赣州市人民医院 欧阳娟

当今时代经济、科技等迅速发展，医疗管理也随之被人们重视起来，医院的档案管理工作早已成为当代医院改革的重点，在提高医院的文化建设方面具有重要的价值和意义。随着医院的发展，医院档案管理在不断成长成熟，发挥着对医院文化建设的积极作用。本文就医院院报的规范化管理与使用进行阐述，旨在分析医院档案规范化管理的意义和作用。

一、医院档案管理的作用

医院档案是全体职工在日常工作和社会实践中的行为记录，记录了各个历史时期医院人员、医疗、科研、设备、基建和日常管理的变化。档案记录了前人对医院建设和医疗事业发展的探索和贡献。在新员工的培训中，可以通过回顾医院的档案，让新员工清晰地了解医院经营发展的历程、价值观及医院的文化，增强认同感及凝聚力，最终使他们更好地融入医院，传承前人的办院精神，同时也进一步强化了广大干部职工的初心与使命，并在未来的工作过程中，通过个人的努力更好地建设医院。随着医院医疗事业的不断发展、规模不断壮大，医院档案种类和数量越来越多，传统管理模式已经无法满足新医改环境下的档案发展需求。医院档案管理通过建立科学的管理体系，加强对医院发展过程中的档案管理与利用，发挥档案资源的价值，进一步提升医院管理水平。

二、档案管理促进文化发展的作用

（一）树立外在形象

随着医疗市场经济体制的不断完善，医院要发展自身业务，在竞争中提高竞争力，不仅局限于医院的硬件设施和医务人员的技术水平，还包括医院的品牌文化内涵和外部形象建设。建设优秀医院品牌文化，对医院凝聚力、吸引力、战斗力等方面的提高具有重要意义，除此之外，还要设计医院的积极形象。首先要通过走访了解群众对本医院的认识、态度与印象等方面的情况，结合医院相关的档案内容，从而对医院形象整体重新定位和设计，通过广告或公关方式，传播给社会，树立医院良好的外在形象。总体来说，医院品牌文化建设对内有黏合作用，对外有着争取公众对医院认同的社会功能。所以，在日趋激烈的市场竞争中，合理、科学、有效地管理医院档案，积极构建起具有鲜明时代特征、拥有自身特色的医院品牌文化，必将提高医院的实力和市场竞争力。

（二）文化的重要传承

医院文化建设是医院发展的灵魂和品牌，需要医院领导带领广大干部职工经年累月逐步养成。而医院档案作为医院历史资料的记录，包含着医院的历史变迁、规章制度，记载着楷模先进、价值理念，既可用于帮助职工了解医院历史，又可以用于新员工培训，培养新老员工的荣誉感，增强医院的凝聚力，这都是医院文化的重要传承。

（三）规范职工道德

医院文化建设的最终目标是形成科学的医院精神，这不仅是医院全体员工努力的方向，也是医院发展的重要动力。在当前的医院文化建设中，各类档案详细记录了医院文化建设的全过程，通过对档案资料的整合与提炼，能够真实反馈医院的现状并反映医院的传统，与新时期的医院发展特色紧密结合起来，最终形成有强大感召力的医院精神。当医院精神形成以后，全体医院职工都会以此为动力，并且在日常工作中将其发扬光大。

（四）为医院决策提供参考

医院档案管理在医院文化建设中具有重要作用，可以为医院经营决策提供参考。医院是治病救人的地方。医生每天要面对大量的病人。他们的日常工作很忙。而且医院还需要处理无数的医患纠纷，处理很多医疗事故。每天的工作量繁重而忙碌。另外，想要提高医院文化建设程度，就要提前作出一定的规划，医院的档案详细记录了医院的各项医疗活动和患者的各种信息，给医院将要进行的各项决策提供了参考资料。而且医院的领导也可以从各种档案中了解医院的经营状况，从医院整理的各种数据中，发现问题、解决问题，使医院的服务更加到位，医院的项目做得更好，还可以提高医院现代化管理的程度，凝聚医务工作人员的向心力，同时提高医院的文化建设，加大医院的管理力度，为患者营造一个较为舒适的医疗环境。

