如何做好事业单位的档案保密工作

2016-11-25吉林省洮南市劳动监察大队王玉珍

办公室业务 2016年13期

文/吉林省洮南市劳动监察大队王玉珍

如何做好事业单位的档案保密工作

文/吉林省洮南市劳动监察大队王玉珍

档案不论是对个人还是对单位来说，都有着极其重要的意义。对个人来讲，档案是最原始的记载，是个人成长历程的见证，有着任何证件都不能取代的特殊功能和独有的法律效力，在个人的晋升职称、办理退休、工作调动等方面都发挥着重要作用；对单位来说，档案关系到单位的前途甚至是国家的前途，档案的流失或者泄密会给单位或者国家带来不可弥补的重大损失。因此，事业单位做好档案保密工作十分重要。

事业单位；档案保密；岗位职责；档案开放；监督机制

档案保密工作关系着事业单位的信息安全，对个人成长和事业单位的发展等都有着不可替代的重要意义。随着时代的发展以及科学信息技术的不断进步，档案管理工作已经逐步开始数字化和网络化，较之以前工作效率得以大大地提高，但同时也面临着诸如档案流失、信息被盗等风险，加强档案保密工作成为摆在事业单位发展面前的重要课题之一。

一、加强事业单位各级工作人员的岗位职责建设

事业单位要注重根据档案管理工作的现实，加强事业单位各级工作人员的岗位职责建设，进一步提高他们对档案保密工作的责任感与使命感。首先，事业单位要认真贯彻执行《档案法》和国家在档案管理方面的相关规定，定期做好档案保密工作的规定、制度以及法规等方面的宣传工作，通过以档案保密为主题的专题会议、员工工作手册内容的补充、档案保密工作心得交流等活动的开展，逐步增强工作人员的档案保密意识；其次，事业单位要认真落实档案保密制度、档案安全保管的建立和执行，进一步强化对档案的利用、保密、保管等制度的落实，实行档案的专人查阅、专人保管，并督促全体人员认真执行《档案保管保密制度》《档案统计制度》《档案库房管理制度》《档案管理人员岗位职责》等相关规定的要求，为档案保密工作水平的提高奠定扎实的基础；再者，事业单位要派遣专业人员，做好档案的利用与统计工作，要对各类档案的接收、利用、销毁以及库存等进行真实、准确的统计，有步骤、有计划地对档案史料进行详细的汇编，并积极做好对档案资源信息的开发利用工作，确保在做好档案保密工作的同时，发挥出档案更大的作用与价值。

二、做好档案开放中的保密工作

在档案开放之前，档案管理人员要严格审查档案，因为审查工作既是档案开放之前不可替代的重要环节，也有着准确判断和区分档案的使用程度与范围的重要功能。事业单位领导者要严格要求档案管理人员依照现有的管理规定，逐件审查开放的档案，做到更专业地判断档案开放的程度和范围；还有，要派遣专业素养较高的档案管理人员，对在初审中部分审查为开放的档案，要在请示领导、结合实际、权衡利弊的情况下进行认真的分析，促使最终开放档案的数量和程度可以符合相关要求；再有，要完善一些基础性的工作，首先就是要进一步增强开放档案案卷的内在质量，合理地运用之前的档案管理基础，系统性地整理开放档案，从而逐步实现分类科学、编目清楚、排列系统、组卷合理、分类科学的目标；还有，要编制科学的检索工具，比如开放档案目录、开放档案卡片目录、开放档案全宗介绍等，并且应当以照相、复印和抄录的形式搞好重点档案的副本，从而不仅满足了档案使用者的需求，也为档案保密工作的顺利开展做了重要铺垫；其三，单位要统一安装相应的监控设备，不断地完善监控机制，对于某些为了获得凭证来查阅档案的使用者，要特别防范其涂改或者偷撕档案，避免由于管理失误所造成的不可避免的损失。

三、强化档案管理工作的监督机制，为档案保密工作保驾护航

事业单位要想使得档案保密工作获得更为理想的实效，还需要做的就是强化档案管理工作的监督机制，可以考虑从以下几个方面出发：一是注重执法队伍的建设，事业单位要结合实际，注意选拔那些政治素养高、业务能力强、通晓监督工作的相关知识和法律法规的人才，并充实到监督队伍中去，为档案管理监督工作的开展提供更多优秀的人才；二是要注重加强对特殊载体档案、专门档案的监督指导，事业单位要将这类档案的管理和具体工作指导纳入到单位专门的议事日程，并深入研究本部门、本地区所形成的特殊载体的档案、专门档案的范围，据此提出相应的工作目标与计划，并对这些档案进行重点性盘查与整理，确保所有档案都能够记录在案、随时查阅，避免诸如档案流失等不良现象的出现；三是要将档案保密工作的情况和单位档案管理人员所获得的薪酬、福利待遇相挂钩，对他们的工作情况、工作态度等进行综合性审查，要让他们理解个人利益和单位利益的重要关系，进一步提升他们对档案保密工作的认识与理解，逐步形成良好的工作氛围，使得档案保密工作迈上更高台阶。