刘彦彤

【摘要】档案管理部门对档案信息资源进行必要的不断的整合，以提供和保障社会利用档案信息资源的储备量和便利条件，最大限度地满足社会共享档案信息资源的需求。档案资源整合是一项管理体制和服务机制的创新，需要在工作中不断改进完善，实现档案馆工作和档案室工作的双赢。

【关键词】档案;信息资源;整合;方法;途径

档案管理部门对档案信息资源进行必要的不断的整合，以提供和保障社会利用档案信息资源的储备量和便利条件，最大限度地满足社会共享档案信息资源的需求。档案资源整合是一项管理体制和服务机制的创新，需要在工作中不断改进完善，实现档案馆工作和档案室工作的双赢。

一、档案信息资源整合意义

1、档案资源整合是经济常态化社会共享档案信息资源的新要求

专业档案管理以系统专业主管部门管理为主，所立档单位或专业档案馆收集保管，主要服务于党政机关及各级领导，由于是本单位自行使用，所以在管理上具有条块分割的特点，出现了档案资源分散、国家综合档案馆的档案资源很有限、档案部门服务功能不强的现象。很难适应与社会主义市场经济常态化的新形势要求、社会快速发展的节奏、社会各领域对档案信息资源的需求。因此，必须进行档案资源整合，要通过国家档案馆，对本行政区域内的档案资源实行集中统一管理，把专业档案的多头管理和分散保管，转为国家综合档案馆集中统一管理，调整国家档案资源的归属流向，优化国家档案资源配置，建立覆盖社会各方面的档案资源体系，并发挥其为全社会服务的应有作用，满足经济常态化社会各领域共享档案信息资源的需求。

2、档案信息资源整合是档案馆自身建设的需要

整合档案信息资源是档案馆工作必须拥有的物资条件，是档案馆自身建设的基础性工作。在经济常态化新形势下，各级国家档案馆的要务就是要加大建设档案馆资源的力度，不断改进和完善档案管理方法和模式，加强档案的接收、征集工作，整合优化资源，改善调整结构，丰富内容馆藏，特别是要把服务于广大老百姓物质文化需求的档案收集进来，激活其活力。一是将分散在各个部门和单位的档案资源和现行文件进行集中，完善档案馆并其把基本功能发挥出来;二是对档案资源进行优化配备和开发利用，由以来的多头管理改为集中管理，由档案分散改为集中，由无序到有序，取消纸质，实现电子无纸化。只有这样，才能主动依法向广大老百姓开放利用档案，实现档案信息资源的真正使用价值。

二、档案信息资源整合的方法和途径

1、明确整合档案信息资源的目标

档案行政管理部门和档案馆要明确档案工作是服务于经济社会全面发展、服务广大百姓的，馆藏要以文书档案为主，科技档案为辅、兼顾专门档案和部分不系统的民生档案，档案行政管理部门具有主体地位，实行对本行政区域内档案工作有效监管权力，理顺档案的归属和流向，把档案接收和征集、改革进程、典型活动、重点项目档案和涉及民生的户籍、婚姻、生育、就业、土地、林权、移民、房产、医疗、保险等档案，以及公开的现行文件进行不断地整合，夯实档案资源基础;以为民、便民、服务民生为出发点，在档案馆建立档案信息数据库，形成档案信息孤岛，把开放的档案信息和公开的现行文件，经过数字化加工上传英特网;利用党政办公专网，备份各级党政机关单位的现行文件，使党政机关共享电子档案资源，并把电子文件和机关档案目录数据离线，充实到档案馆档案信息数据库里面，这样使用者就可以利用该系统，在档案馆现场、英特网和办公专网上查阅各种信息资料。

2、采用科学的档案信息资源整合方法

档案信息资源整合是一项专业性极强的工作，要具有先进的理念、设备和科学方法，才能实现既定目标。在理念上，要坚持高起点、高标准、高效率;设备配置上，要拥有计算机、复印打字机和扫描仪;收集方法上，要进行档案实体、档案数据和档案利用系统整合;传输上，要建立档案馆局域网、党政办公专网、英特网;通过这三种方式，来实现档案馆查阅大厅现场查阅，党政办公专网上查阅和英特网上在线查阅的目标。

通过档案信息资源整合，在档案资源集中统一管理的原则上，保证了国家全宗的完整性、安全性和有效性，为建立档案工作的资源体系、安全体系和利用体系创造了有力条件，实现了档案工作由封闭型向开放型转变，档案信息的服务功能得到了充分发挥。

三、档案信息资源的利用和整合要由档案网站来做保障

档案网站有广义和狭义区分。广义的档案网站，是指一个应用框架，它将各种档案应用系统和各类档案信息资源集成到一个信息管理平台上，并以统一的用户界面提供给用户，从而建立起档案部门面向各类用户的信息通道。狭义的档案网站，是指基于互联网对档案信息资源进行集成，并提供有关档案信息服务的应用系统。档案网站的建设是档案馆拓展服务功能和档案信息化建设的重要内容，它应该是一个集多项功能于一体的开放性服务窗口。其功能：一是档案信息服务功能。这是档案网站的基本功能，也是区别于其他网站的本质所在。建立档案网站的目的是向社会公众提供档案信息服务，使档案用户借助于网络，可以实现快速方便的档案信息查询，通过网络完成档案信息的传输服务。为此，档案网站应该提供内容丰富的档案信息资源和在线查询服务。

二是宣传功能。档案网站它可以成为档案工作、档案机构和档案职业形象宣传的有效工具，可以利用馆藏档案资源进行宣传;通过网上档案展览、档案公布等形式，开展传统历史文化教育和爱国主义教育。

三是网上办事功能。档案信息服务只是公众单向的从档案部门接收信息，却无法向档案部门提出要求。因此，档案网站还需要增加动态咨询服务，实现网上办事，达到档案部门与公众之间的双向互动。如档案行政许可的申请和办理、档案业务培训的报名与确认、查阅档案的请求与回复等。

四是交流功能。通过网上对话、留言板与网上调查、网上投诉、电子信箱等诸多方式，档案网站可以起到档案部门与公众之间交流的信息桥梁作用。应建立相应的回应机制，对公众的建议和意见要及时反映并做出有效处理。

四、结束语

随着国际互联网络在全球的迅速发展，目前已经现实了信息资源的全球交流与共享，使档案网站也快速地发展起来了，成为档案部门为社会各个领域和广大公众提供便捷、高效、优质的服务窗口，为国家经济和社会的可持续发展起到了助推作用。