王冕晨

摘 要：当前我国社会经济发展极快，对人防战备的有关文书档案管理的要求愈来愈高，因此人防文书档案管理工作方法是我国国家档案管理有关人员值得关注的热点。此外，人防文书档案工作放方法存在者许多的问题需要不断完善，这些问题包含硬件设施设备不足、为引进新的信息化技术、档案管理有关人员责任心不足等，均是对我国人防文书档案管理工作的发展形成障碍。本文旨在探究做好人防文书档案管理工作的方法，为人防文书档案管理工作有关人员提供参考依据。

关键词：人防文书 档案管理 方法

前言

政府机构中人防属于较为边缘的一个部门，想要提升人防文书档案管理工作效率和质量就必须要重视管理工作的方法[1]。与此同时，随着我国社会经济发展步伐越来越快，我国城市规模不断扩大，人防文书档案数量越来越多，并且科技水平不断提升，给人防文书档案管理工作带来了新的困难和机遇。也就需要文书档案管理工作人员对在工作过程中存在的困难解决。

一、人防文书档案管理工作过程中存在的问题

（一）未引进新管理技术

随着网络信息技术不断发展，网络信息技术已经渗入人们生活中，人防文书档案管理工作应引进新管理技术对文书档案管理、整理、收集、存储等，才能有效减少查找、整理、归档所需时间，以及提升文书档案管理工作效率[2]。但目前人防单位仍旧沿袭传统的文书档案管理工作方法。这样一来随着文书档案数量不断增加，极易出现文书归档紊乱的情况，当利用人防文书档案信息时，档案管理员常常不能在短时间内正确的找出人防文书档案信息，使人防文书档案信息利用率下降。

（二）文书档案管理工作人员责任心、管理技能不足

人防文书档案管理工作有关人员管理技能、责任心的优差对文书档案管理工作的质量有着直接的关系。当前部分人防部门文书管理人员专业技能、责任心较差，某些管理人员对文书档案管理制度不熟悉，不利于管理好文书档案。

二、文书档案管理办法

（一）合理运用新技术开展人防文书档案管理

信息化是时代的特征，在这一大背景中，人防档案管理工作无可避免地与新技术产生交集，合理运用新技术亦可有效提升人防文书档案管理工作的效率。将电子信息技术用于人防档案管理中，能够迅速、有效采集人防文书档案相关信息，并对信息进行归类、处理、存储[3]。采用信息化技术帮助建立人防文书档案管理系统，可系统化地收集人防文書档案相关信息，并高效分类，将不同的信息归入相应分类中，如此一来，人防文书档案的查找将更为方便，位置信息明确记录在信息系统中，只需通过系统查找便可找到相关信息，并进行调用，进而大大提升了人防文书档案管理的工作效率。应用信息化手段进行人防文书档案信息的管理，一方面能够增加归档的科学新，另一方面，也能够有效防止档案数据的丢失，在应用信息系统过程中，管理者做好相关数据的备份工作，并完善备份管理，可有效避免因工作失误导致的人防文书档案丢失风险，防止档案损失。在工作中应当注重对人防文书档案的备份，应结合各部门力量，同时做好档案备份工作，并利用新技术建立统一的数据库，应用数据库对备份进行统一管理，在有效管理档案的同时，以降低了人防文书档案管理的难度，有助于提升整体的工作

效率。

（二）以过硬的设备开展人防文书档案管理

人防文书档案管理关系着城市的建设、当地的经济发展，人防领导应当对档案管理工作提高重视度，为确保人防文书档案管理工作的顺利进行，应加强对硬件设备的投入，以过硬的设备条件保障人防文书档案管理的顺利开展。人防文书档案管理需得到相关领导的关注，随后才能争取资源，将资金投入到人防文书档案管理设备建设中。在开展工作过程中，需应用办公化软件对档案进行自动规整，此类软件是信息化管理的必备手段，是开展档案信息采集、归类、存储的硬件基础，能够避免因手工作业导致的错误、遗漏等问题，保障人防文书档案管理工作顺利开展。除此类新兴办公化软件外，计算机也是人防文书档案管理开展的必备条件之一，人防部门在开展工程建设工作的过程中，可将准备工作相关材料、设计文件等在计算机中存档，以建立与工程建设相关的人防文书档案信息库，方便日后查找、取调资料[4]。总言之，应用相关硬件设备，能够有效协助开展人防文书档案管理工作，提升工作效率，需重视硬件设备在这一工作中的应用。

（三）培养一流技术、素质的档案管理队伍

管理工作人员的业务能力事关着人防文书档案管理的开展，为适应当下工作的变化，工作人员应当提升自身技能水平，学习新知识、新技能，同时，人防文书档案管理部门也应当注重对工作人员的培训。可依据工作人员原有基础水平、年龄等因素进行批次划分，并进行分批培训，若工作人员文化水平较高、年龄较低，可系统化培养，强化其专业能力；若工作人员文化水平较低、年龄较高，可注重培养其工作态度，督促其以敬业、负责的态度开展人防文书档案管理相关工作。在确定培养的同时，应当注重对工作人员的考核，监督培训效果，确保工作人员的能力能够得到实质性的提升。

3.结语

人防部门是我国防部最重要的组成机构，做好人防文书档案管理工作对我国社会经济的进展起到极为重要的作用，需要引进新的管理技术、培养高素质人才和先进的设备设施，只有这样才能有效对文书进行管理和提升我国人防文书档案管理工作方面的工作效率。

参考文献：

[1] 邵明芹.人防办公室文书档案管理工作的完善对策[J].办公室业务，2017（16）：131.

[2] 何青.浅析做好人防文书档案管理工作的方法[J].赤子（上中旬），2017（06）：158.

[3] 金明辉.“互联网+”时代背景下大学文书档案管理工作探析[J].佳木斯大学社会科学学报，2018，36（04）：171-173.

[4] 李政清.做好机关文书档案规范化管理工作的思考[J].办公室业务，2018（16）：102+114.