熊 琴 张晓玮 刘 波

华中科技大学同济医学院附属协和医院 湖北武汉 430200

1 电子会计档案概述

1.1 电子会计档案的定义及内容

根据国家档案局2022年4月最新发布的《电子会计档案管理规范》，电子会计档案是指在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档,记录和反映单位经济业务事项,具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料[1]。

电子会计档案的内容包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。随着会计电算化的普及和电子票据的推广，越来越多的会计资料以电子化的形式存在，与此同时，全球各行各业正以极快的速度向无纸化办公时代迈进。当下电子会计档案的内容既包括本身以电子形式存在的会计资料[2]，也包括利用各种信息化手段转化为电子形式的会计资料，进而推动会计档案电子化的发展。

1.2 电子会计档案的政策背景

十九届五中全会提出，中国的经济社会发展应准确把握新发展阶段，深入贯彻新发展理念，积极构建新发展格局。习总书记指出：“绿色发展，就其要义来讲，是要解决好人与自然和谐共生问题”。在会计领域，绿色发展主要体现为传统的纸质会计档案向电子化会计档案转型，大大减少纸张、纸质档案存放地的使用。

2015年12月11日，财政部、国家档案局正式发布新的《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案[3]。

2022年4月7日，国家档案局发布了《电子会计档案管理规范》，规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。以及2020年3月财政部和国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，2021年6月4日，国务院办公厅发布的《关于推动公立医院高质量发展的意见》，2022年4月19日，国家卫健委发布的《公立医院运营管理信息化功能指引》等一系列文件都展示了新形势下对公立医院财务管理提出了新的要求，电子会计档案管理系统是其中不可缺少的组成部分[4]。

1.3 实施电子会计档案管理的必要性

近年来，随着信息化手段和智能化技术在财务管理领域的广泛应用，传统的会计档案管理模式已不能适应会计数字化转型的趋势。随着CA认证、电子签名等技术、OCR等人工智能技术在电子会计凭证和电子会计档案管理的应用，电子会计凭证和电子会计档案的大规模推广和运用成为必然趋势，会计凭证无纸化和会计档案无纸化管理模式成为未来发展趋势[5]。

与此同时，数字技术浪潮席卷全球，数字化正在重塑和赋能财务服务[6]。财务云、会计大数据分析与处理、中台技术、商业智能等等，都离不开基础数据的支持，电子会计档案工作是数字化未来不可忽略的基石。

2 公立医院电子会计档案应用现状

2.1 医院信息化发展程度不够

我国各级公立医院信息化发展进程有先后，信息化水平参差不齐[7]，而电子会计档案管理系统的应用需以信息化发展为基础。当下，少部分公立医院已经开始尝试搭建电子会计档案系统，但大部分信息化发展程度不够的公立医院一时难以达到理想效果。

另一方面，如果信息化程度不高，电子会计档案的应用和推广，就只能够利用现有的信息技术收集档案数据资料，后续并不能进行数据挖掘、分析利用，不能发挥大数据的有用价值，则失去电子会计档案管理工作开展的意义[8]。

2.2 电子会计档案管理意识不足

财务档案管理工作是整个财务流程的末期环节，会计档案管理工作往往被财务科室负责人员边缘化，在一定程度上阻碍了会计档案管理工作的改进。医院整体对会计档案尤其是电子会计档案管理的必要性认识不足[9]，导致在前期信息化工作顶层设计时，一般未将电子会计档案纳入考虑，后期开展电子会计档案系统应用工作时，需花费更大的人力物力来修正调整前期的工作。

2.3 信息壁垒严重，数据整合困难

近年来，公立医院会计信息化发展迅速，各个信息系统也应运而生，一家公立医院仅财务相关的信息系统就有几十个。信息系统独立分散，数据井喷，且内外部业务系统未进行平台化管控，未实行基础数据的顶层设计和统一，各个系统之间存在信息数据难统一、信息运用难共享、信息处理难协同的信息屏障和隔阂现象[10]。

“信息壁垒”是电子会计档案的推进工作中的顽疾和羁绊[11]，主要有以下原因造成：①跨系统操作多，数据整合利用率低；②内外部业务系统未进行平台化管控，不能根据统一的门户进行单点登录，数据的即时同步或集成传递难度较大；③缺乏准确性与时效性，往往需要人工跨多个系统和岗位获取数据，这种手工处理存在一定的误差率；④医院未建立规范化规则库，导致信息规范性不强，业务尺度不一，难以进行标准化流程管理。这些原因都导致了电子会计档案在集成系统时存在难度，数据整合困难。

