内部控制视角下企业合同管理的思考

2021-11-25王新民

大众投资指南 2021年36期

王新民

（西安西矿环保科技有限公司，陕西西安 710000）

在经济社会环境的大背景下，企业在管理中合同管理是其中一项重要环节，起到降低企业法律风险，增强企业经济效益的重要作用，由此可见，合同在企业经济中的主要形式发挥着至关重要的作用。所以，加强合同管理，合理控制合同风险，对企业经营管理中可能出现的风险进行有效的预防或者是降低，实现企业规范化，增强企业管理水平有着十分重要的意义。通常情况下企业制定符合企业未来发展的内部控制体系，会涉及和合同管理有关的内容，也会科学合理的建立执行监督体系。而在内部控制的视角下内控体系的建立不仅能够提升合同管理的有效性，还能够作为合同管理工作评价考核的重要依据，特别是内控体系能够保证合同双方的共同利益[1]。在市场经济环境下，企业在经济的往来中主要是通过合同的形式展开的，企业的发展需要合同作为保障，能够通过合同来有效地维护自身的合法权益，加强对合同风险的控制，所以在现代企业的经营管理中加强合同管理是其中的重要内容。根据国家五部委联合所发布的《企业内部控制应用指引》中，建设企业合同管理制度体系，积极落实有效措施，规范企业的管理行为，增强企业现代管理的水平有着不可忽视的指导意义。企业在经营管理中起到重要作用的制度便是合同管理制度，能够有效地通过企业内部控制来对自身的合法权益进行维护，合理安排合同管理的流程，保证合同内容的合理性和条款性，避免出现法律上的风险。企业合同管理主要是指企业对以自身作为当事人的合同进行依法订立、履行、变更、接触、转让、终止等一系列的行为的总称。其中合同的管理内容便是订立、履行、变更、解除、转让、终止；合同的管理手段则是审查、监督、控制。有深刻了解到合同管理是具备全过程、系统性、动态性。企业在经营管理中合同管理制度是至关重要的制度，企业要想维护自身的合法权益，便需要加强合同内部控制，规范合同管理的流程，确保合同内容的科学性、合理性，避免出现法律的风险。

一、企业合同风险分析

合同在签订和履行的过程中面对着各式各样的风险，致使合同的风险既有外部环境因素导致，也有企业内部环境因素导致，在对合同风险进行科学合理的分析评估中需要制定好应对措施来将风险控制在可接受的范围内。一般情况下，外部环境因素包括了宏观经济环境、政策、法律自然灾害等，属于不可控因素，企业在合同的订立中需要预测一下风险发生的可能性，采取行之有效的方式来避免损失发生。内部环境因素则包括了合同决策、管理水平、操作人员素质、财务状况等，企业在合同管理中存在的风险根据影响可以分为营运风险、财务风险、合规风险。

（一）运营风险

合同管理中存在的运营风险，主要是指企业在运营过程，因为合同管理的某一个环节出现了缺失，致使经营活动难以达标，甚至出现了严重的损失。合同管理的运营风险包括以下几点：1.业务评价缺少准确性和完整性，致使合同决策出现错误，一般体现在合同需求和业务目标存在差异，合同主体资格审核不严谨，定价策略不合理等[2]。2.因合同条款存在不合理处，对于合同双方权利以及义务和违约责任的表达不完整，造成了经济纠纷和经济损失。3.缺少交流和沟通，信息存在不完整性。4.违约风险是指一方不能够对合同约定的业务积极履行，导致对方损失惨重，或者是自身违约应当承担赔偿责任。

（二）财务风险

企业在签订并执行活动过程中，由于合同条款和合同方商业信用等各项原因，合同履行的最终结果与预期中的结果可能存在偏差，从而造成收益下降或者是遭到惨重的经济损失，这主要的原因便是：1.在预算的制定中存在不合理性，对于成本未能进行有效的控制。2.合同中的支付条件和付款进度存在问题，导致资金的占用逐渐增加，造成经济损失。3.合同中没有明确规定各方的权利和义务，导致额外的费用产生，成本比预期中有所增加。4.税收风险，在合同的制定中没有全面考虑到可能产生的税费，没有在合同中明确的规定哪一方来承担税款缴纳义务，致使费用增加带来了经济损失。采购合同如果对供应商没有明确要求土工增值税发票，那么未进项税不能抵扣，收税负担逐渐增加。

