审核；

（3）将付款凭单交至财务部门，由财务经理复核；

（4）财务部门对供应商提供的发票及相关凭证进行核对，确认无误后，交予财务总监复核，再由总经理批准支付款项；出纳人员在与付款信息表核对后付款，编制银行付款凭证，在凭证后附请款单；会计人员按照出纳人员付款情况编制转账记账凭证，在付款凭证后附请款单采购合同、验收单、入库单、供应商发票；未开发票的付款计入“暂估户”。

二、采购与付款循环内部控制存在的问题

根据本地几家中小制造企业的采购与付款循环的内部控制情况的了解，发现存在如下问题：

（一）采购计划不合理

实际的生产情况受到多方面因素的影响，但这些企业一般都按季度统计上报一次的集中采购计划，并且不能做到合理地安排整个季度的生产活动。同时，集中采购计划安排的不合理又滋生了计划外物资的采购比例，不仅导致闲置物资的浪费，而且计划外物资的增长也降低了公司整体的资金利用率和集中采购业务的效率。

针对采购计划的问题，涉及到生产、采购、物流、供应商质量管理、财务、控制等多个部门，这就需要公司对此有一个科学合理的计划和安排，否则项目一旦上马，前期没有做到位的工作将会在后期一一暴露，后患无穷。建立及完善采购与付款循环的内部控制制度，是控制业务过程的第一步。

（二）授权制度不完善

交易授权是指任何业务活动的进行都要由相关负责人在规定的责任范围内授权。授权制度的不完善容易发生当相关负责人不在或不能合理处理事务时，在采购过程中出现越权审批的情况，甚至对重要的和技术性较强的物资采购部没有实行集体决策和审批，招标行为不规范，有些部门和人员甚至擅自处理采购和付款业务。

（三）不重视采购合同

有些中小企业企业管理制度不完善，缺乏对采购合同管理的明确规定。企业经常由于资金短缺，为防止到期不能支付款项影响商业信用或被供应商起诉，往往不与供应商签订采购合同。根据某些"应付账款"凭证追踪采购合同时，有查不到采购合同的情况，且发现有些采购合同没有存档的情况。这就说明公司在合同控制制度上的不严谨。

（四）没有定期与供应商对账

通过对财务经理及会计的询问，发现企业没有定期与供应商对账，究其原因主要是因为公司供应商数量多、業务多，对账工作量大，而工作人员人手不足，没有形成定期核对的流程和要求。有些企业不仅没有定期与供应商对账，甚至不了解供应商的情况。作为内控制度的一部分，要在企业中要建立起科学的供应商评估和准入的制度，对所有的供应商的信誉进行合理的审查，保证供应商名单的合理性，逐步完善对供应商选择机制。

（五）预付账款的后续监督管理不到位

采购一些比较特殊的生产设备或者材料时，供应商往往要求预付账款。预付账款流程是由采购员提交付款申请，经由采购经理批准，财务审核，工厂财务总监和总经理审批之后将款项预付给供应商。实际操作中，经办预付款的财务人员和应付会计往往并非是同一个，稍有疏忽，便会造成重复支付款项，给公司带来极大损失。

三、针对采购与付款循环内部控制的改进措施

（一）重视采购活动

提高企业的竞争能力，首先要提高采购效率，保证采购物品的质量，降低采购成本，制定科学的采购计划。随着市场经济高速发展，企业之间的竞争日益加剧，市场主体为了提高竞争能力和扩大市场占有率，赊购作为信用手段和营销策略在市场活动中得到重视和广泛运用，通过这种方式最大程度地争取资金的时间价值。然而，赊购也会给企业带来较大的风险，某些行业，上游供应商较为强势，若在付款过程中稍有不慎，付款不及时，供应商很有可能会马上停止供货，从而导致生产线停产，不能按时交付订单，还会遭到客户的巨额索赔。因此，企业应当建立采购申请制度，依据购置物资或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。凡是使用部门有采购要求的，必须填写请购单，送本部门主管、采购部口及相关其他部口负责人审批签字后才能进行采购。endprint

（二）明确职权划分

必须坚持以购货业务合理的职责划分，做到不相容岗位的职责分离，以确保采购和支付的真正有效，应在业务职责的有关方面明确分工，加强内部监督检查，以此防止错误和杜绝舞弊行为。采购与付款的不相容岗位至少包括：请购与审批；询价与确实供应商；采购合同的订立与审核；采购、验收与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。只有严格按照不相容岗位分离的要求来合理设计岗位，明确职责权限，才能形成有效的内部制衡机制，达到内部控制的目的。

（三）合理的供应商制度

供应商资格审核需要采购部门与综合管理部门对供应商资格预审。首先要对供应商提供的资料进行齐全性审核，包括其工商营业执照、税务登记证、经营资质等情况，对缺少的资料要求补齐。其次，要对供应商提供资料的真实性进行审核。最好是对供应商进行现场评估，查看供应商的运作是否正常，各类文件是否真实有效。经过采购部门责任人审核后的供应商，应及时纳入供应商档案进行集中管理。在编制采购计划时，供应商的选择应优先考虑公司的供应商清单。

（四）交付购货款的清查

在合同规定的期限内，出纳应根据付款凭单核对支付金额、准确核实收款单位的各种信息后支付货款。财务部门还应检查企业的信用核定期、供应商“应付账款”金额，以确保双方账面金额的一致。交付货款过程中应主要控制如下内容：（1）财务部门应该在核对齐备的原始单据后才能进行账务处理；（2）会计需核对总账、明细账是否相符；（3）会计与出纳需核对总账与现金日记账是否相符：（4）会计需定期与供货商核对“应付账款”“预付账款”的金额；（5）严格审核相关支持性凭证，包括发票、订购单、验收单、入库单等等。

（五）采购合同的管理制度

合同管理与采购活动是密切相关的，两种活动形成伙伴关系。合同管理就是对合同各方以及采购订单进行管理，从而保证执行者能够按照合同的要求来提供合格的产品和服务。首先應确保采购部门和供应商都能履行合同中规定的内容，明确在合同执行过程中哪些增加成本应由供应商承担，最后在合同中对主要行为进行说明。

作为企业经营活动的重要组成部分，采购和支付循环的内部控制直接影响着企业内部控制的整体水平。通过上面针对采购与付款控制的分析，可以看出企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立健全的采购与付款业务的内部控制制度，只有这样才能够降低采购成本，预防不法行为的产生，控制经营的风险。

（无锡城市职业技术学院，江苏 无锡214153）

参考文献：

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[2]丁瑞玲.《审计学》[M].中国财政经济出版社.2009年第一版.

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[5]石振河.企业采购与付款循环业务内部控制审计研究[J].商业会计. 2016（4）：77-79.

作者简介：余晓丹（1970—），女，浙江天台人，副教授，研究方向：会计学教育。endprint