3 电子会计档案管理系统的应用成果

3.1 XH医院电子会计档案的系统架构

XH医院以预算、核算、成本、绩效、医保、物价、OA等系统为基础，构建全套的电子会计档案管理系统，整合串联了网上报销电子单、发票数据、合同数据、银行回单数据、电子CA凭证数据等各系统中的各类重要信息，有效优化和解决了会计档案数据分散、文件整理标准不统一、信息重复整理等痼疾。

XH医院电子会计档案分为三个层级，第一层应用层、第二层组织层、第三层聚合层。根据类型的不同，将电子会计档案的用户分为三类：档案管理员、系统管理员以及普通用户。档案管理员和普通用户主要聚焦在第一二层级，系统管理员主要聚焦在第二三层级。

3.1.1 第一层应用层

应用层包含了原始会计资料的生产以及会计数据整理再造的过程。电子会计档案系统应用层囊括了从档案收集到档案整理到档案鉴定最后到档案销毁的全生命周期管理流程，既包含电子档案，也包含纸质档案。同时，在会计原始资料的基础上，通过档案利用、档案检索、档案统计强大电子会计档案系统的功能和效用。

3.1.2 第二层组织层

为了电子会计档案有效地被利用，需要档案管理工作者从系统设计早期参与进来，设置前端控制。组织层包含全宗管理、门类/分类管理、元数据管理、角色管理、权限管理、日志管理等基础设置，根据部门及人员类别赋予不同权限进行组织管理。

3.1.3 第三层聚合层

电子会计档案系统是一个相对独立的平台，但随着近年来会计信息化的飞速发展，一个单位仅财务领域就有各种各样的信息系统[12]。为避免资源的浪费和数据冗余，XH医院电子会计档案集成各类相关系统，包含了OA、CRM、HRP、HRM等各类信息系统，打造绿色平台。

3.2 XH医院电子会计档案的系统功能

XH医院电子会计档案系统实现了以下业务功能：①OCR识别。采用先进的OCR识别技术，对纸质档案的数据进行实时识别提取。②发票验证查重。所有发票自动与税务系统进行实时交互，通过提取发票的发票号码、检验码、开票日期等信息，对发票真伪进行识别，实时反馈给职工，便于及时处理。另外，对于电子发票的重复报销进行严格控制，进一步加强内控管理。③会计凭证自动生成。通过HRP系统与业务系统的互联互通，会计凭证由业务数据自动生成，同时与预算系统、成本系统、绩效系统实时连接，同时完成预算、成本、绩效核算。④会计凭证的CA认证。所有的会计凭证都通过电子签名和CA技术进行认证，具有法律效应。⑤电子银行回单即时对账。通过与银行系统对接，每日8点，银行系统自动传输电子回单到电子会计档案系统，并与核算系统进行自动对账。⑥与物资系统、HIS系统、医保系统、物价系统等实现对接，实现医、教、研、防、人、物等与财务的业财融合。⑦自动生成不同维度财务报表和财务报告，满足各级管理层决策支撑。⑧支持多维度统计查询。⑨支持医院各类会计档案实时查阅。⑩支持分权限管理，相应业务人员、财务人员智能查阅自己权限的数据，保证数据安全。

3.2.1 银行回单数据自动收集整理

银行回单系统自动与银行进行数据交互，获取相关回单数据并形成台账。电子会计档案管理系统每晚从医院专线银行前置机上获取到银行回单文件数据，同时从银行数据报文接口获取到凭证回单的数据流信息，根据相关信息自动匹配回单数据及具体单据，形成回单数据台账以供查询，有效替代了人工信息整理匹配工作，极大地降低了人工匹配的工作量及差错风险，提高了银行回单管理的智能化水平及及时性。

图1 XH医院电子会计档案管理总架构图

3.2.2 发票OCR识别、验真及管理

发票管理系统通过OCR识别、税务系统验真、关联发票状态自动变更等全面实现了纸质发票的电子化管理。各类纸质发票均可通过OCR识别进行录入，在拍照留存发票影像的同时自动识别并录入发票的关键信息，方便发票随时录入保存，降低了管理不善导致凭证丢失的风险。同时，发票录入时自动调用税务系统发票查验接口，对发票的真实性进行官方查验，仅允许通过查验的发票进入发票系统，从源头上杜绝虚假发票风险。发票录入时记录归属人，通过强大的权限管理系统保证发票信息的安全性，包括信息安全及不被冒用。同时与各类报销流程集成，自动根据流程状态冻结、释放或核销发票，实时同步发票状态，使发票管理更加清晰高效。

3.2.3 合同管理系统

合同管理平台建立了从合同签订到付款的全生命周期档案管理模式，包含合同文件、合同审批文件、经办人、相对方、有效期、收付款计划等。合同管理人员可通过合同管理系统便捷地通过各类信息查询到所需合同，并能够关联查看合同各关键信息及资料，保证了实际处理合同相关事务时的信息完备性。

