秦娅玲

摘 要：档案代理制度把档案研究与档案管理分开，医疗机构可把精力投入到档案研究中，而代理机构则发挥专业档案管理的优势。虽然从理论上代理制度可以优化档案的管理，但是在实践中去存在一些问题。本次研究说明了医疗机构人力资源管理中的档案代理制度存在的问题、优化的对策及问题产生的根本原因。

关键词：医疗机构；人力资源管理；档案管理；代理制度

档案代理制度，是指医疗机构将档案交给专门负责档案管理的机构，让档案管理机构做好档案管理工作，这种制度把档案研究与档案管理分开，医疗机构可把精力投入到档案研究中，而代理机构则发挥专业档案管理的优势，做好档案管理的工作。

1 医疗机构人力资源管理中的档案代理制度存在问题

1.1 工作全责的问题

在不应用档案代理制度以前，档案管理部门是隶属于医疗机构的，他们的岗位职责就是做好档案管理的工作，为医疗机构开展科研工作提供档案素材。而在应用了档案代理制度以后，代理人员需要负责的对象为代理机构，而非医疗机构，这两者的权职发生了巨大的变化。比如代理人员一天在代理机构工作，就一天负责档案的工作；反之，不在代理机构工作了，就不再负责档案的工作了。因为代理人员认为自己负责的对象是档案，所以不会从医疗机构需求的角度出发优化工作。

1.2 工作被动的问题

代理机构的岗位责任偏差带来了代理人员工作态度被动的问题。很多代理人员只负责接受医疗机构给予的档案资料，做好存储的工作，却未曾去严格的审核档案，补全档案的缺失，系统的整合档案资料。比如有些医疗机构的人事档案缺少年度考核表、转正审请表等，代理人员并没有去采集相关的资料。他们认为自己不过就是档案的保管者，医疗机构给予什么样的档案，他们就接受什么样的档案，档案质量的问题应该由医疗机构自己负责。

1.3 专业能力的问题

部分代理人员并非工作态度被动，而是因为认为缺少专业的知识，所以不主动补全档案资料。档案代理机构负责代理各种企业的档案资料，其中包含医疗机构的档案资料。不同的企业有不同的档案管理方法，特别是医疗机构，会需要存储大量的专业的人力资源档案资料。代理人员擅长的是档案管理，对医疗工作不太了解，他们认为在不了解医疗机构工作性质和内容的情况下，难以干涉档案管理工作；为了避免发生档案管理错误的问题，他们宁可采取消极的工作态度。

1.4 档案共享的问题

医疗机构将档案交给代理机构，是为了让代理机构优化管理，提高档案的利用率。然而由于代理机构代理的档案质量不高的缘故，档案的利用率也不够高。同时，因为部分代理机构不太重视档案数据共享，所以档案资料没有被有效的利用。

2 医疗机构人力资源管理中的档案代理制度对策

2.1 建立代理档案管理的标准

医疗单位要结合档案管理的需求，建立档案管理的模板。代理机构要依这套模板来开展档案管理工作，避免出现档案质量差异性的问题。比如医疗单位要制订人力资源档案模板，提出人力资源档案图片清晰度的规定、文字表达的规定等。代理人员接受档案以后，要依照医疗机构制订的规则检查档案的质量，如果发现档案填写不全、图像扫描不清晰的问题，就要把档案发还给原单位，要求原单位修改档案，直至达到质量的要求。代理机构必须依标准开展管理，不接受不符合标准的档案。

2.2 加强代理档案质量的整合

代理人员要发挥档案管理的经验，定期整合档案资料，这是档案资料被有效利用的基础。比如代理人员可提出档案质量评级的标准，然后将整合的档案资料发放给医疗机构，要求医疗机构做好资料评级的工作。人力资源管理部门有效的做好档案资料的评级工作以后，阅览档案资料的人才能了解该档案资料是否有研究的价值。

2.3 建立代理档案共享的平台

代理机构在整合档案时，经常要遇到工作沟通的问题。如果代理机构每遇到一些问题，就去与医疗机构沟通，就会降低沟通的效率。代理机构要与医疗机构共享一个数据平台，代理机构可定期接受医疗机构人力资源机构发来的档案资料，在发现档案资料出现问题以后，要在预设的工作日内把有问题的档案资料发还给人力资源补门，要求人力资源部门补全资料。代理梵构可将整合过的资料批量发送到平台上，由人力资源部门接收并审合。只有建立一个数据共享的平台，人力资源部门与代理机构才可高效的沟通与交流，提高工作的效率。

2.4 强化代理质量服务的评估

醫疗机构要制订一套服务评估的标准，它包括代理机构的档案管理质量、管理的效率、共享的范围等。医疗机构的评估参数将是代理机构工作优化的方向，医疗机构只有优化评估，才能让代理机构了解需要加强哪些方面的工作问题。对于服务态度不善、管理质量不佳、无法满足医疗机构档案管理需求的代理机构，医疗部门要解除合作关系，更换合作伙伴。

3 医疗机构人力资源管理中的档案代理制度服务观念的转变

代理机构的档案代理制度问题，实际上体现了三个观念偏差的问题：第一，服务观点的偏差。代理档案部门是一个服务机构，于是就必须主动的优化服务，提高服务质量。第二，专业能力的偏差。代理机构不能以专业能力不足而不解决档案管理中存在的问题，代理机构必须应用各种对策克服专业能力的问题，发挥档案管理的优势，提供专业化的档案服务。第三，工作对象的偏差。代理机构的工作对象就是档案，必须以优化工作为目标，加强与服务单位的沟通、借助服务单位的力量优化工作质量。

4 结论

医疗机构人力资源管理中的档案代理制度运行时存在着问题，这些问题是由于服务观点的偏差造成的。本次研究说明了优化档案代理制度的对策，并说明纠正服务观点偏差的方向。

参考文献

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