文/庄忆雯

档案作为原生信息载体，在信息化背景下可利用现代技术实现高效管理，进而促进企业发展。要使信息技术更好地发挥作用，就必须加大科技运用的力度，为企业提供信息化人才。但是，从现实情况来看，由于各方面因素影响，我国现阶段大多数企业都不重视档案管理人员的信息管理水平，因此必须采取有效措施改变这一观念。

一、企业开展信息化档案管理是现实要求

企业中的档案管理工作，要想为档案管理工作的全面更新、档案管理资源的高效利用提供可靠技术支撑，必须要积极推进档案管理的信息化建设。在信息化背景下，要利用现代技术开展档案管理，就必须采取一定的措施增强工作人员之间的凝聚力和向心力，实现档案工作的革新与发展。传统纸质档案的存储、管理等工作大多数是借助人工完成，但人工作业过程中极易出现各种失误现象，最终导致档案管理中存在缺漏等问题，进而引发企业档案管理工作中的大量问题。随着信息化技术的发展与引进，档案工作人员应做好自身定位，明确档案工作的实施需求，高度重视档案管理的信息化建设，大多数是向企业决策者提供精准的信息保障，助力企业稳健发展。

二、信息化技术的优化作用

（一）实现工作的减负增效

在传统的企业档案管理中，档案形式多数都是纸质版，且开展档案管理时的工作模式通常为人工管理。因纸质材料对存储条件具有严苛的要求，环境中的温度、湿度等各种因素都极易影响档案质量，比如出现发霉变质、损毁等不良现象，影响企业档案管理工作整体水平的同时，也不利于企业档案资料的高效利用。借助信息化档案管理模式，能将易变质、损坏的档案以电子数据的形式存储，从而真正实现档案永久保存的目的。此外，利用电脑对各类企业的文件进行存储，可减少对环境的多种影响，同时也可以节省大量的人力资源。

（二）推动档案管理高效化

纸质版的档案管理往往会面临较为繁琐、复杂的工作流程，且涉及的部门、程序较多，通常都需要大量工作人员进行协同配合，才能保障档案管理工作的顺利开展、持续推进。值得注意的是，此种管理模式下的档案管理极有可能出现信息协调性不足、管理精细度不够等现象，影响企业档案管理工作的顺利推进。借助信息化档案管理模式，能建立协同配合、精准、翔实的档案控制系统，以信息化技术支撑为出发点，既能有效地降低工作人员的工作量，也能实现档案资源的高效化、精细化管理目标，还能为企业档案管理工作的现代化发展、档案资源的高效利用提供有利平台。

（三）助力档案管理持续发展

在新时代背景下，各种先进技术的涌现和各种现代化管理理念的提出为各企业内部管理工作和管理模式的优化指明了方向。从近年来企业档案管理工作发展的实际情况来看，我国档案管理工作逐渐呈现出螺旋式上升的趋势。要保障档案管理工作能与时俱进，必然结合当下信息技术的发展与建设，进行管理方式的革新与升级，消除传统档案管理中的弊端。同时，企业相关管理人员应意识到当前档案工作的局限性和滞后性，在此基础上围绕制度性、针对性、方向性的档案管理工作进行不断创新。企业也应高度重视懂专业、技术水平较高的复合型档案管理人才的引进，在为档案管理工作注入新鲜血液的同时，还要以坚实、强大的人力基础助推传统档案管理机制的优化、改革，为档案管理持续发展提供助力。

三、档案管理人员适应信息化技术发展存在的短板

（一）人员队伍结构不合理

高校档案管理工作人员的结构不合理，主要体现在两个方面：一方面是其知识水平结构不合理。在许多企业中，档案管理工作人员只了解档案管理相关方面的知识，对信息技术的掌握程度较低，加上企业缺少复合型人才，无法兼顾档案管理工作与信息技术；另一方面是年龄结构不合理。部分企业与部门对档案管理工作的重视程度不足，导致从事档案管理工作的人员年龄体系单一，没有形成合适的年龄比例，年龄大的人员对信息技术的接受能力相对较差，导致信息技术无法应用在档案管理工作中。

