谭延全

● 邮件合并的基本过程

1.建立主文档

主文档是指所需文档中的固定不变的部分，如信函中的通用文本、信封上的落款或工资项目的构成等。建立主文档的过程和新建一个Word文档完全相同，在进行邮件合并之前它也只是一个普通的文档。

2.准备数据源

数据源就是数据记录表，它是一张二维表格，包含着与主文档相关的项目和记录，可以是Word文档、Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

3.数据合并

利用邮件合并工具，我们可以将数据源中的记录合并到主文档中，得到我们的目标文档。目标文档中固定不变的部分来自于主文档，变化部分内容来自于数据源中的记录。

● 邮件合并中常见问题的处理策略

1.小数位长的问题

邮件合并后数字数据小数位很长，如某项Excel数据为95.5，但邮件合并后小数成了95.499999999999999，破坏了原有表格的格式设置。

处理策略为：①在主文档右击这个数据域，选择“切换域代码”，在域代码最后面的域括号前输入“＼#"0.00”（注意是在英文输入状态下，且不带两边双引号），之后右击选择“更新域”就可以了。如果想保留一位小数就输入“＼#"0.0”。在需要设置的数值数据比较多时，这种方法效率不高。②在数据源Excel表的第一行后插入一空行，在该行中需要调用的那列单元格中输入任何字符内容（如输入“a”），保存后再进行邮件合并（在“编辑收件人”中去掉该行）。③将Excel工作表中储存数字的单元格格式设置为“文本”格式。④在邮件主文档（以Word2007为例）中点击“开始—Word选项—高级—常规”，在其中勾选“打开时确认文件格式转换—确定”。……