邵海燕

摘 要：在当前信息化时代，信息化技术在档案工作中广泛应用，有效的打破了档案管理的模式和档案工作方式，办公过程中纸质文件被电子文件所取代，这就出现了纸质档案与电子档案共存的现象。而且在当前及今后较长的一段时间内，纸质档案和电子档案都会处于相互依存、相互兼容及协调发展的关系，因此需要针对纸质档案与电子档案并存发展的情况来做好档案管理工作，更好的促进档案管理的多元化发展。文中分析了电子档案与纸质档案并存发展的必要性，并进一步对电子档案与纸质档案并存发展的策略进行了具体的阐述。

关键词：纸质档案；电子档案；并存发展；管理模式；管理制度；同步归档

信息技术的快速发展为纸质文件向电子文件的转变提供了必要的条件，这也使档案载体发生了较大的变化。针对于当前电子档案与纸质档案共存的问题，在档案管理工作中需要有效的完成档案手工管理向现代化管理的过渡，强化对两种档案载体的管理，推进档案管理的多元化发展，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

1 电子档案与纸质档案并存发展的必要性

（一）电子档案与纸质档案在社会发展中都发挥着重要的作用

在纸质档案管理工作中，需要针对档案来源、内容形式和时间来对档案进行分类、组卷和归档。而电子档案管理工作中需要依托于先进的技术条件及电子设备，通过对电子文件进行格式转换。尽管纸质档案和电子档案在功能和特点方面存在较大的差别，但这两种档案形式在社会发展过程中具有必需性，任何一方都无法完全取代对方而独立存在。原始档案的原始性和电子档案的大存储量、信息共享性等都无法被对方所替代，而且电子档案载体缺乏耐久性，数据易丢失，其稳定性、真实性和完整性受诸多因素影响，这些缺点在实际工作中也无法克服。

（二）纸质档案具有不可替代性

当前电子档案数量不断激增，但在人类长期的发展历程中，纸质档案发展时间较长，具有丰富的纸质档案管理经验，而且纸质档案的作用和效力也得到了法律的认可，其具有重要凭证作用，这也使纸质档案在法律体系范围内的权威性受到广泛认可。部分具备凭证作用的电子档案和电子文件，需要经过拷贝存档才能保证其安全性。所以即使当前科学技术取得了较快的发展，电子档案具有显著的优势，但要在短期内完全取代纸质档案也不现实。

2 加快电子档案与纸质档案并存发展的策略分析

（一）实行双套制管理模式

在当前纸质档案与电子档案并存发展过程中，需要针对两种档案载体的各自特点来完善各自的管理体系，做好保管和利用工作。通过实行双套制管理模式，同时在纸质档案管理系统与电子档案管理系统之间建立必要的通道，实现不同载体存储的档案信息之间的有效转换，更好的满足档案信息资源共享的需求，为档案需求者提供更高效及优质的档案信息服务。

（二）建立健全电子档案与纸质档案并存发展的管理制度

由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

（三）同步归档，提高两种档案的关联性

针对于当前的实际情况，电子档案与纸质档案共存发展的局面会持续较长的一段时间，基于档案管理和利用的角度出发，需要记录各类有价值的档案内容，实现纸质档案与电子档案之间的优势互补，全面提高档案的利用价值，加快实现档案信息资源的共享。这就要求档案管理人员在日常工作中，需要做到电子档案与纸质档案的共同归档，通过对纸质档案进行扫描，加快其向电子档案的转换。同时将部分电子档案进行复制和保存，将其转化了纸质档案进行脱机保存。進一步增强纸质档案与电子档案之间的关联性，有效的保证档案信息的完整性，确保档案信息资源的安全。

（四）注重档案管理设施建设

在档案的保管问题上，不管是电子档案，还是纸质档案，都需要具备一定的保存条件、空间和保管设施，这样才能够为实现档案信息的完整性与安全性提供有力保障。对于把“件”当作最小保管单位的纸质档案来说，单个的纸质档案并没有很大的信息存储量，但会形成很多的案卷，并且案卷数量会随着时间的推移越积越多，会需要大面积的存储空间；对于以光盘等为存储载体的电子档案来说，并不需要很多的存放空间，但却对电子系统、保管设施等有更高的要求。这样来看，就应该对电子档案与纸质档案并存状态下的保管设施建设加强重视。比如，统一安排满足防潮、防火、防尘和防盗需求的库房；配备符合国标的档案密集架等保险设施，以及复印机、扫描仪、去湿机以及刻录盘等现代化设备。

（五）创新电子档案管理体系

电子档案和纸质档案管理工作要想取得显著成效，必须在模式、思路和手段上不断创新。许多机关内部的档案部门都没有独立性，其职能主要是执行相关决策而非决策制定，这种相对滞后的管理模式已经不适宜社会发展，这也约束了档案管理和利用成效。这就要求企事业单位不断提高档案管理意识，变档案部门为直属单位，要求档案部门在资源开发、人员编制等方面进行全方位创新，为档案管理工作提供一个良好的环境。档案部门则要解放思想，改变过去那种重馆藏轻利用的发展理念，不断充实馆藏内容，提高馆藏质量，严格电子档案标准与馆藏要求，并在档案管理方法、环节和手段上做出改变，变纸质文件为系统的电子文件组合，完善纸质档案信息化转换流程与管理程序。同时通过电子档案组盘和著录优化电子档案管理，使电子档案与纸质档案管理交叉进行。

（六）提高档案管理人员的职业素质

针对于当前电子档案与纸质档案并存发展的新形势，档案人员需要与新形势的发展要求相适应，不断对自身的知识结构进行补充，努力提高自身的专业技能。并在实际工作中灵活应用各种先进技术，不断的改进档案管理的方式方法，从而推动档案管理工作的现代化发展进程。

3 结束语

在新时期电子档案与纸质档案并存发展具有长期性，因此在实际档案管理工作中，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点，充分的发挥各自的优势，相互弥补各自的缺点，更好的推动档案工作的规范化、数字化、网络化和社会化的发展进程，促进档案事业的健康稳定发展。

参考文献

[1]薛红艳.信息化时代对电子档案的保护技术.黑龙江科技信息，2013（12）.

[2]赖宇凌.信息化新时代对于城建档案电子化的思考.办公室业务，2014（23）.

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