李晗艳

（山东省青岛市胶州市人力资源和社会保障局）

一、流动人员档案管理服务的目标与对象

（一）流动人员人事档案管理服务的目标

坚持正确的政治方向，坚持为人民服务，为社会主义服务。科学规范的管理数量不断增加的流动人员人事档案，大力拓展人事档案服务范围，妥善办理档案的转入、转出、查阅、借阅、开具调档函和存档证明等利用业务，加快档案信息化建设步伐，开启“公共就业和人才服务”新时代。利用大数据分析等现代科技开发利用海量的档案信息资源，为现代社会人力资源提供与人事相关的数据和信息支持，促进人才合理流动及资源优化配置，推动社会及经济的发展。

（二）流动人员人事档案管理服务的对象

（1）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；

（2）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；

（3）待业的大中专毕业生的人事档案；

（4）自费出国留学人员的人事档案；

（5）外商投资企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；

（6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

（7）其他流动人员的人事档案。

二、胶州市流动人员人事档案管理服务的现状与成效

胶州市人力资源和社会保障局档案中心成立于2009年7月，中心立足自身存档职能，聚焦发挥“人事人才工作的枢纽、社会保障业务经办的基石”双重作用，自成立初期就将统筹人事档案与业务档案管理作为自己的核心任务，以“功成不必在我”的精神为人力资源社会保障事业打基础、做“潜绩”。自成立以来连续多年保持省一级档案管理标准，并多次获得省、市级先进荣誉称号。2010-2011年被评为省一级档案管理先进单位，2015年获得首批“山东省档案工作科学化管理示范单位”、青岛市事业单位人事管理示范点等荣誉。

除流动人员人事档案外，中心还收集、整理全局业务档案，对调令、商调函、工资等历史性档案，退休人员（包括退休知青）、城乡居民档案，工伤认定、仲裁案卷等进行粘贴、裱糊、整理、编页码、制目录，扫描上传档案管理系统等一系列工作，整理出20311卷业务档案，为社会保障档案的存储、查阅、利用奠定了坚实基础，为老百姓办理退休、查找和认定工龄提供了极大的便利，赢得群众广泛点赞。

（一）党建引领，强化档案日常管理

中心坚持抓党建固本，以党建统领日常工作，发挥好党员先锋模范作用，切实做好档案接收和库房整理、查借阅等日常服务，使档案管理更趋合理化、规范化、科学化，为人事人才工作提供借鉴、参考和凭证。坚持以党的政策育人，加强工作人员的思想教育，提高工作人员的政治素质。

1.加强规范化建设，提升管理水平

对档案接收、库房利用等重要工作建立规范的程序，并严格监督落实。在档案接收方面，完善档案实体、业务统计表格与山东省公共就业人才服务信息系统三位一体的档案接收方式，提高档案接收效率。在库房利用方面，定期对档案库房清点检查，按照存放档案情况进行功能划分，优化库房存放结构，整理排架，做到库房的整洁、清爽、有序。2021年完成27013卷人事档案的库房调整工作，确保库房档案容量与实际承载力相适应，切实消除安全隐患。

2.加强制度化建设，提升服务水平

根据《档案法》《保密法》《流动人员人事档案暂行管理规定》等法律法规、政策条例，制定查阅、借阅、接收、转出等各项规章制度，使群众办事有章可循；制作办事明白纸，让群众办事一目了然。为配合纪检监察部门调取证据，制定专项办事制度。年度累计转出档案1424卷，累计转入4897卷；累计查阅档案6933次。累计办理其他档案业务5689件。

3.加强专业化建设，提升队伍水平

档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，提高档案管理工作人员的政治素质和专业技能尤为重要。一是定期组织学习研讨会，用正反两方面的典型案例教育督促，以案说法，提高工作人员的责任意识、担当意识；二是组织业务培训，定期组织工作人员接受馆藏资源、档案鉴别、档案整理等专项业务培训，保证建档工作的准确规范。

（二）紧贴民心，高效办理档案接收

自2019年开始，青岛市流动人员人事档案管理业务全面下放，实行属地化管理。各区市自行接收未就业的高校毕业生人事档案，于五个工作日内完成基本信息的审核、采集、补充、上传系统。每年7月份，流动人员人事档案接收进入高峰期，日均达200-300本档案。

为进一步提高工作效率，保障办事群众及时办理查阅、政审、转出等业务，中心克服人手不足的困难，聚众智、集众力，变五日内办结为即时办结，实现了档案人基本信息的即时化采集、精细化维护，做到了档案接收日事日毕，日清日高。

