严莉

摘 要： 教学档案是高校教学工作的重要组成部分，也是高校开展教学评估工作的重要依据。根据教学评估中对教学档案的检查结果，发现各校教学档案还存在诸多问题。本文就如何整改教学档案提出几点建议。

关键词： 评估工作 教学档案 规范档案建设

高校的教学评估是教学档案建设的动力，确立了教学档案的重要地位，充分体现了教学档案的价值。通过评估，引发各高校高度重视教学档案工作，也为教学档案建设带来了新思路，不但指明了教学档案建设的方向，而且丰富了教学档案的信息资源，使教学档案建设工作列入规范化的管理范围。教学评估过程中所暴露出的教学档案管理问题，通过评估的契机而逐步解决，从而规范教学档案管理体系。

一、教学档案在教学评估工作中的重要性

随着各高校之间的竞争，高等教育得到飞速发展。各校的竞争，归根到底就是人才培养质量的竞争。国家为促进高等教育的健康、可持续发展，通过各种形式的教学评估对高校进行质量检查和监控，如新建专业合格评估、本科教学评估、高职教学工作水平评估、学士点授权评估、科研评估、校园文明建设评估、学校治安综合治理评估等，评估内容涉及学校的综合方面，评估的结果也在某种程度上影响高校在社会上的地位及荣誉，是关系学校前途的大事。从评估的效果看，教学评估在高校是学校建设、改革、发展的动力。

高校的档案信息资源是反映一个高校办学历史和办学资源的重要组成部分，是高校评估的基础和依据。特别是教学档案能较完整地反映教学管理信息、教学活动的全貌，是反映高校教育改革和学校发展历史的真实记录，是教学评估必定要检查的工作。因此，各个高职院校在评估工作中都把教学档案放在首要位置，通过教学评估工作的契机，学校对教学档案进行一次大规模、系统、全面的梳理，以此提高教学档案的质量和科学管理水平，达到“以评促建、以评促改”的目的，从而推动高校的全面建设和发展。

二、从教学评估看教学档案中存在的问题

从近几年各校的评估情况看，尽管高校通过评估工作认真梳理了教学档案，但是在评估中还是发现档案建设确实存在不少问题。

1.档案管理意识薄弱。

在评估工作之前，有的学校档案意识较薄弱，很少花费精力做这项工作。教职工对档案工作也缺乏了解。在学校工作规划中，认为正常授课、考试等日常教学工作才是首要的，却忽略了后续的相关教学档案工作，并且在例行检查和部门规划中也很少涉及此方面工作。

2.档案资料收集不规范。

正常开展的教学工作，没有收集整理资料；某些教学资料散落在某部门或某个人手上，成为死档案；缺少开展讨论教学工作的会议纪要；教师花大力气完成的教学成果、教改项目没有收集档案；学生开展实验实训的记录不完整；教师听课没有记录；只注重红头文件的收集，忽略了本部门形成的教学实践成果的收集，等等。这些表明，有的学校教学档案的收集与整理具有很大的随意性，思想上不重视档案管理。教学档案存在重复收集、遗漏收集、收集不整理的问题，并没有形成系统的档案管理制度。为了应付评估，突击制作以前缺失的资料，甚至还组织教师和学生制造假文件、假数据……这些行为严重影响了正常的教学工作，给学校也带来了恶劣影响。通过评估，暴露了学校档案管理中存在的诸多问题，需要通过评估促进这些问题的解决。

3.教学档案管理水平落后。

由于学校教学档案的收集一般都由教师或行政部门人员兼职完成，完成的数量和质量往往缺乏监督。从管理手段上讲，收集的材料不规范，还处在原始的纸质档案管理，纸质档案在字体、格式、书写上不整齐划一，信息化管理手段明显落后；没有科学的指导，对评估数据的收集和整理非常茫然，不知道如何运用有效资料进行整合、分析和科学统计；收集的档案内容混乱，各项评估数据出处甚多，相互不一致。

从硬件上看，有的学校档案管理的条件相当落后，档案室建设不标准、不规范，档案保管条件简陋。档案室档案只存不管，缺乏二次加工，查找档案也变成一件耗时的事情，很多学校（院）档案室只相当于摆设，越发被忽略。

三、从教学评估看教学档案建设

很多学校通过教学评估后，在促建、促改、促管和促质量提高等方面的作用非常大，评估使学校实现了更好地发展。在各项工作中，学校开始重视教学档案的建设与管理，针对评估中所暴露的教学档案问题采取一系列有效措施。

1.强化档案意识，建立档案管理体系。

教学档案反映学校主要职能活动情况，是学校档案的重要组成部分。高校的教学档案在教学评估中起着重要作用：首先，学校应加大教学档案建设工作的宣传力度，提高教职工对档案工作的认识，严格执行普通高职院校档案管理办法。其次，教学档案工作要重视教学资料文件平时的归档和积累，杜绝搞突击工作。日常教学要重视对教学档案的检查，遇到问题，及时整改。最后，落实档案责任制，院（系）成立档案工作组，设专门负责人，所有教师承担一定的教学档案责任，对个人承担的教学档案要及时上交归档。这种责任制能有效细化档案工作，保证管理制度的长效性。

2.从规范的档案目录着手，系统管理档案。

首先，规范档案目录。随着高职教育的改革创新，除去日常行政管理、教学管理、教师业务等几大块教学档案外，档案工作的范围在不断扩大。这些增添的教学内容要及时纳入归档范围，做到实时更新。

其次，收集档案要从细节着手，开辟新渠道。除去日常实物的教学档案（教学志、试卷、毕业设计、课程设计等）要进行定期编号归档外，其他资料如申报教学成果的申报书、结题书印章页、奖状；大学生创业项目的申报、项目运转过程，以及获奖、成果产生的内容；大学生素质教育相关内容；专业指导委员会深入实践的工作内容；校企合作的企业和学校的工作状况、学生的成果，等等，这些都可以成为教学档案中深度开发的内容。高校相关的档案部门和各级学院要积极开发教学资源，获取收集资料。尤其是要科学运用校园网、微博、微信等公众平台等方式获取教学资源，及时做好档案收集，从而为教学评估基础工作奠定坚实基础。

最后，充分利用信息手段进行档案管理。从评估结果看，学校教学档案还是以纸质形式为主，评估后要形成建立电子档案的制度，形成有利于检索与贮存的数字化、虚拟化的电子文件，利用计算机建立档案目录和数据库，可以提高档案管理水平和档案管理效率，方便查阅和归档。

3.设立专人专管，形成监督体系。

高职高专的教学评估为每三年进行一次，教学档案管理也必须作为一项常规工作进行。要以评估为出发点，设立院级档案专职管理人员，由专门老师定期集中整理档案、装订、信息化处理，这样既为日常教学服务，又使评估工作中的教学档案工作分解在平时。

学校要细化档案工作及考核制度，建立质量监督体系。成立督学组对高校档案部门的工作按要求、按质量定期进行检查或抽查。纳入考核制度，档案工作的考核结果与学校年终的部门考核挂钩，促进规范二级学院和职能部门的档案。

教学档案是反映学校教育教学活动及改革的历史记录，通过教学评估的契机，对高校教学档案进行系统梳理，不仅为高校正常教学工作提供了保证，而且为教学评估工作奠定了基础。教学评估离不开内容丰富的教学档案信息资源，只有在日常教学中做好基础工作，教学评估才能顺利开展，学校在未来才能得到更好的发展。

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