【摘要】档案统计是档案工作中必不可少的一个重要环节， 它以在档案工作中获得的数据为依据， 以数据为表现手段，通过对数据质与量联系的观察和研究，全面地反映档案事业发展的规模、水平和质量。高校档案统计工作为高校档案管理和高校发展做出了不可忽视的贡献，但目前，高校档案统计工作中还存着一些不足影响其作用的发挥。

【关键词】高校档案；档案统计

一、高校档案统计工作的内容

高校档案统计具体来讲就是运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，最终以形象化的数字、图标等表现出与档案工作有关情况的方法。它是档案业务中必不可少的一环，是档案综合管理的基础。通过档案统计，高校档案馆（室）可以摸清自己的家底，充分了解本校的档案管理情况，为档案工作的进一步利用打下良好基础。

档案统计工作通常包括基本统计和综合统计两部分。基本统计包括档案的收进、整理与鉴定、保管数量和状况的登记、利用服务情况的登记，以及档案构成、档案机构和人员等情况的基本统计；综合统计主要包括其他专门统计。综上，档案统计工作的基本任务，就是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查和分析，并提供统计资料，实行统计监督。

二、高校档案统计工作现状及存在的问题

档案统计贯穿于档案工作的全过程， 高校档案统计工作还可以为制定档案工作的方针、高校的发展规划提供依据。通过统计工作，可以全面地、准确地反映档案的数量、速度、馆藏档案的状况和变化、利用档案的频率和发展趋势，便于对档案管理工作进行分类指导、监督和检查，为高校管理者对档案事业决策提供数据和可靠依据。但是，目前高校档案统计工作中还存在诸多问题，制约着档案工作在学校管理与发展中的作用。

1.档案统计意识淡薄。受传统档案管理观念影响，个别领导和档案从业人员对档案统计工作的重要性认识不足，觉得档案统计工作过于繁琐，数字的准确性无人核查，也无关紧要。对档案统计的重要性认识不足，导致了从业人员统计数据不真实、不全面，不仅不能反映实际情况，更谈不上从数据中发掘统计规律，指导档案统计工作的发展。

2.档案统计人员素质不高，专业技能欠缺。其一，档案工作人员中专门从事统计研究的人员非常稀缺。高校档案管理人员兼职较多，大多没有经过专门系统的专业学习，有的甚至没有管理过档案，对档案管理业务不熟练，容易造成档案统计数据的错报与漏报。其二，领导对档案领域认识不足。分管档案的领导、高校的人事管理人员不了解档案统计工作，想当然的认为就是整理文件，录入表格，随意安排人员从事档案管理工作，导致从上而下系统性偏弱。

3.档案统计管理不规范、缺乏制度化。与高校其他工作如科研、教学等工作相比，档案统计工作本身就相对弱势，工作流程上，档案统计工作是在科研、教学等工作结束后，数据留存的收尾工作，往往缺乏重视。档案统计缺乏系统的科学方法，使用的表格往往很随意，无法形成制度化程序，导致管理不规范。

4.档案统计工作手段落后。21世纪是互联网时代，大数据正在改变整个世界工作、生活方式，在网上图书馆、档案信息化的今天，仍有部分单位习惯于传统的数据表格方式。在数据发掘上，仍采取简单的百分比比较，很少采用计算机数据统计工具，无法发掘更多有价值的隐藏信息。

三、高校档案统计工作努力方向

高校档案统计工资存在一系列的问题，提高高校档案统计工作管理水平是一项系统性工作，建议从以下几点逐步完善：

1.加强档案统计“科普”，进一步提高对档案统计重要性的认识。采取“请进来”的办法，邀请外部优秀从业人员到高校讲座，提高全员档案统计意识；采取“走出去”的办法，高校档案统计人员参加各种档案学会的交流活动，多与优秀单位交流。同时，要加强宣传，充分利用档案统计中生成的数据来宣传档案在各个领域所发挥的作用，强有力的数据远远比泛泛而谈的语言更有效果。总之，思想上的重视是档案统计发展的第一步。

2.引进优秀人才，提高从业人员整体素质。档案人事招聘时多向档案学、统计学人才倾斜。对于目前在岗的非专业人员，逐步组织各式各样的学习、培训，提高专业技能，在工作实践中，注重鼓励先进，倡导先进方法，逐步提高从业人员的整体素质。

3.建立、健全档案统计管理制度。建立健全相关规章制度，使档案统计工作有章可循，用规范化的管理确保统计数据的真实与准确。一是不断完善原始数据登记制度，坚持做好档案统计的收进、移出、保管、利用等的基础工作，做好平时基础数据的积累。二是建立统计数据质量管理责任制度。档案统计报表每年实行逐级上报、汇总。高校档案部门负责人作为统计数据质量的第一责任人，要对上报的统计数据负全责，强化质量意识，严把数据质量关，对统计数据进行认真核实，确保统计数据的准确性。

4.革新档案统计工作手段。计算机的普及为统计工作现代化提供了技术保证，对于数据采集、整理、加工不但具有速度快、准确性高， 便于汇总等优点， 而且所形成的统计档案具有电子档案的特点。利用统计学相关的数据分析工具，将收集到的数据转化为更加直观的表格、图表、文字等，便于对比分析、相关分析与因果分析， 从定性分析和定量分析中找出档案工作的发展和变化规律。

总之，档案统计是档案工作的一项重要内容，没有统计的档案管理是盲目的管理，没有统计的档案服务是被动的服务。如今，高校管理与教育事业的蓬勃发展对档案部门也提出了越来越高的要求，档案人员要努力做好档案统计工作，为高校的科学管理和决策提供可靠的信息依据，为高等教育的发展贡献一份自己的力量。

参考文献

[1]常莉娜.高校档案统计工作之我见[J].兰台世界：上半月，2006（01）：47-48

[2]李小飞.浅议高校档案统计工作[J].云南档案，2011，（1）：42-43

[3]潘轶.努力做好档案统计工作[J].兰台世界，2008，（15）：48-49

作者简介

孙艳华（1987—），女，山东潍坊，哈尔滨理工大学，数量经济学理论与应用。