（五）激发管理者工作的积极性

档案管理之中散发的人文精神气息能够在潜意识里影响员工的日常工作态度与形式，进而改变员工的价值观、人生观等。不仅如此，医院文化有着促进医院制度的有效实施和不断创新的作用。在医院文化有效利用之前，制度的执行只能靠外在的监督进行约束，一旦监督不力员工就极有可能不按要求去做，医院管理成本很高。但如果将医院相关优秀文化精神品质注入其中，员工的行动就会变成一种自愿的行为，无须加强监管。优秀医院文化的建设，可以激发员工的“自律意识”，为员工的工作创造激情，使员工能够积极主动地投入到工作当中，从而降低医院经营管理成本，更有助于医院长期稳定的发展。

三、档案管理在医院文化建设的应用措施

（一）完善档案信息化

尽管传统的档案管理过程复杂繁琐，但由于接触档案的人较少，档案保密工作一直相对安全。信息时代，医院应通过做好以下几个方面来保障档案信息安全：一是医院要加强对档案保密重要性的宣传，组织医院内部员工积极学习保密法和档案法，使相关人员明确档案泄密的危险性和严重性，扭转相关人员对于档案保密的旧观念，树立档案保密的责任意识。二是，医院要建立档案信息安全防护体系，线上要建立访问档案信息的身份认证及在线审批，加强对信息系统、院内计算机的安全检查，杜绝病毒木马等对医院信息系统的冲击，严防涉密档案在非涉密网络上的访问。线下要建立严格的档案查阅管理制度，对于档案查阅人员要做到保密条例告知义务，并对查阅过程中的违规行为进行及时的制止。通过建立线上线下的档案信息防护体系，严防涉密档案在传输和查阅过程中的泄密。同时，医院要做到档案的备份和云存储等工作，确保涉密档案的万无一失。最后，医院要加强对档案泄密者的惩治力度。

（二）充分发挥宣传教育功能

要采取“走出去”与“请进来”的方式，邀请一些公众和团体来医院档案馆参观，加强与中小学、社区等相关单位的联系，把医院档案馆建设成为科普教育实践基地，让公众和社会团体亲身体验医院档案馆的文化氛围。要通过官方网站、微信公众号等传播途径，增强传播的互动性，提高公众对档案文化的知晓度与参与度，更好地发挥医院档案馆作为社会公共服务机构的宣传教育功能，满足公众的文化需求。

（三）建设数字档案专业队伍

任何社会最缺乏的都是人才，尤其是特定领域和技能的专门人才。新型医疗改革对医院的档案管理人员提出了更高更专的业务要求，提升医院档案管理人员的数字化管理水平已刻不容缓。一方面，对已有档案管理人员进行培训交流，提高数字化管理水平，但他们的专业背景和业务基础决定其发展空间有限；另一方面，医院应增加投入聘用能胜任数字档案管理的专门人才，打造一支精干高效、业务精湛的数字档案管理队伍。加强档案管理人员与外界的联系和交流，以保证其业务素质和能力与时俱进。

（四）完善管理制度

医院的档案管理部门是医院中一个容易被忽视的部门，有鉴于此，当前最重要的任务是从多角度完善档案管理制度，增强员工积极性。首先，医院档案管理制度应完善奖励制度和处罚措施，提高医院档案管理的工作效率和工作积极性。医院的档案管理制度要做到权责明确，对管理的范围作出详细的规定，将每一项大大小小的工作都落实到纸面上，让医疗工作人员和医院的管理人员做到有规则必遵循。其次，医院的档案管理需要分类管理，医疗机构的档案跟企业的档案管理存在着很大的不同，医疗机构每天有大量的人流量，医生也要面对大量的患者，日常工作都是十分繁忙的，而且医院这个场所还需要应对众多的医患纠纷，处理很多医疗事故，日常工作量大且繁忙，医院的档案管理更加繁琐复杂。所以需要医院的管理部门进行分类处理，使医院的档案变得更加一目了然，医院的档案整理有序进行，从根本上提高医院的工作效率和工作积极性。

