于向红

【摘要】声像档案作为医院档案的重要组成部分，其主要是利用摄录手段形成的具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、幻灯片等载体的信息资料。虽然声像档案所占医院档案总量的比例较小，但能够更真实的对医院的发展历史进行反映，其所起到的佐证作用是其他类型档案所无法比拟的。因此需要加强医院声像档案管理工作，确保更好的提高医院声像档案的利用水平。

【关键词】医院；声像档案；管理；问题；措施

声像档案是以影像和声音为主，以不同材料为载体，同时辅以文字说明并对国家和社会有重要保存价值的历史记录。在当前科学技术快速发展的新形势下，声像档案数量越来越多，已成为什现代社会档案资源体系的重要组成部分。医院内的声像档案，能够更好的再现医院发展历史的原貌，对医院的发展具有非常重要的意义。但相对于医院其他档案来讲，声像档案一直得不到有效的重视，这就导致实际工作中，声像档案管理较不混乱，档案存在着流失的问题，并没有真正的发挥出声像档案的重要作用。因此需要加强医院声像档案管理工作，更好的发挥出声像档案的综合效益。

一、声像档案管理中存在的问题

（一）声像档案归档意识浅薄。（1）在医院日常活动过程中，一些拍照及录音录像等工作通常都会由院办公室及宣传科负责，因此声像档案一般都会在院办公室及宣传科形成，但声像档案往往会每半年度或是一个年度才会交由档案室进行归档，在这个过程中，声像档案资料形成部门对工作的细致程度则会对声像档案的质量产生较大的影响。一旦声像档案形成部分对声像档案重视度不够，必然的会导致声像档案质量下降，很难保证声像档案的归档率。（2）当前医院各科室在日常工作中自行拍摄活动较为普遍，这就导致在自行拍摄过程中会形成一些有价值的声像资料，但由于各科室自行拍摄及一些临床科室自行拍摄的照片等都不属于声像归档部门，从而导致这些具有重要价值的声像档案无法归档，档案管理部门无法实现对这些声像档案的管理和存储。

（二）声像档案管理手段滞后。声像档案在保管过程中对于温度和湿度具有非常严格的要求，同时还要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想满足声像档案的保管条件，则需要投入大笔资金。但这对于当前各医院来讲，大笔的资金投入到声像档案管理工作中不现实，很多医院自身资金较为紧张，也很难拿出大笔资金用于声像档案保管设备的购置。

（三）声像档案管理人员素质不高。当前医院档案管理人员多数都没有经过系统的档案专业知识学习，部分档案管理人员仅在上岗前接受短期的培训。档案管理人员整体专业技能和素质普遍不高，这也导致在具体声像档案管理工作中，由于缺乏专业管理知识，不仅管理方式落后，而且在声像档案保管过程中与纸质档案保管采取一样的方式，从而对声像档案的有效性带来较大的影响。另外在声像档案保管工作中，很少借助于现代化的技术和手段，还停留在简单的收集保管工作上，这对于声像档案的寿命带来了较大的影响。

（四）声像档案没有得到有效的开发利用。当前各医院对于声像档案缺乏开发利用的意识，仅满足于查询、出版专刊画册及简报的层次，仅对声像档案开发不够，而且缺乏档案专题编研能力，从而导致很多具有开发价值的档案没有充分的发展出具体的作用。

二、加强声像档案管理的措施

（一）重视对声像档案的管理。从制度上对一些不尽完善的归档范围进行调整，对日常工作中可能形成较多声像资料的科室，要将其纳入声像档案归档范围，杜绝重要声像资料失管现象的发生。开展经常性档案专题宣传，包括开展声像档案重要性的宣传，提高员工对声像档案重要性的认识。档案管理部门要与各科室保持经常性沟通，及时掌握医院信息，对各科室档案查阅提供各种便利条件，使医院员工对声像档案工作予以配合支持。

（二）做好声像档案收集、整理和归档工作。经常深入科室了解情况，及时发现有价值声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，往往会起到事半功倍之效。在人手允许情况下，可考虑让档案管理人员承担医院部分重要活动的资料摄影工作，这是声像档案积累的最佳条件。在具体工作中，真正掌握医院重要活动的第一手材料，保证声像档案的归档完整性，确保归档质量的提升。

（三）加大投入力度。声像档案的保管需要一定的设备投入，声像档案管理部门争取单位领导的重视，在经济上给予投入，购置必需的设备，如防磁软盘音像柜、智能光盘柜等，改善保管条件，完善硬件设施。

（四）努力提高档案管理人员的专业素质。档案室是“没有围墙的大学”。自学是声像档案管理工作者提高自身专业水平的主要途径。声像档案管理工作者要通过订阅档案报刊、书籍等形式加强自身业务学习，在干中学，在学中干。此外还可通过报考电大、函授、进修等多渠道、多形式的继续教育，不断进行专业技能的填补和提高。作为单位领导者，要支持鼓励档案管理人员参加上级档案部门组织的档案培训班及档案管理交流活动，扩大视野，增长知识，并为其创造良好的工作环境和发展环境，从而提高声像档案管理水平。

（五）应用现代手段管理声像档案。随着当前计算机技术和网络技术的快速发展，医院需要加快实现声像档案数字化，在对声像档案保管方面采用现代化技术。利用扫描仪来对照片进行扫描，实现照片档案数字化，同时加快推进录音和录像档案数字化的进程，这不仅有利于声像档案的保管，而且为声像档案的利用也创造了良好的条件。利用现代化手段来对声像档案进行管理，有效的延长声像档案的寿命，加快实现声像档案资源的共享。

三、结束语

无论是声像档案还是其他类型的档案，其管理的最终目的都是是为了实现档案的有效利用，充分的发挥出档案自身的价值。因此对于医院档案管理人员来讲，需要加快推动声像档案开发利用的步伐，利用各种渠道及途径来提高声像档案的利用率，确保声像档案能够更好的发挥出真正的价值。

参考文献

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