黄艳

摘 要：本文主要探讨当前房地产档案信息建设中存在的收集面狭窄、方式单一和对纸质载体外的其他载体形式不够重视以及房地产档案鉴定工作不到位等管理问题，并针对这些问题提出相应的对策建议。

关键词：房地产；档案信息；管理问题

房地产档案信息的内涵可以归纳为在房地产交易及登记管理工作中，在申请、管理、审批、收费、发证过程中形成的纸质介质为主的多种载体的房地管理捜案资料信息。房地产档案一般都是永久或者长期保存，它形成的挡案信息能够为城市房地产规划、发展提供第一手的资料信息数据。房地产档案信息是最重要的房产登记确权证明资料信息，在房地产相关的法律、财产问题中起到不可替代的证据资料作用。但长期以来，房地产档案由于保管形式单一，保密和安全要求高，所具备的房地产信息服务和共享的功能一直未能有效利用。房地产档案信息目前一般都只是用于房地产管理主管部门业务工作内部査询及向相关的利害关系人、产权人以及司法部门提供信息查询服务。为提商部分城市市房地产档案管理部门信息服务水平，需要调査、分析房地产档案及信息管理现状，并在以下方面做一些工作，一是规范档案信息管理行政行为，二是提髙房地产档案信息利用率和档案信息的准确率，三是提升房地产档案信息系统化查询利用和服务水平。四是在保证档案安全和保密的前提下提高档案信息共享利用水平，为相关政府部门及政府领导提供房地产市场信息决策支持。

1 房地产档案信息建设中的管理问题

（一）收集面狭窄、方式单一

由于房地产市场行为日益活跃，各种房地产产权交易、登记活动都会形成房地产档案信息资料，房地产登记业务类型也越来越多，越来越复杂。一些新的业务发生相比转移登记、抵押登记要少很多，但是送些登记业务也是档案信息资料收集整理的重要方面。目前档案信息资料的收集整理基本上都是依靠房地产化务主管单位在工作过程中形成的资料形成房地产档案信息，未能渗透到登记的前后业务流程中，如在登记前的房地产项目工程档案和项目手册信息，登记之后的房屋拆迂信息，这些都需要相关信息收集主体为依据形挡案信息，最后再根据这些档案信息的收集、整理形成覆盖房产权业务过程的房地产档案信息。

（二）对纸质载体外的其他载体形式不够重视

随着信息化技术手段的应用，档案载体形式多种多样，主要包含：纸质、影像、光盘、文字信息、图像等。但是，目前主要仍然以传统纸质档案载体为重点，其他载体形式并未得到有效利用。各种介质都具备各自特点、优势，如果能很好使用，能够极大提高管理工作效率。但在实际工作中，目前收集整理的档案信息主要集中于纸质档案和档案电子化扫描形成的图像档案信息。实际上，其他载体形式档案资料信息也十分重要，如在房产项目预售时提交的房产总平面矢量團，房产项目测绘形成的房产分层、分户矢量图。由于部分城市市在前期管理中未能重视这些矢量图纸的整理和保存，造成在房地产登记管理工作中需要这类测绘信息时，只能重新测绘或重新收集整理，代价很大。

（三）房地产档案鉴定工作不到位

一方面，由于房地产行业主管部门目前对于房地产档案的保管期限一直没有一个统一的规定。因此，目前各类房地产档案都是永久保存。实际上，一部分己经注销失效的档案完全可在保管一定时期后配合电子扫描档案，对纸质档案予以销毁。另一方面，由于在档案工作中常常忽略了档案鉴定工作，存在着重复提交的资料、不需要提交的资料还被整理进档案的情形，这些都对档案利用工作起到了负面作用。因此，需要依据房地产档案鉴定的职责、任务，理顺整理各环节流程，规范开展鉴定工作。

