张莉

摘 要：在目前信息化的浪潮中，企业档案保存与保管方式已经发生了巨大的改变，随着企业服务对象的遍布，档案保存方式已经从纸质保存变成了电子档案载体，电子档案的优点是，不再受到空间与时间的限制，有效提高了档案保存的时间与查询的便捷性。但电子档案亦存在不足，即电子档案载体由于是数字化浪潮中的产物，其真实性与原始性是档案工作人员较为关注的问题，且目前电子档案普遍存在保护不当的情形，对档案的历史性造成影响。如下，我们就讨论下关于电子档案载体与信息保护。

关键词：电子档案； 载体；信息保护

一、电子档案载体

目前电子档案保存的载体，涉及最多的有四大类，即硬盘、移动硬盘与U盘、光盘。这四类相对于其它类型更为稳定与普及，我们依次根据这几类的情况分别做详细介绍。

（一）硬盘载体的保护

硬盘是电子档案存储中非常重要的一部分，电子档案的大部分基础数据都保存在硬盘中，所以做好硬盘保护是电子档案保存的重点。

硬盘的损坏原因很多，如存放环境的温度与湿度不合理都可造成硬盘发生损坏；另外，供电系统的不稳定也极其容易造成硬盘短路，数据丢失；当然，最直接的损坏即为人为操作不当造成的损坏。

基于以上原因，我们总结，要想将信息保护得更好，在硬盘使用时，应注意认真维护。

1、保持良好的环境。注意控制存放硬盘的环境温度与湿度，在存放室中放一块温湿度计，注意观察其指标的变化，如湿度过大，要及时通风。也要注意一些极端天气变化所带来的不利影响，如冬季室内温度可能会较干；而夏季多雨，连雨过后要降低屋内湿度等。

2、保持供电稳定性。硬盘非常忌讳供电系统的不稳定，这会造成数据的丢失，由于硬盘工作与运转存在周期性，所以如果供电忽然切断时，硬盘可能还未将一些数据进行周期性存储，数据即丢失；更严重者，可能供电的切断会将造成硬盘的短路。

3、防止人为操作不当。在平时使用时，要注意尽量减少频繁进行开关机的操作，避免产生过度消耗；在摆放机箱时，根据要求与位置合理摆放，要在其周围留有空间，同时注意远离强电源电压等，防止驱动与机箱会产生振动。

（二）移动硬盘与U盘载体的保护

移动硬盘与U盘相对于原始的电子档案载体中的软盘，已经可以算得上相当稳定了。移动硬盘的特点是可以存储大量的数据与文件，其容量基本接近硬盘，但比硬盘体积小，对环境要求不高，极具便利性；U盘与移动硬盘相似，只是数据容量较小些，但稳定性也非常高。

1、保护移动硬盘与U盘时，要注意尽量不要反复地进行读写，因为任何一种电子载体都有其读写的极值，无谓的随意读写，对移动硬盘与U盘本身是一种消耗。

2、携带时，请给移动硬盘套上保护套，因为通常移动硬盘的损坏，都是由于外力撞击或磕碰造成的，一旦过力，可能会造成无法挽回的重大损失。

3、防止病毒的入侵，不要随便将存有重要资料的移动硬盘与U盘在公共使用的电脑上使用，这样可能会遇到病毒危害，除了损坏设施以外，数据可能会外泄，导致更严重的事件。

（三）光盘载体的保护

光盘的保护要求与硬盘相似，它对于环境温湿度要求较高，如果保护不好，可能会造成光盘镭射面的损伤，数据无法读取。

1、光盘也应尽量减少读取次数，因为每一次读取，都是一种自然消耗的过程，使用时，会受到热力、摩擦力影响，累计到一定的使用次数，光盘可能就会导致变形、分解等，它的寿命即会终止。

2、由于光盘的镭射面外露，所以要严格控制空气中的温度与湿度，不当的存放，会加速其表面性质的改变，尤其是会改变光盘入射与反射光波场分布规律，造成信噪比下降的后果，直接威胁光盘使用寿命。

3、由于光盘表面需要做一些记录，所以可能会或贴或写标签于光盘正面。但光盘正面的涂层也较薄，反复涂写依然会造成光盘的损坏，所以要尽量一次性完成标记工作，不可反复涂改。

4、保护套必须要柔软。一定要给光盘配以合适的保护套，这样才能减少光盘与外界的摩擦，光盘由于较薄，镭射面又面积大，很容易摩擦刮花，这种情况一定会造成数据无法读取，往往是丢失数据的根源。

二、电子档案信息保护

电子档案的信息保护具有非常重要的意义，因为随着电子化与信息化，档案资料已经经由各种载体被保存成电子格式，这种格式虽然在保存与查阅方面为我们带来了极大的便利，但仍存在许多不足，一旦信息丢失，将会造成无法弥补的损失，所以，做好电子档案的信息保护工作，是目前的最要课题。

（一）严防病毒

病毒是一种在信息时代最有威胁与无处不在的产物。它的存在可能会导致电子档案载体的损坏，甚至严重者可能会窃取重要信息，导致高保密文件与数据的流失。

要想防止病毒危害电子档案，应首先在硬件中安装防火墙软件，为电子档案信息设置第一层屏障；同时，可携带设备也应尽量减少在公共计算机中读写与使用，防止病毒趁机入侵；最后，要定期查毒与更新防火墙工具，保证电子档案信息的安全。

（二）注意系统及时升级

为了防止数据与载体的匹配度，应注意及时更新系统，只有完善的系统才是信息保护的基础，可以为信息带来更高效的处理速度与保存方法。

（三）备份是电子档案信息保护基础

多做备份永远没有错。备份可以为电子档案信息带来可靠的信心保证，提供安全感。即使一部分设备由于不可抗力原因受到损害，也不会造成巨大的损失，所以，电子档案信息必须要做好基础备份工作。

三、结束语

电子档案载体与信息保护是档案目前面临的重要问题。但做好提前预防，就不会出现数据无法读取或丢失以及泄密的问题，防患于未燃，是电子档案信息保护的重要手段。

参考文献：

[1] 王健勇 关于计算机信息技术融入档案管理工作应用的思考[J] 信息化建设，2013，（02）：129.

[2] 周丽丽 计算机信息处理技术在档案管理工作中的应用[J] 科技与企业档案室，加12，（12）：54.

[3] 刘颖，王帆 计算机信息处理技术在档案管理工作中运用现状及展望[J] 科协论坛，2012，（07）：101.