赵庚新

[摘 要]承编单位所提供的本单位的相关资料，是决定志书质量高低的基本要素，是对志书编纂的必备环节。也可以这样说，它是志书编纂的生命线。但是，要做好资料的收集和整理，也不是件易事，要付出很多，要研究它。编辑部应认真负责地制订出承编单位所提供资料的质量要求的标准，便于资料采编人员收集资料时参照标准收集到符合要求的资料。并对资料成长编资料的方法进行了探讨。本文是在使用中感受到它的意义，感受它的价值，感受它的来之不易。从而去探索怎样去得到理想的它。

[关键词]承编单位；资料；作用；质量标准；提高

我市的二轮修志工作从2009年开始，已经进入了第三个年头了，许多承编单位都提供了本单位的相关资料。市志编辑部也已开始着手整理这些资料。笔者有幸参加了这项工作，在整理资料中，遇到了一些问题，自己进行了认真的思考，带着这些问题，和同行进行探讨，同时也学习了《中国地方志》杂志中许多专家学者的相关论著，并经过长时间的探索。认为有必要将这些公布于众。经整理，现提出，愿与大家共同讨论。

一、承编单位提供资料的地位和作用

承编单位所提供的本单位的相关资料，质量的好坏直接关系到志书的质量，它是志书质量高低的基本要素，因为它是志书资料的最主要来源。志书的编辑当然可以直接到基层，收集到第一手资料，而且编辑自己采集的资料，由于采集的目标明确对所需要的资料的要求把握得比较好，所以它的可用率就相对高一些。但是，这不是编辑的主要任务，只有到后阶段在编辑中缺少某方面的资料，而承编单位又因种种原因不能提供的情况下，才由编辑去做资料的采集工作。所以，资料的收集工作主要还是由承编单位完成。

资料是志书编纂工作中的必备环节，它起着十分重要的作用。就好象做饭，“巧妇难为无米之炊”没有米，哪能做成饭。资料就好比米，志书好比饭。志书在编纂的整个过程，自始至终需以资料为前提，围绕资料工作的这个中心而展开。志书的编纂工作是如此地依赖资料，可见，资料工作在志书编纂中的地位是如此之重要。

当然，这里这两者之间（资料和编辑）还是存在着一定的辨证关系，两者之间关系紧密，又有区别。米与饭是有本质的区别的，米需要经过复杂的物理变化和化学变化才成为饭，如果米没有经过加水烧，就不可能成为饭。同样，资料不经过整理编辑就不可能成志书。

二、承编单位提供的资料的质量标准的研讨

因为承编单位提供的资料，对志书编辑太重要了，它直接影响到志书的质量和水平。因此，我们有必要对承编单位提供资料给出一个质量评价标准。一则有了这样的标准，能够便于承编单位收集资料时对照标准，收集所需要的资料，可以少走弯路，提高资料采集的速度和资料的有效性。使所收集的资料符合编辑们在资料长编中对资料的需要，在整理中少走弯路，便于编辑工作。所以各篇的编辑，必须针对本相关内容拿出承编单位长编资料具体的标准。让承编单位有的放矢地以此为目标，做好资料采编工作。

标准的制订，可以由编辑部提出方案，再交承编单位讨论，上下反复进行几次，成熟后由编辑部确定。这样做有几个好处，一是在标准的反复讨论中，承编单位的资料采编人员和编辑人员都经历了一个标准学习的过程，熟悉过程，有利于今后的资料收集中准确地掌握标准，及早走上正规道路。二是这个过程也是相应的志书内容大致确定的一个过程，使编辑们也能做到心中有数，使今后的编辑阶段工作开展得顺利些。三是由于有一个统一的标准，资料的收集就规范了，与将要编辑的长编资料靠得比较近了，有利于长编资料的编辑，降低了编辑部的劳动强度，同时也提高了进度，保证了志书的质量。

这里当然要化费很多的人力物力，也会推迟资料收集的时间，表面上影响了进度，但“磨刀不误砍柴工”，我们大可不必为此担心。只会加快进度，不会拉后腿。

标准如何定？该确定哪些内容？这两个问题，值得探讨：

（一）完整性

对资料的要求，内容上必须要有几个要素：事情发生的起因、时间、地点、主要人物、发生过程，社会影响。使记述的事情完整，而且尽可能地具体些，应该说，承编单位所提供的资料越详细越好，因为承编单位的资料是志书编辑内容的主要来源，为了全面地反映当地的情况，所以在收集资料时，必须注意它的全面性。不缺项，不漏主要内容。全面地、系统地反映当地的全貌。编辑部在编辑过程中根据志书的长度时，再作删减。所以承编单位提供的资料应具有完整性。