（五）规范化管理

参照国家档案管理规定，结合医院实际，制定了适合医院的院报档案管理制度，严格落实管理责任制，使档案管理更加规范。综合医院多媒体，如网站、微信等信息发布平台，将纸质医院档案和电子医院档案进行综合归档，根据各自归档要求，规范出具体细节内容，为档案归档提供多渠道的归档方式。

（六）实行档案管理体系信息化

随着数字信息和网络技术的深入发展和应用，档案信息中蕴含的医院文化形式更加多样化。当前，档案的记录形式正逐步从传统的纸质书面档案向具有数字信息技术的电子档案跨越，这是大时代背景下的必然趋势。这种新模式可以弥补传统管理体系的不足，充分发挥数字化全方位管理的优势。由于部分医院档案分类管理制度不完善，导致医院内部的部分重要信息比较分散，以及未能识别重要的档案信息，导致无法正常使用这些信息，蕴藏其中的文化也就得不到传承与弘扬。因此，要运用现代化数字技术，使用电子计算机对这些档案内容进行甄别，再进行网络大数据分类处理，并及时与相关部门沟通完善，再使用网络空间进行档案存储。按照文书档案的重要程度，设置自动化年限存储时长，并定时定期进行垃圾文档的清理。通过文档的机密程度设置一系列的查询要求，比如录入具有特定查阅权限的个体或集体指纹、面容、声音等，必要时可以现场进行DNA检测，用于严格控制企业重要商业或企业员工的个人信息相关文档的输出。对于可以共享的文书档案，设计合理高效的检索查阅系统，通过数字化技术的延伸，可以通过目标档案中存在的特殊字符、甚至是独特味道与声音等进行快速高效检索。再通过与全球相关档案管理系统进行联合，实现档案有效共享，通过交流传递，补充部分档案的相关内容。应用相关自我纠错系统定期对档案进行更新，引进档案管理网络体系安全系统，全方位完善档案数字化管理系统。实现档案管理体系的现代科技信息化发展，促进医院文化建设内涵的发展。

（七）建立档案管理安全机制

目前，医院数字化档案大多集中在信息采集的全面性、档案利用的便捷性和管理的高效性等方面。但是在档案的安全性和保密性方面存在很大的漏洞。至于住院病人的病历，他们记录的是病人的病情和诊疗信息，具有个人私密性，病人绝对不希望其就诊信息遭到泄露、篡改，因此对病历档案管理要万无一失。对财务档案来说，其涵盖分类广、明细多，且与资金密切相关，这些档案具有一定的保密性和高度敏感性，是医院核心竞争力的体现，其安全性也必须得到保证。要对档案管理人员进行安全保密知识教育，增强安全保密的责任意识，掌握安全保密防护手段和技能，并邀请权威机构定期进行档案管理的安全保密检查。

（八）拓展档案素材

医院档案管理对医院文化建设有着直接的推动作用。在优化档案管理的过程中，要逐步扩充基础档案材料，做好档案宣传工作，使医院全体员工形成清晰的档案管理意识。首先，医院领导要起到带头和示范作用，在日常工作中加大对档案管理工作的重视力度，将档案管理工作直接融入到文化建设中，使得档案管理工作真正成为医院文化建设的重要组成部分。其次，档案管理人员应当根据医院的发展状况对现有档案进行提炼分析，探究档案管理工作存在的问题，并结合文化建设需求进一步提升档案管理与服务水准。再次，医院文化建设工作的开展应当以档案作为参考依据，逐步增强医院职工的档案管理意识，使得医院职工能够准确认识到档案管理对于医院文化建设的重要性。最后，医院应加大对档案管理的宣传力度，促使医院的所有职工都能够了解档案管理对其成长的重要意义，共同推动档案管理的科学发展，逐步提高文化建设水平。

总而言之，完善医院的档案建设具有很大的意义，能够很好的提高医院文化建设的水平，所以医院的档案管理人员要提高自己专业素养和道德素质，在自己的岗位上兢兢业业工作，为提高医院的文化建设作出一番成就。院领导和档案管理人员应当充分重视起来，发挥院报档案的使用价值，让医院品牌更加璀璨！