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房屋权属档案的数字化管理模式研究

2021-12-06王烨

科技信息·学术版 2021年29期
关键词:数字化管理

王烨

摘要:房产档案在存储时要不断优化功能,满足人民群众的查阅需求,开展数字化管理。房屋权属档案的综合数字化管理能提高档案的实用性、安全性,也要遵循真实性原则,数字化管理并不是房屋权属档案管理的核心,也存在弊端,要将纸质传统档案存储方式与电子数字化管理充分融合,使房产事业能更好地为社会发展服务。

关键词:房屋权属档案;数字化管理;房产管理

房产档案主要是指地区内房产管理部门在进行房产权属登记转移、变更、调查等工作中形成的具有现实价值的文字、图表或声音、录像等,是城市房产管理工作后续开展的根本依据。所谓数字化信息管理,主要是指房产档案在管理中要结合现代化信息技术,对房产资源进行集中整理,为人民群众提供更为便捷的服务。为了更好的将数字化应用在房屋权属档案管理中,需要了解管理原则以及具体实施方案。

一、实施数字化管理模式的原则

首先,数字化管理必须遵从实用性原则,这主要指房地产权属的档案管理要更稳定,选取具有兼容特征的设备,使房地产权属档案管理更加快速、有效,使其正确、健康发展,为房产事业后续改革作出贡献。实际工作时不能只追求科技进步,也要与房产管理相互融合,减少系统中出现的漏洞。

其次,要遵循安全性原则。安全在房产档案管理中是最为重要的一部分,只有档案能安全、稳定才能确保人民群众的信息不被非法分子所利用,确保合法权益不受伤害。在管理时,如果采取管理方案、措施、手段不当或无法保护新的技术,就容易导致业主信息泄露,造成极大社会危害。新技术虽然先进、科学、有效,但也存在弊端,比如,如果使用信息共享,则会导致信息外泄。因此,房产管理必须采取有效措施,使新技术安全性能得以提高,防止档案泄露问题。

最后,要遵从真实性原则。档案最为主要的是信息真实,只有信息真实才能提高档案有效性,才能使档案更好地为社会发展服务。不真实的信息会给社会各部门提供虚假消息,可能会导致社会混乱,在管理时要及时清理,发现错误,并及时改正,一旦发现问题,就要分析了解问题成因,并作出修正,避免由于此类问题发生不必要的纷争,给人民群众带来经济上或精神上的损失,因此,在实际工作中,要从各个方面避免虚假信息的渗透,建立有效防护措施,以此确保档案的真实[1]。

二、房屋权属档案的数字化管理模式

第一,准确选择数据库。建立数字化档案是一项系统复杂的工程,因此,对于数据库总体建设而言,要采取先进存储设备,针对安全性高的要求采用可靠性强的系统,同时建立完善的恢复系统,进行光盘库备份。备份与恢复系统要通过智能方式进行调度,实现定时定量操作,也能实现自动一体化。除此以外,也要建立信息及时更新机制,与其他档案存储不同,房地产权档案随时会发生改变,因此要构建动态电子档案系统,通过数字化档案对动态内容进行更新,为测绘或者管理提供系统链接,在线跟踪房产总体变化,例如变更、抵押或查封等,以此确保电子档案的内容与房产现状同步。

第二,要进行人员的集中培训,培训包含两个内容,首先是针对数据库或者其他信息技术的内容进行有效培训,其次是管理的总体培训。例如职责如何划分或分清归属权等,人员分为录入员、扫描员、审核员等,根据其工作内容确定责任。

第三,在录入、扫描与备份的过程中,首先录入员要具有负责任的态度和熟练的技术应用基础,能确保所输入的每项内容真实、准确,数据具有可靠性和完整性。其次,扫描过程中,房屋产权资料扫描人员要认真整理档案中的每一页,综合分析材料,使档案材料能得到有效完整的保护。再次,进行录入时要全方位检查,确保每项信息通过扫描后都能进入到后续筛查阶段,检查人员要担负信息是否真实的责任,并对可能存在的细节进行调整,例如圖片歪斜等。最后进行备份工作,要严格按照内部制定的备份流程,以此减少文件的破坏概率,为后续数据丢失进行补救奠定基础[2]。

第四,要实行开放性管理。开放性管理主要是指根据我国相关法律条例,以公开、公正的方式对房产信息进行有效查阅和变更,主要包含以下几方面内容。首先,权利人对房产信息的总体查阅。但这一类并不是无限制查阅活动,要在权限内查阅,未经许可的原则上不能查阅他人的房产信息。其次,权利人对房产信息进行有效变更活动。变更与查阅存在本质上的不同,涉及到权利人的自身义务,因此,必须要严格遵循我国法律规定,审查权利人的变更要求是否符合相关条例,要求权利人提供原始凭证。

第五,构建完善数字化管理系统。完善的系统能确保信息的高效性、规范性,带来一定约束作用,对后续加速建设数字化管理有着十分重要的现实意义。利用信息化技术使房产登记与交易系统融合为整体,房屋权属登记档案信息系统可以对交易中所产生的各种信息进行有效、及时的记录,并最终形成文字档案。根据不同业务,将信息内容进行整合,具有相同特点的档案可以归入到同一类中,在搜索时也可以根据实际需求进行查找,这不仅能减少查找的时间,更能缩小查找范围,达到对信息实时更新的目的,使档案信息与市场实际动态保持一致,这也能提高信息的准确度。

三、结束语

综上所述,我国许多地区已经实行了数字化管理,并且取得成效,但受到房产管理、个人主义思想的影响,信息技术存在限制,地区之间无法联网。国家相应部门要调节力量,组织核心力量,不仅要攻关技术,也要通过技术改进实行全国联网,使房产权属档案数字化管理水平能真正得以提高,更好地服务于我国社会。

参考文献:

[1]李红霞.新形势下房产权属档案管理创新模式论析[J].赤子(上中旬),2016(21):171.

[2]杨阳.房产交易核档在房屋权属档案管理中的重要性[J].城市建设理论研究(电子版),2018(07):172.

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