2 进一步加强档案建设和管理工作的建议

（一）规范房地产挡案僖息载体的收集整理

由于各地房地产政策法规不同，造成各个时期房地产档案资料归档范围不同。需要准确全面的收集整理档案资料，才能在后续工作中能够有效利用档案资料。为了保障房地产档案的规范、可用，建议将以下资料归入房地产档案中：主要包括：1.房地产权利人证明文件，2.房地产权属登记确权审批文件；3.房地产各类登记业务办理相关部门的证明文件；4.房屋相关的上地登记确权信息；5.房产项目测绘信息，包括=产籍图、分丘图、分层图和分户图；6.登记工作中形成的申请表、审批表、收据、存根等资料；7.权属情况证明资料，如房屋所有权证、土地使用权证；8.其他有關房地产权属的文件材料等等。

应确保房地产档案的真实性。房地产登记管理部门需要在登记事项申请资审核阶段就仔细旅行资料核对工作，需要在相关审批或材料齐全，登记状态满足登记要求的情况下才接受业务办理文件资料。在接受文件资料时候，要仔细查验。

在一部分业务中需要配合进行外业调查和进行笔录询问。如果在办理过程中发现缺少必要资料时，需要及时告知业务申请人员，如业务特殊，需报请相关分管领导批示或召开专项会议确定是否能够办理。作为房产鞋案管理部门，还需要根据业务办理情况，及时将办理结果资料及时存入档案，保证档案全面、准确。

（二）拓宽房地产档案栽体的形式

在信息社会的今天，档案载体形式不能仅仅只依靠实物档案资料的形式，需要拓宽档案资料载体形式范围。在现在信息消费的引导下，房产档案信息资价值凸显，只有依靠信息化手段才能更好发挥这些信息的价值。建议在档案载体类型上可以增加其他载体的并加强这些新形式载体利用和管理。如，项目建设期间建设档案可以适当收集挡案的照片、声像资料。规划阶段增加各类规划图纸电子文件的归集。在预售阶段对预售项目采集图像、资料信息以确定其是否达到预售条件。各类电子载体形式的档案资料具有零成本传输共享、传输准确、内容丰富生动的特点，可以充分体现房产的状况。

（三）加强房地产档案鉴定工作

房地产档案鉴定具有十分重要的意义，目前由于鉴定人员的缺乏，部分城市地产档案鉴定工作开展步伐缓慢，在档案中时常出现缺件、或重复件的情况。档案鉴定工作可以减少搜案问题，提髙档案的质量，优化档案归类方式和档案管理层次，提高档案检索效率并间接降低了挡案管理成本。由于针对房地产档案的鉴定工作，目前没有具体可以执行的标准规范，只能依据国家档案管理的档案归档范围、保存期限等原则和要求，结合部分城市市房地产档案管理工作实际，制定符合本地管理要求的涉及档案归档范围、保管期、整理、立卷上架等工作内容的地方性规范文件。房地产档案鉴定工作就可依据这些规范文件可序、有序开展，通过鉴定工作形成规范、优质的部分城市市房地产管理挡

3 结束语

房地产档案信息在房地产行政管理、产权交易、司法协助、房产档案信息享交换等工作中起着至关重要的作用，随着房地产市场的日益活跃，对房地产档案信息管理工作的要求也越来越髙。目前，全国的不动产登记工作正全面展开，房地产档案信息管理工作者应抓住这一历史机遇，推进房地产档案管理体制改革工作。制定和完善房地方地产档案信息管理标准和规范，指导房地产档案管理工作。进一步加强房地挡案管理内部工作，拓宽档案载体形式，加强鉴定工作，提高房地产档案质量。与当前大数据、云存储和地理信息管理等先进信息化手段相结合，进一步完善房地产档案信息管理系统建设。以“政府信息公开”为指导，以信息消费为契机，在政策法规允许的前提下提供更多针对房地产档案信息的信息产品和信息服务。提高档案信息管理工作人员综合素质，更好为房地产管理及人民群众服务。

参考文献

[1]姜浩.提升房地产档案管理水平研究[J].兰台内外，2015，（05）

[2]杜海.信息时代房地产档案管理[J/OL].电子技术与软件工程，2014，（20）：endprint