戚鸿雁

摘 要：随着全球数字信息化的快速发展，随着管理自动化、办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。电子文件越来越多的活跃在工作、生活中， 如何处理电子文件与纸质文件的关系，以及电子档案能否完全替代纸质档案的问题，现就目前普遍应用的两种文件及其技術为前提，浅谈几点意见。

关键词：电子档案；纸质档案；并存发展

1 电子文件与纸质文件的比较

1.1 电子文件的优越性

电子文件是人们在各种社会活动中，通过使用计算机而产生的一类数字化信息记录形式。从理论上说，电子文件的本质与传统的纸质文件是相同的， 两者都是在人类活动中为处理各种事务的需要而形成和使用的，具有规范体式和法定效用的信息记录。然而，电子文件因为有着与传统纸质文件完全不同的特性而与纸质文件存在差异，并具有纸质文件无法比拟的优越性。

1.信息的便捷性

电子文件由于其数字化信息处理的特性，其内容信息在复制、传递过程中不会发生任何变化，便于信息的交换和传递。电子文件能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。同时，利用电子文件，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。相比之下，传统的纸质文件在处理同类工作时却落后许多。

2.信息的高存储性

电子载体的物理资源占用量少，就拿一张光盘的容量来说，其存储量可达600MB——4000MB，可以保存35万页打印纸上的文字信息或10万页图形信息。……