韦爱月

(广西水利电力职业技术学院,广西 南宁 530023)

高校实物档案管理存在的问题及对策

韦爱月

(广西水利电力职业技术学院,广西 南宁 530023)

在当今信息社会,高校实物档案管理日益暴露出很多问题,主要的问题有四种。要适应高校发展的需求,高校实物档案工作要解决这四种主要问题以不断地提高管理水平,除了解放思想高度重视之外,还应采取相应的对策。

高校;实物档案;管理;对策

实物档案是指以物质实体为载体,能够反映单位历史真实面貌的特定物品。包括奖状、奖牌、锦旗、证书、字画、印章等[1]216,高校的实物档案管理工作是关系到学校整体发展的重要因素之一,是学校工作中不可缺少的一个重要环节,是高等教育事业的重要组成部分。随着教育事业的快速发展,高校档案管理工作在学校的发展中发挥着越来越重要的作用,人们对档案信息的获取要求也越来越高,实物档案信息只有不断地提高管理水平,才能更好地为学校服务。

一、高校实物档案信息管理存在的问题

当前,高校实物档案信息的管理虽然比十年前有了很大的改善,但仍然存在很多问题。这些问题,制约了高校实物档案信息的管理。

(一)对实物档案管理工作不够重视

首先,意识上的错误认识。大多数人认为高校的中心任务是进行教学科研之类人才培养工作,而实物档案管理工作是辅助性质的、幕后的,甚至是无关紧要的。当忙完面上的工作之后,才想着去安排档案的管理工作。

其次,档案工作者把大量精力投放到档案的收集工作上,而忽视了实物档案的保管和整理。受到“被动管理”思想的束缚,有的档案工作者在工作中产生了懒惰的心理,缺乏工作的热情和积极性,再加上实物档案的特殊性,种类不尽相同,载体形态各异,小到奖章,大到锦旗、奖杯,甚至牌匾,这些不同规格,不同形状,不同质地的实物,给存放带来一定的难度。如果没有高度热情的工作态度和积极性,是很难整齐有序地把这些实物档案摆放好并记录的。有的就随意摆放在档案柜里,有的甚至堆放在库房角落,长期处于“混乱”的管理状态。

(二)高校实物档案管理方式落后

管理方法、手段落后。当前,高校实物档案工作者的年龄普遍偏大,业务素质低,档案专业出身的真可谓凤毛麟角,高学历、强能力的管理者更是少之又少。同时能够熟练使用电脑的工作人员也很少,并且能使用相关知识的人员就更加少了,这就导致了管理方法和管理手段的落后与工作效率的低下。许多证书、牌匾本可以通过电脑来登记的,却由手工来做,不但登记麻烦,而且查询起来很不方便。档案信息的开发仍以编制档案目录为主,缺乏更深层次的挖掘。

(三)工作人员循规蹈矩,创新意识不强

档案工作人员仅仅习惯埋头苦干,没有创新意识,对如何利用高科技管理档案、提高服务效率方面没有明确的措施。有的档案工作人员对自己的档案库房里有哪些和有多少实物档案都不知道,接手档案工作之后,那些实物档案以前是怎么放,现在还是怎么放,不愿花心思去想既直观又省空间的科学方法来解决实物档案的存放问题,也没能制定出既快速又简捷的查找实物档案的方式。平时只是做一些常规的整理、接待查阅等工作。当今社会正在以前所未有的速度向前发展,计算机的应用也越来越普及了,目前很多高校档案室对于文书档案等实物之外的档案,可能都已用计算机管理,可实物档案却还是一堆杂乱无章的“原始材料”。

(四)实物档案的质量不高及无法有效的开发利用

以前,人们追求档案室的资源丰富,总是认为越多越好,盲目追求实物档案的数量,忽略了实物档案的质量和利用率。这使大量有重要价值的实物档案总是找不到,难以被充分利用。尤其是学校获得的实物过多,收集了一大堆的证书等放在一个角落,档案管理人员难于分清哪些该放到哪里,索性全部堆在一个地方。此举导致了档案室的服务效率下降。即使最终可以找到所需要的材料,也要耗费大量的人力和时间。