1.分解工序，运作高效化

将接收档案的程序分解为搬运、拆解快递袋、清点档案数量、统一赋码编号、拆封档案袋、交叉录入系统五个环节，每个环节分工到人，责任到人，工作人员密切配合、无缝衔接，稳妥高效地推进档案接收工作。

2.分类总结，培训精准化

将工作中的实践经验按照各个环节分类总结，细化到每分钟拆封档案袋的数量，出现空号废号顺延至下一批档案，线上线下交叉录入、相互校验等具体操作，运用这些经验培训相应环节的工作人员，有的放矢，精准到位。

3.分步调度，运筹超前化

面对档案数量激增，标准化库房不足的矛盾，中心重点调度五号库和六号库，根据往年接收档案的数量测算所需密集架和空间，超前筹划布置库房和档案分布。局党组更是深谋远虑，自2021年初规划建设半岛国际人才港档案室，充分考虑档案年增长的需求，开辟面积充足的标准化库房，目前正在建设中。

（三）紧扣重点，零差错做好档案转递

档案工作无小事，每一页材料、每一份档案都关系着当事人的前途命运，尤其是在毕业生升学、入伍、公务员事业编考试的政审考察中发挥着重要作用。为了保证每一份寄出的档案安全抵达用人单位，中心坚持按照流动人员人事档案管理规定的要求，以机要的形式转递档案，做到档案转递零差错。

由于机要属于国家秘密通道，不可控因素较多，为解决用人单位尤其是教师招聘主管单位要求急迫的问题，充分保障档案人的合法权益，我们坚持两个“靠前服务”。一是主动缩短服务期限，将十五个工作日内发送的时限缩短到二至三个工作日，靠前做好转递服务；二是提前介入，主动联系用人单位，及时沟通档案转递的要求和时限，取得了良好的沟通效果，缓解了档案人及其亲属的焦虑，赢得了群众认可。

（四）拓宽渠道，实现线上线下“一体化”

中心通过对接山东省公共就业人才信息服务系统，以及“青岛人才网”“青岛人才”微信公众号等网络平台，推进流动人员人事档案业务“网上办”“掌上办”，不受地域和时间限制，实现了群众办事“零跑腿”。对线下办事群众一次性告知办理业务所需材料，实现“一次办好”。通过线下办理和线上办理相结合，大大提高了业务办理效率，方便了群众办事。

1.健全完善“24小时不打烊”办事机制

流动人员人事档案管理服务基本事项均已实现网上办事，群众全天24小时在线申请，中心将网办事项和现场办事同等重视，健全网上办事工作制度，建立网办专人负责机制，参照现场服务模式，设立AB角，确保网上办事申请及时响应、按时办结，真情服务联通千家万户，自运行以来未发生一起因网办业务超时受理引发的投诉。

2.全面推行告知承诺制和容缺受理方式

流动人员人事档案转出等事项全面推行告知承诺制，采取容缺受理方式，先受理，再补缺，一次性告知存在的问题和补救措施，让群众感受到“回家”的温暖。一是接收高校毕业生档案容缺报到证等关键材料。中心对按相关要求转入的档案即时接收，即时办理。同时，对每一份接收的档案都进行严格审核，一旦发现缺失报到证等关键材料，当即联系档案人告知并要求其及时补充材料。二是办理档案查阅（复印）业务容缺委托书等材料。工作开展过程中常常有大学生家长为其代办查阅（复印）业务，为方便他们办事，实现“一次办好”，中心采取先受理电子版委托书的方式为其办理，容许其过后通过快递寄送等方式补充纸质原版委托书。

（五）科技赋能，扎实推进信息化建设

档案工作历史悠久，可以说是个老行业。它的传承载体老，工作模式老，应用场景老。但当前就业创业形式愈加灵活、人员流动愈加频繁、人事档案应用场景愈加多样，利用频率越来越高，这项老工作已经不能适应新需求，亟待大数据、区块链等新技术赋能，刷新这项老工作。自2020年初，档案中心开始进行信息化建设的探索，充分做好档案信息化前期准备工作，组织协调人员完成72947卷流动人员人事档案的清点、合并、信息录入工作以及2020、2021年度共9485卷高校毕业生档案的接收录入工作，成功对接山东省公共就业人才服务信息系统，为档案信息化奠定坚实基础。

三、胶州市流动人员人事档案管理服务工作中存在的问题

（一）档案内容结构失衡

当前流动人员人事档案在内容结构上存在严重的失衡现象，很多档案仅是对人员姓名、性别、学历等基本情况的介绍，而对于工作能力、工作经历、技术特长等信息涉及较少，这种档案内容不健全情况的出现，主要是由于档案材料收集、归档不及时，没能进行资料信息的实时完善。此外，流动人员档案信息的连续性不强，很多档案资料难以接续，这使得用人单位难以完整获知人才的具体情况。