（三）合规风险

合规风险主要是指企业在签订合同和履行合同的过程中，没有遵循相应的法律法规、标准、行业规则、公司管理制度，导致企业在运营中受到了法律的制裁或者是监管处罚，面临重大财物损失或者是声誉损失的风险[3]。合同管理中合规风险包括了：1.合同的制定违反了相应的法律法规，合同确认为无效合同，还需要承担法律责任的风险。2.合同主体的选择不符合合同所要求的资质，对于产品的质量和服务质量的风险未能有效的保证。3.未能按照流程审核或者是审核中把关不严谨，导致公司的利益受到的损失。4.与公司有关制度相违背，存在徇私舞弊的现象，对公司的发展利益带来不良影响。

二、内部控制下企业合同管理现状

根据整个企业管理中目前的经济环境和合同管理的作用以及地位的情况，合同管理随着时代的发展渐渐成为企业运行至关重要的一项环节。现如今，已有越来越多的企业已经深刻意识到这一点，并对合同管理进行了加强，以此来提升企业防范风险的能力以及经济效益。但是，这并不意味着目前的企业合同管理是完善的、有效的、合理的，许多的企业在签订、履行合同中依然存在很多问题，阻碍了企业整体的运营和管理，为企业造成了一定的经济损失。因此，需要对目前企业合同管理现状进行深入的分析和探索。

（一）不重视合同签订主体资格审查

现如今许多企业在合同的签订中过于重视“签约率”，为了提升签约率，对于合同签订对方主体的资格审查没有予以重视，许多的企业都存在忽视合同签订对方当事人的资信情况、主体资格、履约能力的现象，大多数仅仅凭借着熟人介绍或者是电话、名片就直接与其进行签约，存在很大的盲目性。在合同今后的履行中如果出现了纠纷，难以及时找到交易当事人，而就算找到了当事人，也存在交易当事人不具备履约能力的状况，最终导致企业需要蒙受巨大损失。

（二）未健全合同签订的监督和管理

目前，我国的企业在管理合同期间，制定了相应的规章制度，我国的财政等有关部门也制定了具体的规章制度用于企业合同管理。虽然做出了相关的制度保障，但是在大多数的情况下因为企业在合同的签订中，缺少了有效的监督和管理，致使合同签订前没有进行完善的调研，直接导致合同的有效管理未能够落到实处[4]。与此同时，一些合同管理中规章制度的建立过于原则化，在实际的操作过程中缺少了操作性。

（三）合同签订前未进行合理的调研

如上述所讲，许多的企业在合同的签订和履行中过于重视“签约率”，为了追求签约率甚至忽视了合同签订前的实际调研。在此种状况下，便很有可能出现合同价格和市场价格出现偏差的情况。比如，一些合同价格比市场价格更高，无故提升了企业的成本，一些合同价格比市场价格低，则会造成合同约定的产品价格降低。

三、内部控制下企业合同管理对策

企业在内部控制视角下开展合同管理时需要遵循相关的制度和流程管理，展开精细化管理，特别是需要重点控制可能会出现的较大风险的因素。在根据合同管理中的可能存在的风险进行分析，对合同管理中具体的控制措施提出建议。

（一）准备时期合同管理和控制措施

合同在准备时期需要创建系统的合同需求申请制度，严格控制未能经过批准的需求，从而保证合同需求能够与企业的发展战略和经营目标相符合，开展合同调查工作，深入调查市场的实际行情和行业信息等状况，科学核实合同主体的合法性、履约能力、资质等情况。科学分析、必选相关的信息，合理拟定合同的谈判策略[5]。除此之外，还需要建立健全信用资料库和评价机制、管理制度，在预算管理中需要注重合同资金，在合同谈判定价时，要明确合同预算是基础，同时也是成本的控制依据。不仅如此，还需要搭建对应的合同文本示范文库，对于不同类型的合同，需要编写出标准化的合同文本格式，建设合同文本必须遵循合法、公平、合理的原则。在合同谈判过程中，需要向对方主动提供本单位的合同文本，如果存在分歧或者是事项不明确的情况需要在谈判阶段进行友好协商，争取让对方接受。