高校实物档案室作为档案信息的储存地,一直以来大多数是为领导机构服务,却忽略了广大师生员工的利用需要。对于档案室收到的实物档案,比如荣誉档案,没有及时地让广大师生员工了解学校所取得的可喜成绩,有的荣誉档案甚至只是档案室里的一种摆设,师生员工从来没见过,也不知晓学校获得哪些荣誉,致使这些荣誉档案本应给师生员工带来的自豪感和责任感没有发挥它们的作用。

广大师生员工对档案和档案工作的认识不足,导致档案信息的利用价值不高。档案的保密性特点,限制了它的传播速度和范围。广大师生员工对档案信息的了解很少,有时不敢想也不敢问,进而忽略了档案的存在,不到关键时刻,不愿去查找档案。再加上有些档案工作者过度夸大档案的保密性,再者就是担心利用者弄坏了档案,把一些奖杯、奖牌等当成宝贝一样置之高阁,致使实物档案没有发挥它们应有的价值。

二、高校实物档案信息管理的对策

在长期的工作实践中,我经过研究发现,要进一步搞好高校实物档案信息的管理,采取下列几个方面的对策,相对来说是有效的。

(一)解放思想,重视实物档案管理工作

第一,主管档案部门的领导要解放思想,高度重视实物档案管理工作,让实物档案在学校的发展中发挥巨大作用,更好地为高等教育事业服务。第二,实物档案来源于广大师生员工的共同努力,接受社会实践的考验,它的价值在社会、学校中是非常高的。要努力创建有利于高校发展、有利于实物档案管理的和谐环境。第三,充分调动档案工作者的热情和积极性,增强他们的爱岗敬业精神,发挥他们的创新意识和应变能力。

(二)建立数字化、信息化实物档案管理,并将实物档案刻制成光盘或印制成书籍进行宣传

档案室的室藏中,纸质档案占大多数,而以电子文件形式储存的实物档案少之又少。随着现代科技的发展,全球都逐步地运用互联网技术,高校也正在进行着校园信息化建设。数字化实物档案利用先进的技术,在学校内部建立有效的服务系统。建立数字化实物档案,在形成了实物的和纸质的档案的同时,还应该建立并存贮大量的电子文件,这样可以缩短查找档案的时间,提高档案的利用率。实物档案工作是数字化的重要组成部分。一个高校的档案信息量比较大,数字化的工作任务繁重,需要到人力、物力、财力的大量投入,那么,实物档案的数字化建设可以分阶段进行。建立室藏实物文档数据库,加快实物档案信息网络的建设步伐,做好档案的数据库建设。高校档案部门为了不让许多的原始材料档案流失,一定要做出及时的应对。

将实物档案制作成光盘、书籍,通过实物档案进学生课堂、进新生入学教育、进学生党校教育等加强对学生爱校教育。把学校的实物档案制作成光盘、书籍,在新生入学时,给新生每人发一份光盘和书,让学生了解一下学校的历史发展状况,看看学校取得了哪些可喜的成绩,对学生进行校情教育。

(三)制作照片实物档案,收集照片要做到主次分明

现代社会日益趋向于“读图”,人们形成了看报纸先看照片、看书籍喜欢看有照片的阅读习惯,不太喜欢只有很长文字的书籍。照片的重要性,由此可见一斑。在高校,把学校的证书、牌匾等通过数码相机拍摄下来,制作成照片实物档案,照片以直观、形象的特点把学校历史展示出来,而且它易于包藏,不占据过多的空间。做好照片档案,对整个学校的实物档案管理来说,是非常重要的。

