屈国华

【摘 要】新时期，科技的不断发展离不开信息。更新思想观念，改变档案管理的传统模式，开发利用档案信息资源，才能适应当前改革开放和经济建设的需要。

【关键词】档案信息资源 开发 利用 检索体系 现代化管理

信息与物质、能量一起，构成现代科学技术的三大支柱。作为原生信息的档案，是信息家族中占有绝对地位的一个成员，而其他信息均为派生信息。大力利用档案信息，为社会主义现代化服务，是一项非常重要的工作，也是档案工作的根本宗旨。档案来自社会，用之社会，开放档案是实现档案潜在价值的途径，是把档案的有用性和可用性变成社会效益和经济效益，是实现档案信息资源共享的途径。本文试对档案信息资源的开发和利用工作做粗浅分析。

一、开发、利用档案信息的意义

（一）开发、利用档案信息资源是档案工作的根本目的和中心任务

所谓开发、利用档案信息，就是把档案中储存的大量信息，采取积极主动的方法，有计划、有目的地进行分析研究和整合，把分散的信息变成集中而有条理的信息，通过一定的形式及时地提供出去，满足各单位和社会各方面的需要。而档案的利用工作是档案工作中最活跃、最有生命力的方面。积极开展档案信息的开发利用工作，为社会主义现代化建设事业服务，是当前和今后档案工作的努力方向，是党和国家在新的历史时期对档案工作提出的光荣而艰巨的任务。

（二）开发、利用档案信息资源是当前改革开放和经济建设的需要

档案作为原生信息资源，正以它准确性、可靠性的优势，显示出强大的生命力。而它的使用价值及其在现代化建设中的地位和作用，则最终取决于档案信息资源的开发规模和程度。早在1984年，邓小平同志就题写了“开发信息资源，服务四化建设”。利用档案信息资源，已是社会发展的迫切需要，是科学研究和技术交流的迫切需要，也是振兴经济建设的迫切需要。

（三）科学决策离不开档案信息

所谓科学决策，就是为了具体的既定目标，对其战略、战术和办法的择优。只有凭借足够的信息，才能使决策的准确性有较大把握，做到科学地决策。因此，科学决策离不开可靠的信息。

二、如何做好档案信息资源的开发利用

（一）增强信息意识，更新思想观念

开发档案信息资源，首先要树立服务观念。档案工作的服务性是档案工作的生命，收集整理档案的目的就是为社会服务。因此，只有树立了服务观念，服务范围才能从为局部服务转变为面向全社会服务，才能从被动服务转变为主动服务，服务的方式也才能从单一的形式转变为多样的形式。

其次，应树立开放的观念。长期以来，档案工作保密的观念在人们头脑中根深蒂固，开放的观念极其淡薄，档案工作人员处于近乎封闭的状态，这就给档案的开发利用增加了阻力。因此，不解决观念问题，就谈不上大力开发档案信息资源。当保密则保密，不当保密则坚决开放，不能借口保密而设置过多的条条框框，无限扩大保密范围，要不断增强民主意识，保障公民所享受的民主权利。

再次，要树立效益观念。过去档案工作是不谈效益的，但随着社会的发展，应树立起效益观念，把档案工作的出发点和落脚点，即档案信息的提供、利用都放在发挥社会效益上，并以此作为检验档案工作好坏的标尺。

（二）丰富和充实信息存贮量

要加强档案的收集、征集工作，不断丰富信息存贮量，使档案馆（室）成为门类齐全、内容丰富、形式多样的档案保管基地和档案史料利用中心。首先，要扩大信息收集范围，这就要求档案部门眼明耳聪，开辟多渠道，积极了解和捕捉社会各方面可利用的信息。如对散存在有关领导手中或部门科室里的文件材料收集要齐全，这就必须建立健全文书处理制度，做到传阅文件及时催退、及时签注，随时归卷；外出开会带回来的会议材料、访问材料等要注意及时收集，使有价值的档案材料不至散失。其次，要扩大接收门类，将单纯接受文书档案扩大为接收科技档案、专业档案等等。再次，加强征集工作，将散存在社会上的零散的珍贵的档案资料广泛地收集起来，发挥它们应有的作用。

（三）建立科学的检索体系，加强编研工作，系统地提供档案信息

档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案资料的重要手段，也是档案科学管理和提供利用所依赖的主要工具。面对数以万计的档案材料，人们只有借助检索工具，才能理出头绪，挖出宝藏，使死材料变成活材料。检索工具为档案的开发利用工作带来了方便。因此，要编制多种多样的检索工具（检索目录、卡片、索引、指南等），而且检索工具要求达到标准化、规范化，这样才能增加检索的深度和广度，提高档案查找的准确率，更有效地利用档案信息资源为社会各项工作服务。

编研工作就是利用馆（室）藏的档案资料编纂档案参考资料和文件汇编的工作。开展正常编研工作，不仅是档案馆（室）主动、积极、系统地开发档案信息资源的重要手段，而且是使科技档案进入技术市场，更好地为科研、生产、经营活动服务的重要形式，同时还有利于促进档案基础工作的开展和档案利用工作水平的提高。

（四）运用现代化管理方法，提高信息传递效率

在现代化建设的今天，人们不仅对信息的需求量越来越大，同时对提供、传递信息的效率和速度提出了更高的要求，这就是“快而准”。要做到这一点，必须运用现代先进的技术装备，如计算机、缩微技术等，实现档案的现代化管理与检索。只有这样，才能满足日益发展的档案开发和档案利用工作的需要。

【参考文献】

[1]中国档案学会外国档案学术委员会编.《文件与档案管理规划》报告选编[M].北京：档案出版社，1990.

[2]（英）麦克尔·库克.档案管理[M].朱国斌，李宪译.北京：档案出版社，1988.