徐 磊

(天津机电职业技术学院，天津 300350)

高职院校档案是学校在党政管理，教育教学，科学研究和技能培训等活动中形成的，以文件、声像、实物形式存在的具有保存和查考价值的记录。档案是学校活动的历史痕迹，对学校发展具有重要指导意义，也是社会评估学校各项工作的重要参考。随着信息时代的到来，各项工作形成的电子文件越来越多，传统载体档案的数字化数量巨大，档案工作正逐步从传统实体管理向信息化管理过度。目前，高职院校普遍推进数字化校园建设，计算机等多媒体设备、数字化管理应用软件及信息网络建设等配套服务水平显著提升，客观上推动了档案信息化工作。充分利用信息技术，加强档案信息化管理和增强服务意识，为利用者提高便捷优质服务，成为高职院校开展档案工作研究的重点任务。

一、档案管理信息化的必要性和可行性

(一)必要性

1.纸质档案不易保存

以纸质材料为载体进行信息保存的档案，易受保存环境的影响。首先随着时间的推移，纸张材料会逐渐泛黄，出现变脆粉化的现象，特别是许多珍贵的档案资料，年代都比较久远，保存起来特别不容易，同时给档案的修复造成了非常大的压力。其次，比较多的高职院校发展历程中都经历了众多变迁，纸质档案资料在转运过程中也容易丢失、破损，不易保存，影响了档案管理的工作质量。再者，在对纸质等载体档案进行加工过程中，有时因为人为失误造成档案资料整理混乱，造成档案的管理不规范，从而难以发挥档案的服务作用。……