郭天琦

（首都经济贸易大学 北京 100070）

企业合同管理是企业运营中的重要环节，合同管理的不规范和风险控制不到位，可能导致合同纠纷、经济损失等问题。本文旨在通过对合同管理中可能存在的风险进行分析和评估，结合合同管理的实际情况，提出相应的风险控制方法，包括建立完善的合同管理制度、加强合同审查和监督、合同风险评估和预警等。帮助企业降低合同管理风险，提高合同管理效率和质量，为企业合同管理提供参考。

一、企业合同管理的概念

企业合同管理是指企业对与合作伙伴、供应商、客户等签订的合同进行有效管理和监控的过程。涉及合同的创建、审批、执行、归档等各个环节，旨在确保合同的合规性、有效性和可追溯性。企业合同管理的概念包括以下几方面内容：第一，合同创建。企业合同管理从合同的创建开始，包括合同的起草、审核和审批等环节。通过规范的合同创建流程，确保合同的内容准确、合规，避免合同纠纷的发生。第二，合同执行。合同的执行是企业合同管理的核心环节，包括合同的履行、监控和控制等活动，以确保各方按照合同约定履行义务，并及时解决合同执行中的问题和风险。第三，合同归档。是将已执行的合同进行整理、存档和管理，以备将来的查阅和审计，可以提高合同管理的可追溯性和透明度，减少合同管理的风险和成本。第四，合同监控。是指对合同执行情况进行实时监控和分析，以及对合同履行过程中的风险和问题进行预警和处理。通过合同监控，企业可及时发现和解决合同执行中的问题，保障合同的有效执行。总之，企业合同管理是一种对合同进行全生命周期管理的过程，通过规范合同的创建、执行和归档等环节，确保合同的合规性、有效性和可追溯性，降低合同管理的风险和成本，提高企业合同管理的效率和竞争力。

二、企业合同管理中的常见风险

（一）合同签订风险

合同签订风险是企业合同管理中的一个常见风险。合同条款不明确，可能导致双方对合同条款的解释产生分歧，进而引发合同纠纷。合同内容不完整或不准确，容易导致合同难以完全覆盖双方的权益和责任，从而增加了合同履行过程的不确定性。合同中的漏洞和不合理条款，使一方在合同履行过程中处于不利地位，增加了经济损失的风险。对合同一方的资信调查不足，可能导致授信不准确，增加了信用风险及合同履行的不确定性。

（二）合同履行风险

除了供应商无法按时交付产品或提供服务、质量不符合合同要求、合同履行过程中出现延迟或中断等问题外，合同履行风险还包括以下几个方面：第一，供应商存在缺乏资金保障的问题，导致有时候不能按时履行合同追偿义务。第二，供应商面临技术匮乏问题，无法满足合同要求或不能提供所需的技术支持。第三，供应商受到不可抗力因素，如自然灾害、政策变化等影响，导致难以履行合同。第四，供应商存在管理不完善的问题，如内部组织不健全、人员流动频繁等，使合同履行不稳定。第五，合同履行过程中存在信息不对称的问题，造成合同的执行结果与预期不符。

（三）合同变更风险

第一，对双方利益造成重大影响。当一方提出变更请求时，会要求对合同的主要条款进行修改，进而导致合同的原始目的和约定被改变，从而增加了合同履行的不确定性。此外，变更请求会涉及合同价格、交付时间、质量标准等关键层面的变动，继而对双方的利益产生重大影响。第二，变更协商困难。在合同执行过程中，双方可能会因为对变更内容的理解不同、利益分配不均等原因而产生分歧，导致协商困难，甚至造成双方不能就变更内容达成一致意见。这种情况下，合同变更会陷入僵局。第三，造成合同履行困难。变更后的合同使原有的履行计划、资源配置等面临调整，这样会给合同的履行带来困难。上述风险容易导致合同纠纷、合同履行困难或造成额外成本。因此，在合同执行过程中，双方应当谨慎处理合同变更请求，确保变更内容合理、协商顺利，并及时评估变更对合同履行的影响，采取相应的措施降低风险。

（四）合同监管风险

首先，合同监管不到位造成合同履行不规范。如果监管部门或人员对合同履行过程中的关键环节缺乏有效监管，合同当事人会利用监管的空白进行违规操作，从而导致合同履行不符合规定，损害其他合同方的利益。其次，合同履行过程中的监管漏洞也是一种风险。监管漏洞是由于监管部门工作不到位、监管制度不完善或监管人员不专业等原因造成的。这些漏洞被不法分子利用，进行违规操作，会使合同履行结果难以达到预期目标。最后，合同履行结果监管不到位风险。有些合同履行结果难以量化或监管。在这种情况下，监管部门无法有效监管合同履行结果，导致合同当事人会以不符合规定的方式进行操作，从而产生风险。上述风险使合同履行不规范、合同违规行为或合同履行结果无法得到控制。为了降低这些风险，需要加大监管力度、完善监管制度，提高监管人员的专业水平，以确保合同的规范履行和合同当事人的利益得到有效保护。