（二）档案信息化建设尚待加强

流动人员人事档案管理还存在信息不完善、数据库不完整、信息调取利用便利性低、信息不能共享与关联等不足之处。此外，诸如扫描仪等信息化设备较为落后，缺乏有效的管理系统，难以实现信息的充分利用，制约了流动人员人事档案管理工作的高效开展。

（三）档案信息资源开发利用不充分

当前，流动人口人事档案利用都是以事实性利用为主，很少会进行知识性利用，研究性利用更是少之又少。大部分档案利用都是以查阅方式为主，采用传统服务思维，缺乏科学管理系统，缺乏深层次开发利用。

四、流动人员档案管理服务工作的对策建议

（一）提升档案材料收集整理的精度，优化档案内容

一是建立完善的流动人员档案信息收集网络，实现定时、定向的信息收集，并采取动态跟踪方式对资料收集进行补充完善。二是与各企业单位、人才市场达成人事档案管理协议，以契约的方式保证材料的及时归档。三是建立诚信档案与技能档案，对人员的专业技能水平、职业操守、个人品质等信息进行收集整理，提高档案利用价值。

（二）加快档案信息化建设的进度，实现现代化管理

对流动人员人事档案进行基本信息录入、纸质档案扫描、图像处理、数据存储备份等档案数字化加工工作，使流动人员人事档案逐步与省、部级人事人才管理信息系统相衔接，实现更大范围的信息共享和档案业务全程网办，确保群众办事“零跑腿”。

一是按照国家规范统一人事档案数字建设标准，统一档案基础信息采集规范，统一采集项目、统一指标体系、统一代码，即时开展档案基础信息采集工作。二是开展档案扫描工作，建立数字档案资源库，为档案“一窗式办理”提供基础。三是加强档案信息应用和共享，充分利用档案管理服务信息系统形成的数据资源，强化档案数据资源与政务数据资源的融合利用，实现与人事人才、社会保障等业务信息共享，推动与公安、工商、教育等部门资源数据互认。

档案信息化建设必将更好地实现：（1）档案管理更加智能。利用信息系统能够随时随地、及时、准确地查询人员的档案信息，减少人工失误。（2）工作效率进一步提升。减少纸质档案流转、压缩存放空间、减少人工成本、为简化优化服务提供便利。（3）管理决策水平有力提高。为人事人才精准服务提供依据，有效适应不断变化的外部环境。

（三）增强档案信息开发利用的力度，全面提升服务水平

档案中心目前管理的流动人员档案中，主体为未就业的高校毕业生及中专毕业生，数量为5万左右，是一个相当可观的数字。通过加强信息化建设，充分利用这一巨大的人才资源，全面掌握流动人员的数量、结构、专业、分布、流向、业绩等情况，定期统计分析，将更好地服务于大中专毕业生就业、地方产业发展和高技能人才培养，为强化本地“六稳”“六保”工作提供数据支撑。对于胶州市经济社会高质量发展意义重大。

（四）搭建人才供需平台，实现人才与企事业单位有效对接

档案中心要搭建好平台，一方面，完善好人才数据库，将人事档案中反映个人年龄、专长、知识水平、工作经历等个性化的信息分类梳理，利用大数据分析等现代科技手段，整合形成信息完备、分类精细、准确规范的人才数据库。另一方面，搜集企事业单位的用人需求，整理成用人需求信息数据库。在此基础上，将人才数据库和用人需求信息数据库对接，进行数据变化的比对，以比对后的数据为支撑，挖掘数据价值，进行横向、纵向比对分析，实现更为精准的人才流动来源去向、人才流动行业企业分析等，总结经验、发现规律、预测趋势，更好地为人才就业的科学决策服务。

（五）探索流动人员档案跨区域共享路径，进一步拓宽人才供需广度

根据青岛市“跨省通办”“全省通办”等未来工作部署，确定流动人员人事档案共享的合作省市和区域，建立人才档案信息共享合作关系，实现跨区域的人才信息共享，为人才的就业开辟更广阔的空间，为胶州市招才引智工作提供更有力的智力支持。

五、研究结论

借助档案信息化建设，胶州市人力资源和社会保障局档案信息服务中心将有力地提升政府治理能力，积极融入社会发展新潮流，满足人民群众对档案服务日渐提高的需求，积极加强技术应用，把大数据、云计算、互联网+思维和具体业务相结合，多领域探索实施。树立数据驱动的思维，打破时间、空间、技术壁垒，将数据分析融入流动人员人事档案管理服务工作的全周期中，扎实推进档案工作重点任务，长效推动档案服务数字化转型，实现个性化、精确化、智能化的档案管理服务，稳步提升档案工作水平和群众满意度。