（二）签订时期合同管理和控制措施

企业在签订重大的项目合同中，需要将技术部门、财务部门、法律部门组建成谈判小组，重点解决合同价格、付款方式、技术要求、违约责任、变更处理等主要内容，在谈判策略和谈判过程中应当在保密制度的管理控制下执行，谈判小组需要科学合理的对权限范围内的各项事务进行决策，不能够对授权范围外的事项进行决策，详细记录谈判中的过程和结果，然后由双方进行统一签字，合同按照谈判的结果将其编写成合同文本后，需要企业的职能部门和管理人员对合同文本进行严格的审查，审核的内部需要重视合同的合理性、合法性、可行性、经济性，在合同的审核中审核范围包括了合同确立的审核，对合同的必要性进行审核签订，审查合同与企业的发展策略和经营目标是否相符合，合同需求是否达到标准，按照合同的需求性质提供文件有立项批复、需求计划、其他有关文件；合法性审核，审核合同是否遵循相关的法律法规和企业的管理制度，与行业的政策是否相符合，合同条款有没有通过招标确定谈判单位，合同内容和条款的完整性和科学性等；技术和安健环审核，主要是审核合同的技术文件、技术规范有没有达到国家和行业的标准，能否满足用户的需求，工期、质量、售后是否达成合同的目标等；财务审核，主要是审核合同金额是否合理，以及资金的安全，合同金额是否在预算范围内，支付条件是否可以保证资金的安全，如果出现税费该由谁来负责需要做好界定。同时完善合同的分级授权等管理制度，在限额的范围内对于合同的签订予以批准，但是对于限额范围外的合同，需要通过管理权限的上级部门审核后，经过当法人或者是授权代表进行签字后，有关人员还需要按照相关的条例核对和确认合同的审批文件、合同编号等。此外，还需要建立健全合同的档案管理体系，妥善的保存好合同档案。在合同签订之后，还需要在规定的时间内，把合同的正本移交给档案管理人员负责归档，如果在这过程中涉及财务收支的合同，就需要保存原件以作财务记账依据。

（三）履行时期合同管理和控制措施

企业合同在履行的过程中，需要创建对应的合同管理台账，详细记录合同内容、金额、付款方式、执行重点等状况，实施监督合同双方的履行情况。随着经济社会的飞速发展，随着合同管理工作逐渐复杂化、庞大化，许多的企业会按照实际的发展情况来邀请有资质的软件公司开发有效的合同财务管理软件，以此增强合同管理、审查、协调等工作效率。在合同签订完成后，合同主管部门应当将部门和人员进行组织来分析合同的条款，进一步预测和防范合同履行阶段的风险，一旦出现了重大环境变化，合同便有可能无法有效的履行，所以需要和合同单位进行妥善的交流和沟通。另外，按照变更条款，签订变更补充合同或者是解除合同。在这过程中需要建立对应的合同纠纷处理机制，在无法进行有效协商时，需要法律部门按照合同纠纷进行处理，并在处理后整理归档资料。

（四）合同管理后评估

首先，需要建立合同履行情况评估制度，通过制度来加强对合同履行的管理以及控制，定期分析和评估合同的履行情况，对于重大合同、不能正常履行的合同可以通过月度分析的方式，其他的合同则可以以季度作为周期进行评估。通过分析和评估能够及时地发现问题，并制定出科学合理的解决方法。其次，合格供应商评审主要是对客户的履约状况和技术能力等因素进行评价，客户信用评审主要是考核客户的偿债能力、履约状况、守信程度，了解客户的信用等级。除此之外，根据受评价单位的资质变动情况、信誉、财务状况等的评价结果，可以组织一次合格供应商库、客户商业信用资料库的维护与更新工作。