会计信息化在煤炭企业生产经营中的应用

2012-03-28武磊

中国乡镇企业会计 2012年9期

武磊

煤炭企业的会计信息化在近20年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用，会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。但由于财务工作本身的特点，尤其是网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等，一些先进的、现代化的事物不断出现，对会计信息化系统提出了更高的要求，使建立符合现代企业发展需求的新型财务系统变得刻不容缓。

一、煤炭企业做好会计信息化的重要作用

（一）减轻会计人员劳动强度，提高会计工作效率

实现会计信息化后，只要将记账凭证输入到计算机，大量的数据计算、分类、储存、传输等工作都可以由计算机自动完成。这不仅可以把会计人员从繁杂的记账、算账、报账的具体工作中解脱出来，而且由于计算机可以以极高的速度和准确度，自动地进行数据处理，从而大大提高会计工作效率。

（二）促进会计工作的规范化，提高会计工作的质量

在会计信息化系统中，为了保证数据输入的正确，采用了大量技术手段对数据进行检测，从而对数据的来源提出了一系列规范化要求。这在很大程度上解决了手工操作中不规范、不统一、易算错、易漏记、错记等问题，促进会计基础工作规范化程度不断提高，从而保证会计工作的质量。

（三）促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平

在信息化条件下，财务会计信息能及时得到统计、分类、汇总、分析，所提供会计信息的及时性、准确性、针对性和系统性大大提高，为预测、决策提供了有力的数据支持，有利于外部信息使用者随时掌握企业最新及历史的财务信息；企业内部管理者亦可随时获取本企业及相关企业的有关财务指标，进行分析比较。

（四）促进会计队伍素质的提高

会计信息化的开展，一方面要求广大会计人员必须学习掌握有关计算机的知识，以适应工作的新要求；另一方面大量工作由计算机自动完成，减轻了会计人员的负担，提供了学习的时间，为会计人员学习知识、更新知识创造了条件。

（五）为煤炭企业管理工作现代化奠定基础

会计是经济管理的重要组成部分，会计部门集中了经济管理中绝大多数的信息，而且是综合性指标，具有涉及面广、辐射性和渗透性强等特点。会计信息化为企业管理现代化奠定了坚实的基础。

二、煤炭企业应用会计信息化存在的问题

（一）对信息化的意义及重要性认识不足

煤炭企业会计信息化事业起步较晚，多数单位信息化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。

（二）管理基础工作薄弱

信息化会计虽然以计算机为计算工具，但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化。当前煤炭企业存在管理制度和方法不够全面和规范；会计制度不够健全；核算规程不够规范等问题。

（三）会计人员计算机操作业务素质薄弱

目前，不少煤炭企业的信息化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，入门慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

（四）会计信息系统的安全性、保密性薄弱

财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。当前会计信息随时可能被网络黑客或竞争对手非法截取并恶意篡改；电子凭证、电子账簿可能被随意修改而不留痕迹；同时，病毒也会影响信息的安全性和真实性。

（五）会计信息的获取不及时全面，缺乏针对性

财务部门信息实时反馈能力不强，一般要到月末会计业务结束之后才能从账上反映出来。现行的定期财务报告制度，满足不了外部会计信息使用者以及企业内部管理者各方面的要求。

（六）会计信息化档案管理工作薄弱

当前对会计信息化档案存在管理工作不够重视，保管、保存的手段和工作不够到位等现象。相当多的单位仍在使用质量不高或内存量小的移动硬盘来备份保管会计数据，不能保证保管的持久性和安全性。

三、煤炭企业做好会计信息化工作的对策措施

（一）提高对会计信息化工作的思想认识

会计信息化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、处理程序和方法，提高了会计信息质量，而且能够提供及时有效的信息，为企业决策及管理服务，能够提高煤炭企业运作效率、管理水平和竞争力。因而要从主观上支持和不断推动信息化工作的完善和提高，尤其要加强对会计信息化工作的领导，加大软件更新及硬件投入等方面的支持力度。

（二）做好管理基础工作

在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计信息化的长期、近期发展规划并认真组织实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企业管理制度，提高企业管理要求。还要修改扩建机房，选购、安装、调试设备，自行开发或购买会计软件，培训会计信息化人员等工作。

（三）提高会计人员计算机业务素质

首先要制定会计信息化人员培训计划，对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用计算机专业人员。其次要大力加强人员培训的力度。企业应立足于国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计信息化，推动企业信息化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。

（四）加强会计信息系统的安全性、保密性

第一，对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。第二，必要的内部控制，在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是必要的。第三，增强网络安全防范能力，应采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。第四，加强数据的保密与保护。在进入系统时除了用户口令等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。第五，加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。

（五）建立会计信息网络化，实现信息的及时全面和针对性

计算机网络为信息提供者和使用者之间的及时交流创造了条件，使信息的获取过程具有交互性。在计算机网络中，使用者可以根据自己的需要获取相关会计信息，并可对这些信息进行进一步的处理。如：自己建立索引，若按报表项目建立索引，就相当于根据自己的需要生成一个简化的财务报告；若按部门建立索引，就可获得企业的分部报告；若按时间建立索引，就可以获得各个时期的财务报告。

（六）实现计算机连网，共享计算机资源

在会计网络中，一项复杂的工作可以划分为许多部分，由网络上不同的计算机同时分别处理。在不同的工作站上录入，在同一服务器上存贮，这既可以保证凭证的及时录入，又可以保证数据存贮的统一，还能大大减少单机版造成的数据冗余。计算机资源的共享包括以下两个方面：第一，硬件共享。当网络配有一台高性能的服务器后，其他工作站配置要求可大幅降低，若干台普通工作站可在网上共享CPU的高速度，文件服务器大容量的内存、硬盘、光盘，网上高速优质的打印机绘图仪等。第二，软件共享。会计网络化将打破单一的财务软件的购买和使用方式，网上计算机可省去购买、安装过程及软件的运行维护，提高企业资源的使用效率。

（七）做好信息化会计档案管理工作

第一、信息化会计档案的收集。在一定的时间间隔内，把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，建立脱离于原计算机系统的会计档案。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等，计算机操作系统一旦出现意外，可在短时间内修复。

第二，信息化会计档案的管理与保存。由于信息化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计信息化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。