胡钰玲

(湖南省平江县档案馆 湖南岳阳 414500)

积极推进档案信息化管理有一定的现实意义，能为档案管理者提供一定的便利，可以使档案管理者有效管理档案信息。也能为档案的使用者拓展空间，资源的获取和利用途径能够得到大大提升，为使用者提供很大的方便。另外，能够提升社会档案意识。针对这些优势，我们有必要加强落实档案的信息化建设和管理，进一步扩大档案的利用率，提升社会的档案意识，让大家充分认识到信息化的便利和社会档案的重要性。

一、档案资源信息化建设的基本要求

（一）明确档案资源信息化建设的规划

档案资源信息化建设需要充分利用计算机网络还有数据库这些信息技术手段，对档案进行数字化整理和分类，确保档案的网络化管理，需要借助办公网络对目前的档案资源逐步落实数字化转换。也需要借助文档一体化这个软件去完成电子文件归档的工作。档案管理部门的人员需要及时对电子档案的鉴定和归档工作做好监督和指导，避免出现有档案不归档的情况，或者归档不全面和不及时的现象。

（二）提高档案资源数字化技术要求

档案管理中最基本的要求需要是要做到真实性和有效性，而且要做好保密工作和后期的保护和维护。这些原则肯定不能因为信息化建设而放弃，所以档案信息化建设中对信息技术有更高的要求。首先，档案的数字化处理一定要做到不可变更，也就是要实现固定化，保证页面的真实性。其次就是安全问题。除了存档过程中需要确保其安全性，另外就是在利用的时候也要保证安全性[1]。

（三）完善档案资源信息化建设制度

档案信息化管理必须具有一定的制度的维护和规范。在文档一体化的情况下要能够实现档案数据库的自动维护。建立比较成熟的行政立法方面的建议，推动相关配套的政策规范的制定和落实。

二、档案信息化管理中应注意的问题

（一）系统问题

随着网络和经济的发展，很多单位的局域网已经成立。但单位各个部门之间存在管理软件接口困难的情况，导致一些档案信息不能很好地实现共享。这样就造成了很多同类的档案在不同的部分都进行了统计工作，浪费了劳动力和时间。对此，单位档案管理信息系统在管理时需要坚持两个方面的原则[2]。一方面是要做到实用性和先进性的结合。在系统建设的过程中应该处理好技术的实用性和先进性之间的关系，我们应用的系统应该保证可操作性，同时要更好地进行管理和维护，不可以盲目追求先进的技术。同时要保证技术在一定的层次范围内，避免还没有使用多长的时间就面临着淘汰。另外就是要坚持开放性和标准性结合的原则。同时，还要保证网络的互联和兼容性。

（二）信息资源问题

在落实档案的信息化管理中还存在一个重要的问题——档案馆所存信息资源不够丰富。为了解决这个问题，首先需要丰富馆藏，结合实际情况，对档案进行收集，光缆社会信息，融合电子、视频等各类档案，丰富档案的门类。另外，在落实数字化建设时，对档案信息进行一定的整合，结合一定的主题，把分散的档案进行汇总，这样可以集中性地反映某一个领域的情况。只有将二次加工的信息进行数字化的处理，才能有效拓展信息资源，提升资源的质量和利用率，发挥出档案馆信息资源丰富的优势，达到信息化的最终目的。

（三）档案信息管理人员素质问题

档案信息化的管理人员是落实档案信息化重要的力量。目前，各个档案管理机构中的档案管理者基本都是专业人员。但这些专业人员缺乏一定的信息素养，无法适应目前的信息化工作，缺乏计算机技术和通讯技术还有网络技术的复合型人才。这些自然无法满足档案信息化管理和发展的需求，所以必须对人才进行不断的优化。要及时调整专业格局，从课程内容教学方法和手段，让教育变得更加丰富。另外，目前单一人员结构无法满足档案管理现代化的需求，所以需要注重多方面的人才引入，充实档案人员队伍，努力构建复合型人才队伍，应对信息化的挑战[3]。

三、结束语

总而言之，随着社会的发展，目前的档案管理工作面临着严峻的挑战，当然也拥有了一定的机遇，所以，相关工作人员目前需要做的就是把握好时机，选择好发展的机遇，对档案的信息化管理和建设进行全面分析，找到有效的管理办法，注意在管理中各个方面的优化，争取提升档案管理工作的质量和效率，实现历史性的飞跃。