简议高校设备仪器类固定资产档案管理

2016-03-08方永梅

湖南科技学院学报 2016年7期

关键词：高校管理

方永梅

（福建工程学院档案馆，福建福州 350118）

简议高校设备仪器类固定资产档案管理

方永梅

（福建工程学院档案馆，福建福州 350118）

摘要：在国家的新兴战略发展形势下地方高校抓住机遇，创新人才培养，实现积极转型，建设立足地方的应用技术大学。培养适用生产一线的动手能力强的高层次技术技能人才成为当务之急。设备仪器类固定资产投入大大增加，重视并强化设备仪器类固定资产管理，维护其安全和完整，发挥其最大使用效益，确保高校的持续稳定、健康和协调发展是档案管理部门一项重要任务。论文针对高校设备仪器类固定资产档案管理的现状，分析存在的问题，提出了加强资产档案管理的对策措施。

关键词：高校；资产档案；管理

引言

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020）》明确提出要“适应国家和区域经济社会发展需要，建立动态调整机制，不断优化高等教育结构。优化学科专业、类型、层次结构，促进多学科交叉和融合。重点扩大应用型、复合型、技能型人才培养规模”[1]。党的十八届三中全会提出要深化教育领域综合改革，深化产教融合、校企合作，培养高素质劳动者和技能型人才。在国家的新兴战略下，包括福建工程学院在内的地方高校，抓住机遇主动创新人才培养，积极转型，立足地方、创建应用技术大学，服务地方，培养适用生产一线的动手能力强的高层次技术技能人才成为当务之急。地方高校现有的技术技能培养体系和实验实习实训环节等成为优化转型的重点。在这种发展机遇背景下，国家对设备仪器类固定资产投入大大增加，每年数以百万计的科研教学仪器担当着教学育人的重任，这些仪器在带来科研与教学便利的同时，也产生出管理实用维护等实际问题。重视并强化设备仪器类固定资产管理，维护其安全和完整，发挥其最大使用效益，确保高校的持续稳定、健康和协调发展是资产档案管理一项重要任务。

一高校设备仪器类固定资产现状分析

高校设备仪器类固定资产从一定程度上代表学校的办学实力，决定学校的办学水平，展现着科研水平。在新形势下，对地方高校转型而言，设备仪器类固定资产尤为重要，是评估的主要硬性指标之一，发挥着举足轻重的作用，担当着对学生实践实验实习以及创新创业动手能力培养的重担。以福建工程学院设备仪器类固定资产为例，从资金来源上讲，我校设备仪器类固定资产绝大多数来自各级政府教育部门的财政拨款，这里主要有国家、省市级的纵向经费，还有各种方式的学科与科研平台以及工程实践中心专项建设经费和中央财政支持地方高校基金；另一方面，我校设备仪器类固定资产也有校企合作的横向经费，以及比重越来越多的企业捐赠和校友捐赠等来源。可以说，资金来源多样，经费管理复杂。从采购流程上讲，设备仪器类固定资产的立项采购申报主要在使用仪器的相关院系以及教研室，相应的论证设备仪器类固定资产审批权在教务处以及上级相关部门，而相关的固定资产招标采购在资产管理部门以及招标机构，相应的固定资产采购计划编制与制度管理却在资产管理部门，说明采购管理主体不统一。从固定资产使用保管情况来讲具体账目在相关院系以及教研室，具体实物保存在院系实验中心，甚至个别仪器设备在于教师个人手中，而相关的固定资产调配和日常监督在资产管理部门，表明固定资产的管理和使用是分离的。从固定资产的使用范围上讲，绝大部分在学校范围内，小部分在校外使用，这造成管理具有一定的难度，无法及时有效的反馈仪器设备的保养维护情况。从仪器类固定资产档案管理来讲，相关档案建立由资产管理部门和具体申报二级院系相关单位在固定资产投资项目自提出、立项、设计、施工、竣工以及配套工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和经费使用等建设过程中不同环节综合收集的具有保存价值的文件、图样、声像资料等保留形成，由资产管理部分负责归档，最终形成高校设备仪器类固定资产档案移交到档案管理部门。这些情况最终表现出固定资产类仪器设备分散保管，封闭使用，利用率低，个别大型精密仪器甚至于出现一年只有个别教师使用几次的现象，维护保养缺乏，这种缺乏开发性和协同性的固定资产现状造成了教育经费的浪费，无法实现仪器设备的经济效益和社会效益。

二高校设备仪器类固定资产档案管理存在的问题

高校设备仪器类固定资产档案管理从功能上讲，一方面为全校资源共享和设备利用提供详尽的依据，充分挖掘现有仪器设备的潜能，让仪器设备在校内各单位部门之间合理高效的流动，提高设备利用率，减少重复购置造成的资金的浪费；另一方面为全校各单位及实验室提供必要的基础数据、市场信息查询，协助其编制教学、科研和行政设备年度购置计划，同时也为防范国有资产流失建立一道防火墙。高校设备仪器类固定资产档案管理为学校的健康稳定快速的发展发挥着举足轻重的作用，但目前高校设备仪器类固定资产档案管理还远远未适应高校的转型和高速发展[2][3]，主要表现在以下几个方面：

（一）设备仪器类固定资产档案行政管理与管理主体的矛盾

从行政管理角度来说，高校的设备仪器类固定资产档案管理是高校档案管理的重要组成部分，《档案法》、《行政事业单位国有资产管理办法》赋予档案管理部门对设备仪器类固定资产行政管理的权限。但目前实际情况却是高校档案管理部门绝大多数挂靠在校办或者党办，即使单独成馆，寥寥数人的编制与数以万计的固定资产难以协调适应。这样造成档案管理部门以及档案管理人员处于被动的从属地位，无法充分发挥档案管理的作用。