照片的收集要注意主次分明,不加区分地将照片全部放到档案室,这样会导致室藏档案质量下降、工作效率低下。要做到主次分明必须做到以下两点:第一,把学校实物做个准确的归类,分清重要的和次要的,将重要实物的相关照片及时地放到网上,避免胡乱地收集实物而导致室藏缺乏特色。第二,对重要的、利用率高的实物照片加大宣传力度,而次重要的、利用率不高的实物照片可以集中到一个地方放置。这样做,既保证重要的照片得到很高的利用率,又可以提高工作效率。

(四)建立网络化的牌匾实物室

做好的照片实物档案可以放到电脑上,既提供文字说明又展示照片本身,广大师生员工、社会人员都可以通过网络来了解这个高校的校情。立体化、各个方面展示学校所获得的实物,给众人以全面的感受。各高校建设的网络系统已日趋完善,在普遍开通教育科研网的同时,还与不同的网络系统实现了互联,实现了各类网上信息的共享和利用,这就为高校档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台,而无需另行网络基础设施的建设。

(五)建立实物档案陈列室,使之成为教育基地

建立实物档案陈列室,利用本单位的实物档案资源宣传档案和档案工作。实物档案大多见证学校在科研、教学、文体等方面获得的各种荣誉,记录着一代又一代广大师生员工的奋斗历史,把这些荣誉档案展示出来,可以增强师生员工的荣誉感和自豪感,不断激励师生员工再接再厉。有条件的高校,可以让实物档案陈列室成为对广大师生员工进行爱国爱校教育的基地。实践证明,组织在校学生参观实物档案陈列室,要比课堂教育所受的感染来得更直观、更强烈。要建立实物档案陈列室,需要一定的人力、物力、财力的投入,所以,高校领导部门要给予大力支持,实物档案陈列室才能够充分发挥实物档案的巨大作用。

(六)提高实物档案工作人员的素质,激发他们的创新意识

实物档案工作人员素质的高低决定着档案管理工作水平的高低和工作效率的高低,快速提高工作人员的素质很有必要。第一,学校在校内利用周末或节假日免费开设计算机班、档案管理班,工作人员在工作之余,抽出时间来提高自己的业务能力;第二,学校可以组织本校的档案工作人员到别的高校去取经学习,学习别人先进的管理技术,改进自身落后的管理模式;第三,档案工作人员可以根据自身的情况,自己选择提高自身素质的途径。第四,作为档案管理人员,我们要解放思想,开拓创新,用科学的管理方法来管理实物档案,提高实物档案的利用价值,提高我们的服务效率。

学校可以通过设置档案工作目标,以此引导档案工作人员朝着档案工作所应当努力的方向奋进,让档案管理的工作目标成为档案工作人员积极工作的内在动力之一。学校应营造一个认真、活泼、向上、宽松的工作氛围,减少不必要的负担,让档案工作人员发自内心地产生一种不断进取的斗志。学校可以通过奖励机制来提高档案工作人员的工作热情和责任感。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,还应当按照有关规定予以经济上的补助。

总之,当今社会经济高速发展,高校教育事业也日新月异,高校的实物档案管理方法要跟上时代的步伐,走科学化和信息化的道路,改革旧有的实物档案管理模式,这也应成为今后档案改革的主要方向。

[1]张虹,姬瑞环.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2008.

Study on Problems and Countermeasure of Object Files Management in Colleges and Universities

WEI Ai-yue
(Guangxi Hydraulic and Electric Polytechnic University,Nanning Guangxi 530023)

In this information society,lots of problems on object files management in Colleges and Universities have been discovered,and there are four kindsof seriousproblems.In order to fit the necessaryof Colleges and Universitieson development,the work of object files management in Colleges and Universities must solve these four kinds of problems,and rise the level of management distantly,not only pay more attention to these problem but also take better countermeasure homologous.

colleges and universities;object files;management;countermeasure

G271

A

1673-8861(2011)03-0106-03

2011-07-05

韦爱月(1972-),女,壮族,广西上林县人,广西水利电力职业技术学院中学一级。主要研究方向:档案管理。