文/河北大学管理学院 郭媛

基于BSC的档案开发利用绩效评估研究

文/河北大学管理学院 郭媛

本文对背景进行概述、进而从BSC四个维度设置档案开发利用绩效评估的衡量指标，并提出运用BSC应避免出现的问题。

平衡计分卡；档案开发利用；绩效评估

一、背景

平衡计分卡（BSC）通过图、卡、表的形式实现组织战略的规划与实施，它是一套卓有成效的战略管理与执行工具。平衡计分法（BSC）的思想源于卡普兰和戴维诺顿的一篇题目为“平衡计分卡——绩效驱动指标”的论文，文中首次提出“衡量什么，才能得到什么”的观点。追溯BSC发展可划分为萌芽时期（1987-1989年）、理论研究时期（1990-1993年）、推广应用时期（1994至今）。

档案工作进行绩效评估历史久远，20世纪80年代西方社会兴起的“新公共管理运动”进一步提高重视度，其中突破了以财务指标为关键要素的传统评价模式“平衡计分卡”理论 （BSC），作为新颖的化战略为行动的工具受到青睐。因此将BSC对档案开发利用进行绩效评估有助于鉴定档案开发利用的正确方向，提高档案开发利用工作的质量和档案信息开发的效率。

二、BSC在档案开发利用绩效评估的维度

档案开发利用工作的绩效评估有着自身的特点和差异性，要结合档案开发利用工作的特点进行评估。

（一）档案利用群体维度。BSC要求把组织环境中的重要利益群体当成不可或缺的评估内容。档案开发工作的意义和价值是要以服务于档案利用群体、帮助档案利用群体、满足档案利用群体为导向，因此档案利用群体是与档案开发利用最密切的利益群体。档案开发利用工作的意义和价值需要通过提供服务利用的形式体现出来，因而服务绩效评估在BSC四项评估维度中居于第一位。除此之外，由于档案信息资源开发利用的评估对象不仅包括档案信息资源开发利用行为，还包含档案开发成果。所以，在将服务绩效评估中，评估内容也要尽量涵盖影响档案信息资源开发成果的其他相关因素。

（二）财务维度。合理支配资金不仅能保证业务的顺利开展，还能合理地优化业务的完成质量。对档案开发利用工作中资金维度的评估，是为了促进档案开发利用资金使用合理性，完善财务制度科学性，加强成本管理控制性，通过提高资金使用效率和收益率，实现档案开发利用工作资金管理的透明度。相较于其他业务部门，档案开发利用工作的宗旨是为社会提供档案开发成果并为公众利用，而营利并不是档案开发的最终目的。所以在财务维度评估时，要结合档案开发的特殊性进行相关指标的转换。

（三）流程维度。为组织内部管理过程制定目标和测评手段是平衡计分卡同传统的业绩测评方法之间显著的区别之一。业务流程的效率在很大程度上决定了档案开发利用工作提供的公共服务的质量，组织合理、调配有序、运行顺畅、应急灵敏的业务流程，是实现档案开发利用工作战略目标的保证。与企业以财务指标驱动的业务流程不同，档案开发利用工作内部流程维度是以实现业务流程的整合与重组、提升管理工作的执行力、优化组织的整体效能，可从战略制定、业务分析、指标体系构建、指标体系执行四部分进行指标设置，进而细分。

（四）学习与成长维度。当今处于不断变革的时代，各行各业需要获得、保持、增强持续发展的能力。随着现代科技和生产力的发展，档案开发利用工作的发展趋势呈现出开发利用主体的广泛化、客体的多元化、方式的电子化与网络化。公众对档案的利用需求性的增长，有利与档案开发利用工作的进行和开展，同时也对档案开发范围、开发质量及开发速率提出更高的要求。在档案开发利用绩效评估中，学习与成长维度的目标就是要提高员工对组织文化、价值理念的认同、提高员工综合素质与自身业务能力、提供相互激励的环境和建立学习型组织。

三、BSC运用需避免的问题

运用BSC的四个维度对档案开发利用工作进行绩效评估有其自身的优越性，也要重视评估中其他客观因素。

（一）战略规划缺失支撑。档案信息资源开发与利用战略是档案机构开展服务活动的纲领，它确定了档案信息资源开发利用的内容、手段及实施步骤，引导相关部门为实现组织目标而努力，避免档案开发活动的盲目性。BSC只是作为一种战略评估工具，它的有效运行也需要依托既定的发展战略，却不能代替一个企业或行业的战略规划。需要明确的是，运用平衡记分最终目的是为实现组织的远景和战略，只有在组织的战略目标明确、战略导向清晰、战略架构完整的前提下，BSC的四个维度才能有用武之地。

（二）评估原则的缺失。档案开发利用绩效评估须需遵循目标性原则、科学性原则、全面性原则、模糊性原则及动态性原则，遵循原则有利于保证评估结果的客观性、合理性、科学性。将档案开发利用评估原则与平衡记分卡的因果关系原则、成果量度与绩效驱动因素原则及财务连接原则相结合，制定合理的评估指标和评估体系，实现对档案开发利用工作的定性和定量的双向评估。

（三）指标合理性的缺失。档案开发利用工作有其自身的特殊性，档案信息资源是知识信息的组织，是人类指挥的集合。档案信息资源的利用价值是潜在的，只能通过用户档案信息知识的吸收，转化为智慧和创造力，才能间接地产生经济效益和社会效益。因此在进行指标设定时，要注重经济效益指标和社会效益指标相结合：完全采用经济效益指标，难以衡量当下档案信息资源开发利用工作社会效益价值；完全采用社会效益指标，又难以控制档案开发利用工作的成本。

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