3.2.4 网报单信息数据及电子CA凭证数据等整合管理

全面整合网报平台数据及CA凭证数据，统一入口查询关联信息，优化了多平台切换操作复杂、账号繁多难以管理的问题，发挥会计凭证电子档案管理的优势。

3.2.5 财会收付全数据看板

系统可对会计凭证按照日期、凭证类型、发票、银行回单、合同类型等维度进行数据统计和展示，提供可视化的数据看板及表格报表，便于管理者实时、全面掌握医院财务状态。同时，电子档案管理平台提供了数据中心，能够快速地将档案管理各模块数据以及各个异构系统数据汇总处理，生成相关报表。

电子会计档案管理系统不仅仅是一个数据集成系统，它更是利用会计大数据分析与处理技术，有效优化和解决了会计档案数据分散、信息重复整理等痼疾，整合串联了各类重要信息，形成了可量化、可视化、可评估、可追溯、可优化的数字闭环，为运营管理、决策分析提供有力支撑。

3.2.6 全文检索

系统具备全文检索的能力，可统一进行全平台各类文件的搜索，包含文件标题及内容、凭证信息等。同时系统支持多维度查询电子档案，可通过电子凭证查阅到关联的合同、电子回单等信息，也可通过合同或电子回单查阅到对应的电子凭证，做到互相穿透、闭环串联。

3.3 XH医院电子会计档案的系统集成

近年来，XH医院一直致力于会计信息化的发展，2017年上线SAP系统用于会计核算等功能，2018年上线财务综合服务平台用于网上报销等线上流程，上线发票管理平台推进电子发票进程，2019年上线合同管理平台。电子会计档案管理系统在搭建时，一方面对于已有的电子数据，通过规范的数据接口，进行数据的集成和传递，具体包括SAP平台、财务综合服务平台、电子发票管理平台、合同管理平台、供应商管理平台等。另一方面，对于历史纸质数据，工作人员使用扫描仪将其扫描成电子影像，形成实体影像库，方便查取和调阅[13]。电子会计资料库和实体影像库，共同构成电子会计档案管理系统。

图2 XH医院电子会计档案可视化看板

图3 XH医院系统集成总体架构

4 电子会计档案管理系统的应用建议

4.1 提升会计档案利用服务质量

电子会计档案管理系统的搭建，其目的：①管理档案，②利用档案。如何提升会计档案利用服务质量是在系统搭建的顶层设计和细节规划时就需前置考虑的，一旦系统搭建完成再回头修改，则需耗费大量人力物力。根据XH医院电子会计档案管理系统的实践经验，笔者建议：①系统在获取数据或接入数据时，需尽量拓宽数据维度和提高数据明细颗粒度，为日后会计档案的利用打下基础；②电子会计档案管理系统需尽可能与其他业务系统相兼容，做到互联互通，根据权限数据共享，方能更大程度地发挥会计档案的利用服务价值。

4.2 从会计信息化到会计智能化

2022年7月29日，科技部等六部门印发的《关于加快场景创新以人工智能高水平应用促进经济高质量发展的指导意见》，我国人工智能技术快速发展、数据和算力资源日益丰富、应用场景不断拓展，为开展人工智能场景创新奠定了坚实基础。但仍存在对场景创新认识不到位、重大场景系统设计不足、场景机会开放程度不够、场景创新生态不完善等问题[14]。

在电子会计档案管理领域，会计信息化的未来发展趋势是会计信息标准化、处理全程自动化、内外系统集成化、信息提供频道化、会计组织共享化、业财深度一体化。只有借助智能化的思路和手段，电子会计档案才能从信息化阶段进阶到智能化阶段[15]。拓展电子会计档案与其他应用场景的结合与创新，与本单位会计智能化发展形成良性循环，更好地支撑医院高质量发展。

4.3 强化电子会计档案安全管理

电子会计档案是单位财务资料的归集存储中心和再利用中心。①财务数据很多都涉密，如果安全性达不到要求，则很多单位宁愿选择传统纸质档案管理手段，而无法推进电子会计档案的发展；②数据在安全范围内互联共享，打破信息孤岛，才能挖掘发挥大数据的价值[16]，这又对电子会计档案提出了更高的要求。

强化电子会计档案的安全管理，建议从以下几个方面着手。①强化管理制度建设。XH医院财务工作多年来一直坚持以制度管事、以制度管人，电子会计档案的数据归档、借阅出库入库、应急处理预案等，都需建章立制。②强化硬件设备管理。在电子会计档案的存储介质选择上，可以采用高性能介质。其次，针对数据信息档案，应当及时进行异地容灾，确保数据安全，谨防信息丢失[17]。③强化安全技术保障[18]。单位可选择多重安全技术来有效保障电子会计档案的安全性，优化防护墙技术和数据加密技术，同时强化身份认证技术，确保只有授权用户才能进入系统。