案例1 体育局在所提供的资料中，有两处记述了钓鱼协会的成立过程，但只记述时间，没有组织单位。编辑就误认为重复记述，去电话问了，因为两处记述的时间不一致，征求正确的时间。结果是成立过两个钓鱼协会，一个是体委组织的，另一个是老年体协组织的。因为没有记述清楚而造成误会。

案例2 在科技局提供的资料中，发现材料中只有科协的第一届，第二届，第六届代表大会的内容，三、四、五届材料缺少，缺少资料的完整性。编辑通知科技局补充科协三、四、五届代表大会的材料。使之完整。

（二）独立性

每一条资料必须保持相对独立。为了清楚地记述每一件事情，承编单位在提供资料中每一件资料除了完整之外，必须是相对独立的。例如同一时间发生了两件以上的事情，在记述中，应分别在每一件事情前面加上发生的时间，便于在编辑时，根据编辑需要分散记述时，没有带上时间，而造成误记。

（三）真实性

对历史负责的态度，每一条资料，都要求有根有据。要标明资料来源，注明依据（包括文件、契据、发票、档案馆原始凭证号）。这样做的主要目的是以后作为备查之用，作为事件的真实性的依据。所记述的内容必须是真实的，不应把那些道听途说的事件记上，做到事必有据，以保证志书的真实性。对不确切的事件，且比较重要的，也必须经过调查考证，取得真实性的证据后，方能列入。

（四）科学性

所记述的内容必须符合科学性。对所记述的事件力求规范，包括体例、文字、内容，时间的先后，都要求规范。特别是过去的事例必须符合科学性，杜绝那些唯心的、迷信的、违背事物发展规律的东西。

（五）取舍性

对记述的内容要进行适当的归类，然后要有取舍地选择重要的内容，排除重复的、一般的内容。当资料收集工作基本完成后，应有目的、有计划地对所有资料进行初步地取舍。确保那些特殊性的，代表性的，时代性的，体现当时当地特色的事件不漏记。

案例3 科技局提供的资料中，专利产品，获奖产品，新产品和获奖论文名称的名单罗列约占了全部篇幅的五分之一，虽然已用表格形式出现，但还是过多，显然这样的比例过高了，要删掉一部分，而且这些产品的记述也不平衡，有些单位很详细，可以说把所有的产品都列出，而有的单位虽然有这种对象，恰没有列出。因为承编单位下属的单位资料员在资料积累中偏重方向不同而引起不平衡。因此，承编单位应对下属单位提供的资料进行适当的取舍，可以从内容篇幅、重点、特色等方面去考虑。对或缺的内容还须要适当地增补，做到所提供资料能反映本承编单位全面，彻底，完整的历史和形状。

（六）记述性

事件的陈述必须体现记述的特性，志书的最大特点是记述，所以在收集资料的过程中，必须以记述方式积累资料，尽可能的原汁原味，少作评论，不加观点，不要把记录者本人的思想色彩渗透到资料里。客观地反映事物的本来面貌，主要用平铺直叙方法。

案例4 科技局提供以下资料“至2008年，市政府已公布五届科技标兵，共51人。为促进“科教兴市”战略的实施，健全和完善科技进步激励机制，表彰在科技进步中取得显著成绩的优秀人才，鼓励、调动科技人员的积极性和创造性，更好地为两个文明建设服务，市委、市政府决定在全市范围内开展东阳市首届科技标兵评选。根据市委办《关于开展东阳市科技工作标兵评选工作的通知》所规定的评选对象、条件和方法，由主管部门推荐，市科技进步领导小组办公室初审、筛选，经市科技进步领导小组成员投票，每年评出10人为市科技标兵。市政府发文公布，并颁发证书及奖金。【东阳年鉴1999年科技135页】”笔者以为这段材料中与记述性好象不符。

（七）特色性

志书主要是全方位地反映当地的过去和现在的民俗、民风、民生，记述当地的主要自然，经济，文化，社会的发生、发展和渐变的过程。因此，所收集的资料也必须反映当地的这些发生、发展和渐变的过程特色，要尽可能地把本地最主要的特点从资料中体现出来。