三、企业合同管理风险控制方法

（一）识别与评估合同风险

第一，分析合同条款。对合同中的各项条款，包括合同的履行义务、违约责任、争议解决方式等内容进行仔细分析。通过评估合同条款的明确性、合理性和可执行性，识别潜在的风险因素。第二，评估合同类型。不同类型的合同会涉及不同的风险。例如，采购合同涉及供应商的信用风险和交付风险，劳动合同涉及员工的离职风险和劳动纠纷风险。对于不同类型的合同，需要针对性地评估其特定的风险因素。第三，考虑合同对象。合同对象可以是个人、企业或其他组织，在评估合同风险时，应考虑合同对象的信用状况、经营状况和声誉等因素。对于风险较高的合同对象，需采取相应的风险控制措施。第四，分析合同履行过程，合同的履行过程中可能存在各种风险，如履行期限延误、质量不达标等。通过对合同履行过程进行细致分析，能够识别出存在的风险因素，并制定相应的风险应对策略。借鉴历史数据和案例，分析历史合同数据和相关案例，获取宝贵的经验教训，识别出常见的合同风险和应对方法，提高对合同风险的识别和评估能力。

（二）合同审查、审批

在企业合同管理中，建立严格的合同审查和审批程序是必要的。首先，通过设立合同审查小组或委员会负责对合同进行审查，该小组或委员会应由具有相关专业知识和经验的成员组成，以确保对合同条款的仔细审查。其次，制定合同审查的具体流程和标准，明确各个环节的责任和权限。例如，规定合同审查的时间限制，保证审查程序的高效进行。制定合同审查的标准，包括对合同主体的资质和信誉进行评估，对合同条款的合法性和合规性进行检查，以及对合同履行义务的可行性进行评估。此外，采用合同审查的工具和技术，如合同管理软件或文本审查系统，以提高审查的准确性与效率。最后，建立合同审批机制，提升合同的有效性。例如，明确合同审批的层级和程序，清楚各个层级的审批权限和责任。要求审批人员对合同进行全面审查，包括对合同条款的理解和评估，以及对合同风险的识别和评估。安排审批人员在审批过程中提供书面意见和建议，以确保审批决策的科学性和合理性。通过建立严格的合同审查和审批程序，可以有效降低合同风险，保障合同的合法性和有效性。

（三）监控合同履行情况

组建专门的团队负责合同履行监控工作，团队成员包括合同管理人员、法务人员、财务人员等，确保监控工作的专业性和全面性。根据合同的具体情况，制定合同履行监控计划，明确监控的重点和监控频次，确保监控工作的针对性和高效性。定期对合同履行情况进行检查，包括合同的执行情况、履行进度、履行质量等方面的检查，及时发现合同履行中存在的问题和风险。对合同履行进度进行跟踪，保证合同按时履行，及时发现履行进度滞后的情况，并采取措施加以解决。对合同履行结果，包括履行质量、履行效果等方面的评估，及时发现合同履行中存在的问题和不足，并采取改进措施。按照合同履行中存在的风险，制定风险控制措施，包括风险预警机制、风险应对方案等，保证合同履行过程中的风险得到及时控制。定期编制合同履行监控报告，对合同履行情况、问题和风险进行总结和分析，为企业决策提供依据。

（四）合同风险分配

在企业合同管理中，合同风险分配是至关重要的一环。为了明确各方的权利和义务，并合理分配合同风险，可采取以下方法。第一，明确合同条款。在合同中明确规定各方的权益和责任，明确约定合同履行过程中可能出现的风险和相应的责任承担方。第二，签订风险分担协议。在合同签订之前，各方通过协商签订风险分担协议，约定各方在合同履行过程中承担的风险责任。例如，约定某一方在合同履行过程中承担更多的风险责任，以换取其他方面的利益。第三，进行风险评估和分析。在合同签订之前，各方可以进行风险评估和分析，确定可能存在的风险和其对各方的影响程度，根据评估结果，合理分配合同风险。第四，建立风险管理机制。在合同履行过程中，建立有效的风险管理机制，及时发现和应对可能出现的风险。例如，建立风险预警机制，定期进行风险评估和监测，及时采取措施防止风险的发生和影响。第五，加强合同管理和监督。在合同履行过程中，加强对合同的管理和监督，保证各方按照合同约定履行各自的责任和义务。例如，建立合同履行的监督机制，定期进行合同履行情况的检查和评估，及时发现和解决合同履行中的问题。综上，明确合同条款、签订风险分担协议、进行风险评估和分析、建立风险管理机制及加强合同管理和监督等方法能够有效实现合同风险的分配，确保各方在合同履行过程中承担相应的风险责任。

