文/包洁琼

在信息化时代的背景下，我国档案管理工作发生了巨大转变，呈现出档案资源日渐丰富、档案信息更加多元化的发展趋势，而传统档案管理的模式、理念、制度、方法等均暴露出越来越多的问题，已经难以适应如今的社会发展需求。在此情形下，对档案管理工作进行创新改进势在必行[1]。如何规范化、科学化地管理档案，加强档案管理工作是我国各地、各级档案机构面临的一大挑战。

一、加强档案管理工作的重要性

档案因社会实践活动形成，可确保历史情况记录的真实性与客观性，而非随意捏造。一些宝贵的档案资源有当事人真实历史痕迹的亲笔手稿，有些档案资源经过领导人员签署或批示。规范化、科学化地对其进行管理，可以最大程度地发挥出这些档案资源的实际价值，提取其中的有效信息[2]。相关档案人员需要做好档案编码、保存、借阅等工作，尽可能地提升档案资源的利用率。当前，我国档案事业飞速发展，企业与机关单位的档案管理部门都在积极进行创新改革，转变工作理念，将档案工作的重点由单一保存转化为开发与利用档案资源的综合服务，并借助信息化手段强化档案管理工作，使档案服务的功能更加强大。

二、档案资源利用的内涵

档案资源中涵盖着历史发展和过去的工作情况，对机关或企业而言，关系到相关工作的顺利实施。不论任何时期，档案都能作为关键且真实的历史凭证，是工作中的重要参考资料。档案资源利用指的是档案利用者借助工作系统查找和利用档案信息，满足利用需求的行为过程，同时也是实现档案信息资源潜在利用价值的过程。档案信息资源开发则是指加工、整理档案信息，发掘其中有价值的信息资源，最大程度为人们所利用，从而提高档案资源信息利用效率的过程。

三、档案工作的现状

（一）管理理念较为落后

部分企业和机关单位不够重视档案管理工作，档案人员认为工作内容仅仅是抄录、保存档案，没有充分认识到档案资源的实际价值，也没有明确认识到档案管理对企业发展与社会进步所起到的作用和对提高经济效益的重要性[3]。落后的档案管理理念无法取得理想的档案管理成果，档案如果没有得到妥善管理，可能会出现档案资源信息泄露、丢失、不完整等现象。由于重视度不足，一些企业和机关单位的档案管理设备未能及时更换，存在破损、老旧等问题，无法满足现代化档案管理的需求，对档案管理工作的改进与创新形成了阻碍[4]。

（二）管理制度不够完善

要推动工作标准化发展，就必须建立健全相应制度，档案管理工作同样如此。完善的管理制度能够保障档案管理工作的标准性、细致性与合理性，最大限度地防止出现纰漏，保障档案管理的整体水平[5]。当前，我国企业和机关单位的档案管理工作尚缺乏科学制度保障，主要体现在以下两部分：一是没有明确分配档案管理的具体任务，档案人员的权责界限模糊，时常出现一人兼顾多项工作的情况。一旦出现问题，档案人员容易相互推诿，并且可能造成人员冗杂、闲置过多、人力资源浪费等问题；二是没有明确建立绩效考核机制，管理过于表面化、形式化，难以激发工作人员的工作积极性，无法有效发挥出档案资源的社会价值。

（三）管理方法比较单一

随着社会的飞速进步，档案管理方法也应朝着多元化的趋势前进。但如今，仍有许多企业与机关单位的档案管理工作存在管理方法过于陈旧、单一、落后的问题，一些档案人员并未经过专业系统的培训，其综合素质不足，没有充足的理论知识与先进的档案管理手段。落后的档案管理方法不仅使档案管理内容枯燥乏味，还会降低档案管理的工作效率。同时，一些企业和机关单位还存在现代化设备应用不足的问题，没有充分借助信息化时代的优势，不能为档案管理工作的创新与发展提供动力。

（四）缺乏专业人才

由于一些企业和机关单位不够重视档案管理工作，许多档案管理人员存在管理水平较低、知识储备不足、信息素养较差等问题，甚至由其他岗位的工作人员兼任，缺少专业素养与责任心。管理人员能力方面的限制使档案管理工作难以做到与时俱进，对档案管理的专业化、信息化开展形成了不利影响。一些企业和机关单位没有构建完善的人才培养规划，不够重视档案人员的培训工作。

