邓　辉

摘 要:在信息化时代,档案完整与安全的要求与内涵发生巨大变化,给档案完整与安全的保障工作提出了新的要求。本文从电子档案的完整与安全两个方面对新时期档案的保障工作进行了分析。

关键词:信息化时代;电子档案;保障工作

1 新时期电子档案完整与安全的内涵分析

1.1 电子档案的完整内涵

在信息化数字化的背景下,档案一体化管理成为了必然趋势,因此档案的完整性就要受到这一发展趋势的影响。《电子档案管理指南》中明确指出,有两类相关信息应当记录和保存。一类是背景信息,即关于电子档案业务和行政背景方面的数据。背景信息有助于说明文件的真实性,并能帮助文件使用者理解文件的内容。另一类是元数据,即关于电子档案的技术数据。元数据有助于说明电子档案的内容、结构和上下文关系。因而,保证背景信息和元数据的完整与正确对于保障电子档案的完整性是至关重要的。可见,数字化背景下保障电子档案的完整,同样要求将电子档案材料收集齐全和整理系统。不同的是,在数字化条件下保障电子档案的完整,不仅要求电子文件自身的内容、结构保持完整,同时要求与其相关的数据也保持完整。也就是说要保证每份电子档案的内容、结构、背景信息和元数据都没有缺损。

1.2 电子档案的安全内涵

在信息化时代,档案信息安全等同于档案安全。因为保证实体安全的目的也是为了信息安全,在纸质档案的传统档案时代,档案安全更多的是实体意义上的,而在电子档案时代,由于档案信息独立性的凸显,人们在谈论档案安全时,常常指的就是档案信息安全。……