案例5 在科技局提供的资料中没有以下资料，初中在校生中招收“农函大学员”。就是与教育部门联合，在快毕业的初中学生中招收学员，抽晚上时间专门培训一定课时完成规定内容，发给结业证书。学生毕业后可以马上就业（象农村缺少的电工等专业）。这是东阳在科技方面很有特色的事情。这种事情就一定要记述清楚，如时间、参加的学校、学生数、效果、后续影响等。这就是反映本地特色的内容。

（八）历史性

志书所反映的是有史以来所有的人和事。所以不仅是当代的事件要记，还要记述当地有记载以来，甚至没有记载但是有历史的还要追记。所以在记述中应注意它的历史性，对于许多历史上的事件，要尊重历史，更不能用现在的观点去臆测历史，也无须评价历史。

（九）客观性

客观地记述，是承编单位收集资料的又一重要方面。不能歪曲事实，也不能随意扩大，或者添油加醋，随意润色。也不能随意缩小，不能文学化，文字上要简洁明了，要“有话则长，无话则短”不拖泥带水。

（十）阶段性

承编单位的资料，还必须注意时间性，因为志书编写的过程，有一个阶段性，时间性要求，阶段性强，志书的编辑有明确的阶段，而且承编单位又多，因此“木桶原理”反映明显，各单位都按要求在规定时间内完成，就能使志书的编纂工作，顺利、按时完成。

根据以上各个方面确定标准，就能保证资料按时、按质、按量，从而保证志书编纂的基础工作顺利进行。

三、对整理承编单位提供的资料的过程探索

编辑部在收到承编单位的资稿（电子稿）后，即可着手对资稿的整理。可以按以下步骤进行：一查，二补，三分，四定。

一查：编辑首先应该认真通读资料。1.对资料中的字词句，标点符号，逐一审查。并纠正其错别字，使其语句通顺、通畅、通俗。标点符号的使用是否正确。修改之处采用红色，以示与原稿的区别。2.了解资料的大体情况，作到心中有数，确定和判断资料的质量情况。

二补：对资料中尚未注明的文稿来源，能够补上的应尽可能地补上。编辑可以通过查一轮志书和年鉴，以及专业志。再如果查不到就应该通知承编单位，通过调查核实补上。

三分：编辑根据已拟定的篇目中的章节为“抽屉”，把资料全部分到各相应“抽屉”中，当全部分完后，这时，空着的“抽屉”，就说明没有这部分的相关内容。这样就能非常明确地显示出还缺少的内容。完成这个过程，可以获得以下“好处”。1.查出了缺少的内容。可以让承编单位尽快地补上相应的内容。2.把承编单位的资料象梳头发一样梳了一遍，使承编单位的资料按照编辑部拟定的篇目整理好，为编辑部的资料长编作好准备。

四定：当需要补充的材料补充完成后，编辑必须再仔细对资料通读一遍，如仍然发现有问题的，要再修改，直到没有问题为止。编辑部第一次编辑工作就完成定稿任务。

四、当前承编单位提供的资料普遍存在的问题

（一）资料质量的好与坏，关键是收集资料的人。而人是靠单位领导重视后调剂出来的。当前各承编单位的领导对志书的编纂工作重视程度，差距比较大，许多单位领导都比较重视，相关人员及时到位，也出台了一些相应措施，使资料的收集和整理工作，顺利开展起来，并也已取得很好的效果。但部分承编单位，由于领导重视不够和一些具体原因，资料的收集和整理工作迟迟没有开展，有的虽然已经行动起来，但断断续续，至今也拿不出象样的资料来。从“木桶效应”的观点讲，是拖了整个志书编写的后腿。另外，有些单位，认为交了资料就万事大吉了，认为资料收集整理工作结束了，临时抽调的相关人员也回原单位了。编辑部再找人，补充资料也找不到人了。

（二）由于承编单位的资料收集整理人员的临时性，人员流动性比较大，所以虽然已经培训了，但原来经过培训的人员又走了，新来的又没经历培训在工作。因此，人员水平参差不齐，也严重影响了资料的质量。

（三）当前资料存在的薄弱环节主要是：1.中华人民共和国成立之前的资料严重不足，仅仅靠首轮志书中的资料，新补充的很少，许多事情没有达到“有史以来”的程度。重要的是连近代的资料也很少；2.中华人民共和国成立之后的资料存在缺漏较多情况，因此资料的系统性差，“缺胳膊少腿”的现象普遍存在；3.对资料缺少提炼加工，研究资料的完整性差；4.大量的资料来自年鉴和首轮志书，而通过调查研究得来的第一手资料少；5.一般性资料多，典型资料少而具有特色性资料更少；6.反映静态资料多，而反映动态资料少；7.反映组织和领导的事多，反映平民百姓的人和事少；8.反映成绩的资料多，而反映存在问题资料少，反映当前存在问题的极少；9.记事的多，而记人的少；10.记微观的多，而记宏观的少。