四、加强档案管理工作的策略

（一）提高重视程度

以往，许多人认为档案管理工作属于幕后工作，没有显著的工作成绩，也没有给予足够的重视。新时代的企业与机关单位要想推动经营管理，实现进一步发展，应提高对档案管理工作的重视程度，充分认识到档案管理对机构正常运行、企业顺利发展、社会平稳进步等方面的积极影响。档案管理工作是一项系统、艰巨、需要长期坚持的工程，企业和机关单位应将档案管理纳入到重点工作的范畴之中，有效、有序落实各项管理内容，如果发现不足，应及时采取有效措施进行处理。除此之外，企业和机关单位还可以加强档案管理工作的宣传力度，通过现代化宣传的方式，利用微信、微博等平台向人们宣传档案工作的效益与价值，对档案管理工作进行定期检查，在工作人员心中树立档案管理意识，鼓励更多人参与档案管理工作，构建先进的档案管理新模式。

（二）完善管理体系

面对档案管理工作中存在的问题，企业和机关单位要积极完善档案管理体系，结合自身实际情况、遵循国家相关法律法规与政府的政策方针，尽可能建立健全档案管理的规章制度，使档案管理工作更为规范化，推动其有序发展。企业和机关单位应发挥管理制度的保障作用，解决管理混乱局面，利用完善的制度来减少管理过程中的风险，消除安全隐患。企业和机关单位还可应用科学合理的绩效考核机制与奖惩机制，发挥规章制度激励和约束的双重功能，充分激发工作人员的责任心，调动其工作积极性，在保障公正、公平的基础上，推动档案管理工作的开展。

（三）落实服务功能

档案管理工作有着十分重要的服务功能，企业和机关单位要通过合理的方式落实档案服务，突破传统服务模式的桎梏，尽可能地减少被动提供档案服务的情况。相关档案人员要积极主动地挖掘档案资源中的价值，提供个性化档案服务，通过数字档案馆、大数据技术等方式丰富档案管理工作的服务性内容，拓展档案服务的途径。企业落实档案服务功能能够增强自身综合实力，增强自身市场竞争力，有利于促进企业的可持续发展。机关单位落实档案服务功能可加快精神文明建设的步伐，推动地方经济建设水平。

（四）注重人才培养

档案人员是档案管理工作的实施者、执行者，其专业能力与职业素养直接关系到档案管理工作的质量与效率。因此，企业和机关单位应重视档案人员的培训工作，培养其专业能力与计算机操作能力。档案管理涉及多方面的内容，档案人员应积极学习，提高自身专业水平与信息素养，并且要提高自身的安全意识与能力，认识到档案安全保护工作的重要性，有效保障档案的安全性与可靠性。

五、促进档案资源有效利用的关键环节

档案信息开发利用的方法主要包括档案借阅、档案公布、档案编研等。其中，档案借阅涵盖档案外借、档案阅览、档案咨询等内容；档案公布包括网站发布、媒体公布等方面；档案编研是指档案工作人员根据一定主题，选取具有实用价值及研究价值的档案信息，对其进行研究与编辑加工，并将其转变为更适合用户使用的形式。在档案资源利用的过程中，档案人员应坚持需求向导、资源整合、统筹协调等原则，积极加快档案信息资源开发。作为档案工作人员，应及时了解掌握企业和机关单位对档案的利用需求，借助各类渠道向特定利用群体传递信息，收集反馈信息，对改进开发利用的内容、方向进行调整，从而提升档案资源的利用效率。在利用档案时应合理应用信息技术，加强档案工作的信息化水平，特别在档案信息检索效率与查询效率方面。企业和机关单位应加强档案工作的信息化建设，争取早日实现档案数字化，推动档案资源的利用。在应用信息技术时，企业和机关单位要重视设备的引进与更新，还要坚持更新计算机系统与程序，做好计算机硬件的维护工作，有效延长设备的使用时间。同时档案部门要重视对外沟通交流，积极推动档案资源的利用和共享。

六、结语

档案资源是社会的宝贵财富，丰富的档案信息可以作为重要的参考依据，帮助解决许多问题。当前，我国的档案管理还存在一些问题需要加以改进，企业和机关单位要认识到档案资源的重要性，通过提高重视程度、完善管理体系、落实服务功能、应用信息技术、注重人才培养等方式加强档案管理工作，充分发挥出档案资源的作用。信息化时代为档案工作带来了挑战，同时也带来了发展机遇，企业和机关单位要积极、充分地利用信息技术的优势改进档案管理工作，创新档案管理模式，优化档案管理方法，推动档案资源的有效开展与合理应用。