宋辉宇

（河北政法职业学院，河北 石家庄 050067）

电子档案对网络、技术和软硬件设施的依赖性给高校电子档案管理工作带来便利的同时也带来了风险和挑战，因此，如何权衡电子档案管理的利弊，采取必要措施扬长避短，对于高校电子档案管理工作非常重要。

一、高校电子档案

高校电子档案是高校活动电子化的产物，是高校在教育、科研、管理和发展建设中由数字设备生成、处理和储存的，以二进制数字记录，通过文字、图表、图像、音频、视频等方式表示的或已经处理完毕后转化为具备档案属性的电子文件［1］，是电子文件获取档案身份、业务系统与电子文件管理系统间进行数据交换，管理权限由文件形成部门向档案部门进行转交的过程。

二、高校电子档案管理

在网络环境下，电子文件形成是个动态、不断累加的过程，其形成与归档是并行开展的，产生的元数据信息在纳入归档范围后自动保存到电子文件管理系统中，这与传统纸质档案的形成、归档和保存流程是线性的、阶段性的有很大的差别。电子文件的质量决定了电子档案的质量，电子文件元信息的准确完整与否决定了电子档案的价值属性和著录的可用性，为了保证元数据信息完整可靠和电子文件质量，电子档案的管理工作要前置到电子文件的形成或更早阶段。电子档案的管理涵盖了电子文件生命周期全过程，包括电子文件的形成、运转、处理、归档和电子档案的接收、保管、统计、利用和销毁。……