（五）合同变更管理

制定明确的合同变更审查流程，包括合同变更请求的提交、审批、评估和决策等环节，使每个合同变更请求都经过严格的审查和评估，以保证合同变更的合法性和合规性。制定合同变更评估标准，按照合同的性质、变更的内容和影响等因素，对合同变更进行评估，评估标准包括合同变更的必要性、合同变更对成本和时间的影响等。对合同变更后可能带来的风险进行重新评估和控制，基于合同变更的内容和影响，重新评估合同变更后的风险，并采取措施进行控制和管理，以降低风险的发生概率和影响程度。建立合同变更档案管理系统，对合同变更的相关文件和记录进行归档和管理，确保合同变更的过程和结果能够被追溯和审计，以便于后续的监督和管理。在合同变更过程中，加强与相关部门和人员的沟通和协调，及时将合同变更的信息传达给相关人员，确保各方对合同变更的内容和影响有清晰认识，并能够共同协作完成合同变更工作。建立合同变更的监督机制，对合同变更的执行情况进行监督和检查，及时发现和解决合同变更执行中的问题和风险，确保合同变更按照规定的程序和要求进行。综上，企业可通过建立合理的合同变更管理机制，确保合同变更的合法性和合规性，降低合同变更带来的风险，进而提高合同管理的效率和质量。

（六）解决合同纠纷

企业应该建立一套完善的合同纠纷处理流程，明确纠纷的处理步骤和责任人，确保纠纷能够及时得到解决。在合同签订之前，双方应明确各自的责任和权利，以及合同履行的具体要求等，以减少合同纠纷的发生。当合同纠纷发生时，企业应及时寻求专业的法律支持，包括律师咨询、法律援助等，以确保自身权益得到维护。企业在面对合同纠纷时，应首先通过协商的方式解决，双方可以通过对话、谈判等方式寻求共识，减少纠纷的扩大化。如果协商无法解决合同纠纷，企业需要选择仲裁或诉讼的方式解决纠纷，仲裁是一种相对快速、低成本的解决方式，诉讼则是通过法院审理来解决纠纷。企业通过建立合同管理系统，对合同进行全面的管理和监控，包括合同的签订、履行、变更等，以减少合同纠纷的发生。企业在签订合同之前，应对合同涉及的风险，涉及合同条款的合理性、对方的信用状况等进行评估和控制，以降低合同纠纷的风险。企业在与合作方签订合同之前，应通过建立良好的合作关系，增加互信和沟通，减少合同纠纷的发生。借助以上方法，建立有效的合同纠纷解决机制，及时处理合同纠纷，减少风险对企业的影响。

（七）合同管理培训和提升意识

组织专业培训师或专家，针对合同管理的基本知识、法律法规、合同风险等进行培训。通过系统培训，提高员工对合同管理的专业素养和风险意识。定期组织员工分享合同管理中的成功案例和经验教训，让员工从实际案例中学习，加深对合同管理的理解和认识。同时，鼓励员工互相交流，共同探讨合同管理中的问题和解决方法。编制合同管理手册，明确合同管理的流程和规范，包括合同的起草、审批、签订、履行和变更等各个环节的具体要求。通过手册的制定和宣传，提高员工对合同管理的标准化和规范化的认识。组建专门的合同管理团队，由具有丰富经验和专业知识的员工组成，负责合同管理的指导、培训和监督。该团队可以提供专业的咨询和支持，帮助员工解决合同管理中的问题和难题。建立合同管理的内部沟通渠道，促进各部门之间的协作和配合，通过召开合同管理会议、组织跨部门的合同管理项目，加强各部门之间的合作，提高合同管理的效率和质量。将合同管理的绩效考核纳入员工绩效考核体系，设立合同管理相关的指标和评价标准，通过绩效考核的激励和约束，推动员工积极参与合同管理，提高合同管理的质量和效果。建立合同管理的奖罚制度，对合同管理工作出色的员工进行表彰和奖励，对违反合同管理规定的行为进行处罚，通过奖罚制度的建立，激发员工对合同管理的积极性和责任感。

四、结语

总之，企业合同管理中的风险控制是非常重要的，能够帮助企业避免合同纠纷和损失。通过合理的合同管理和风险控制措施，可以提高企业合同执行的效率和准确性，保护自身利益。