五、如何提高承编单位资料的质量

（一）编写人员的态度和水平是第一位的。承编单位在选择编写人员时，除了考虑人员的语文水平外，还有重要的一个因素就是工作态度是很重要的。要选择具有对工作认真负责的态度的人员，还应具备谦虚勤学的态度。我们接触过的许多单位的相关人员很勤奋，很虚心，经常跑编辑部咨询。一般初接触这项工作的人，都得需要了解这项工作的主要技术要领，并且熟悉本行业情况，才能少走弯路。对本项工作要注重研究，只有不断探索其实质，钻研本单位的基本状况、历史发端、起伏变化、重大转折、作用影响、特点地位等方面的资料特点，才能写出符合本单位实际的好资料。编写人员必须通过鉴别思考，形成对要记述事物的科学认识和正确判断，然后按照编辑部提供的篇目规定的要求，形成初步资料稿。

（二）编写人员还得研究本单位，除了现有的现成的资料外，还有哪些内容没有反映出来。这个过程不能光坐在办公室里，应广泛诛证求本单位广大干部群众的意见，要把已形成的稿件公布于众，使大家明确已经记述的有哪些内容，哪些还记述不完整，哪些还漏掉未记。使广大干部群众心中先有底。然后发动大家提供资料或线索。特别要动员离退休老干部、老职工和曾经在本单位工作过现已调离本单位的人士，可以用请进来，走出去的办法。进行调查研究。取得第一手宝贵资料。单位应鼓励编写人员利用请进来，走出去的办法完成采编第一手宝贵资料。并用适当的奖励措施进行激励。使第一手宝贵资料在整个资料中所占的比例有明显的提高，从而也提高了本单位的资料质量。

（三）对于已经取得的资料，还是处于原始状态，这样写出来的资料还不可以作为承编单位初步的长编资料稿。因为还得对各条资料找到出处，并逐一核实其正确性（包括时间、地点、出于其它资料的应注上书名和页码，出版社、出版时间、主编等。尽可能详细些）。对于已存在的出处也要仔细审查，一一核实。

（四）在按编辑部的提供篇目整理归类后，发现仍缺少的那部分资料，还得组织人员着力补上，绝不能掉以轻心。因为这方面很有可能是本单位资料采集的薄弱环节，要采集完整的资料肯定存在较大的困难，所以首先要有心理、思想准备，要动员大家，发挥集体力量，深入仔细开展调查研究，可以用“扩大范围搜索法”。把工夫做到家，就一定能把这最后的堡垒攻克。

（五）对于在整理中被删除的资料，也不要轻易的象垃圾一样随便丢掉，除非是废品，或者存在严重错误的资料，也得慎重处理。也可以整理归档，以备日后或者有可用之处。

（六）对于已取得的资料要采取适当的保护措施。首先电子稿要用专用的硬盘保存好，其他书面资料也要装订成册，形成档案，送档案室永久性保存，特别是那些第一手获取的原始资料。一定得保存好，必要时应送档案馆，妥然处理后永久保存。这是后话，但必须事前说清楚，因为这是以后无法补救的。

承编单位提供的资料，事关志书编辑质量的关键，是关系到志书出版的成败的首个战役。各级领导，志书编辑部务必重视。千万不要认为这是下面承编单位的事情，特别是编辑部，不能守株待兔，坐赏其成。要加强与承编单位的联系工作，特别是走出去与承编单位的编写人员直接联系，共同探讨资料的收集整理工作。把承编单位的资料收集工作做到基层单位去。以提高承编单位的资料编写质量，这样，也可以节省编辑人员的大量的无效劳动。从而做到既提高质量加快编辑进度，同时又节省时间和精力的双丰收。这是大家的愿望所在吧。

以上为笔者在整理承编单位的资料过程中所收获到的一些启发和感想，对照志书编辑的专家的理论，写下的拙作。目的是抛砖引玉，引起大家的反思。

参考资料：

（1）资料工作在地方志事业中的地位和作用《中国地方志》杂志2010年第9期刘秋增

（2）科学技术，2011年由卫生，体育资料。由科技局，卫生局，体育局提供。