（二）设备仪器类固定资产多元管理与档案综合管理的矛盾

从设备仪器类固定资产的申报、采购、管理、使用各个环节上来看，设备仪器类固定资产属于多部门管理。虽然从管理的角度看这有利于权力的制衡与相互监督，但从档案管理的角度讲，部分校内部门多偏重于设备仪器类固定资产的采购和使用，对资产档案不了解甚至不重视，个别认为多此一举，在实际工作中不注重固定资产购置原始资料的收集，在使用的过程中也未能注意维护记录、检测报告等资料的收集整理，更谈不上及时归档，那么在这种多元管理体制下，各个环节中这些固定资产档案凌乱不堪、缺失就不难理解了。从溯源的历程上来看，看起来似乎各个部门都有责任，实际上各个部门都没有责任，这样就给档案管理部门的综合管理带来负担，甚至于无法完成基本的资产档案信息，严重制约资产档案管理工作正常有序的开展。

（三）设备仪器类固定资产信息管理与信息共享的矛盾

随着国内外先进科技水平的高速发展，高校内新兴学科、交叉学科蕴含着巨大的生命活力，获得更多更大的经费支持。相应的数量巨大的实验和科研仪器设备提上了采购日程。由于院系及相应的教研室或者课题组申购仪器多立足于本单位的实际需求，对校内其他单位已有或者正在采购的仪器设备无暇顾及；同时对于本部门的仪器设备维护记录、检测报告等资料的不能及时归档，致使档案管理部门无法对设备仪器类固定资产信息及时管理更新，进而造成全校资源信息无法共享，致使现有的设备利用率不高，甚至于不同院系重复购置同种设备的现象，实际上浪费了宝贵的教育经费。另一方面，由于档案管理部门和资产管理部门人员的专业技能的限制以及人员的限制，无法对高精密仪器设备进行完整的档案信息收集，甚至于出现大量的设备仪器信息缺失、变形或掩藏，这在一定程度上也加剧了信息无法真正的实现共享的现象。为了提高资产档案管理水平，我们必须制定严格有效的设备仪器类固定资产档案管理措施与对策。

三高校设备仪器类固定资产档案管理措施与对策

（一）政策保障

高校设备仪器类固定资产档案管理要做好，必须给予档案管理部门依法行政管理的权利，尤其是对设备仪器类固定资产档案管理真实情况的监督与实际运行情况的考核，使其成为固定资产档案相关的院系及有关部门领导的责任绩效考核的内容之一。使校内各单位领导增强档案意识，对做好档案工作有更全面深刻，提高依法管理的自觉性，使资产档案工作挂在墙上，念在口中，落在实际中。

（二）组织系统保障

由于高校设备仪器类固定资产档案管理主要由档案管理部门和资产管理部门负责，设备仪器类固定资产的申报、保管、使用在二级的院系，所以明确组织系统关系是做好设备仪器类固定资产档案管理的基础。设备仪器类固定资产档案管理的内容涉及到申报、采购、管理、使用等各个环节，有长达几十年的时间跨度，面对工作量大、专业性强，必须建立权责明确运行良好的组织系统保障。从工作职责上来讲，档案管理部门主要负责组织相关人员培训、组织协调相关部门，指导资产档案归档的职责；在档案管理部门的指导下，资产管理部门则主要负责资产档案资料在各个时期的筛选收集、汇总整理、建立档案文件以及相关档案资料的开发利用的职责；相关的二级院系则主要负责档案资料的收集和上报工作。

（三）人员保障

数以万计的固定资产档案单靠档案管理部门有限的人员无法保质保量地完成。高校应建立由档案管理部门这一点，贯穿资产管理部门形成直线，覆盖各个二级学院的人员面。具体的讲，档案管理部门应有专人负责资产档案的组织、协调、指导工作，在各个二级单位设有兼职档案员，接受档案管理部门举办的专业档案指导培训。资产管理部门在档案管理部门的指导下应有专人负责资产档案资料的收集、筛选、整理和开发利用;各二级单位的资产管理员应在兼职档案员的指导协助下完成本部门的资产档案收集与上报等管理工作。这些工作内容要归纳到相关人员与岗位的工作职责内，列入绩效考核内容中。这就从源头上解决了档案人员缺乏且专业知识不足的顽疾。

（四）建立设备仪器信息管理与共享的开放信息平台

由于设备仪器类固定资产档案管理的内容十分庞杂，量大而人员不足，同时设备仪器类固定资产管理专业性十分强，为克服档案管理部门和资产管理人员的专业技能的限制，减少资产档案信息大的缺失，应建立设备仪器信息管理与信息共享的开放信息平台。该平台为一数据库，它的上层管理者为档案管理部门与资产管理部门，二级单兼职档案员为初级管理者。资产管理部门、二级单位的资产管理员定时记录各个环节中各种设备的实际情况，实行设备仪器类固定资产信息定时的更新。二级单兼职档案员将这些更新信息筛选收集归档，资产管理部门定期归档上交档案管理部门。该平台为校内全体教职工开放，使其可随时了解现有或拟采购中的仪器设备的性能等情况，让设备信息在校内开放共享，便于教师了解本单位及兄弟单位的固定资产信息：台套数，性能参数，存放地点，完好程度，使用时间等，为仪器设备在各单位间合理高效流动，提高设备利用率，减少重复购置提供依据。另外在各个院系采购相应的仪器设备时，必须先经过该系统的查重，并有档案管理部门签字盖章，方可进入下一采购流程。