（二）管理人员信息化技术不足

要想进一步提高档案管理工作的整体质量与效果，在档案管理工作上应更加重视运用信息化技术，并不断推广[1]。要想有效发挥信息化技术在档案管理工作的实际效果，就必须保证档案管理工作人员能更好地利用信息技术。但从当前实际情况来看，我国大部分档案管理工作人员的职称水平并不高，档案管理工作与实际需求并不相符，对档案管理工作的实际效果产生严重的负面影响。

（三）管理理念较落后

随着我国社会不断发展，信息技术在档案管理工作中获得了广泛应用，在实际发展过程中获得了非常好的效果。然而，我国许多档案管理工作人员的思想观念仍较为传统，无法有效跟上信息技术发展的步伐，利用陈旧的思想开展档案管理工作，导致信息技术不能发挥出实际效果。究其原因，在于许多档案工作人员观念相对滞后，给档案工作带来很大的消极影响，信息化建设水平无法得到有效提高。

四、企业档案管理人员存在问题的原因分析

（一）企业管理层的认知程度偏低

现阶段企业管理者对档案管理工作的认识并不是非常深刻，甚至他们对自己的工作也不熟悉。在这种情况下，就会导致档案管理工作在企业中的受关注度不够，相关工作人员的素质水平也很难得到提高。值得注意的是，众多企业的领导干部对档案管理的制度和方式认识不完整，造成基层工作人员在工作中经常敷衍了事、玩忽懈怠，导致企业在档案管理中经常出现细节问题，一部分隐患在长时间不处理、不问责的情况下转化为重大失误。

（二）信息化技术引进较弱

众多企业的档案管理工作仍旧依靠人工操作，档案记录的主要载体还是纸质版本，在记录、统筹、查找等方面既不能方便工作人员管理，又不利于后续查阅使用。各地区企业的基础建设、资金存储不同，在建设信息化档案管理机制中的推广速度和效果差异明显。与此同时，一部分档案管理工作人员专业能力较弱、信息化素养较低，且对档案管理的重视程度不足，责任心不强，难以提升档案工作水平，档案管理信息化开展难度较大。

（三）档案管理人员团队素质偏低

企业对档案管理人员的招聘与培训缺少完善的机制，造成了我国企业档案管理人员整体素质偏低[2]。另外，在各项工作中并没有制定完善的措施，基本上都是由企业中年龄较大的员工担任相关工作，年龄结构不合理。由于大多数工作人员的年龄较大，对新技术的接受和学习能力较弱，因此他们的信息技术知识掌握程度较低，总体素质达不到相应的工作要求。

五、信息化背景下企业档案管理人员培养策略

（一）转换档案管理观念

从信息化角度来讲，要想提高档案管理工作人员的素质，就必须转变其观念，促使其对档案管理工作形成更高的认识。在这一过程中，需要从以下几个方面出发：首先，提高管理层对档案管理的认识。档案管理工作虽然不能直接体现出实际价值，但对企业其他工作却具有非常积极的意义，所以企业管理一定要提高对这一工作的重视程度，确保员工利益，进而使其拥有更强的工作素养。其次，提高档案管理人员对自身工作的认识。通过提高工作人员的认识程度和思想，不断提高档案管理工作的实际效果。

（二）完善人才培训制度

在信息化背景下，保证档案管理人才的建设自身需要建立更加完善的人才培训制度。从招聘工作开始，就要通过各项积极措施发挥出更好的效果。首先，制定招聘制度。招聘是人才培养的第一环节。企业应充分认识需要，以便找到更好的人才。其次，提高档案管理工作人员的培训效果。加强培训对员工来讲具有非常积极的意义，不仅要培训档案管理方面的专业知识，还需要提高其信息技术的掌握水平，使其在工作中更好地利用相关技术提高整体管理效果。再次，企业要建立监督制度，保证考核工作的实际效果，将各项工作落到实处，避免相关工作流于表面。最后，建立完善的激励机制。在激励工作中实现以人为本，让员工能够发挥出自身的全部价值，并使其获得相应的薪酬奖励，让工作人员在实际开展档案管理过程中发挥更大的积极性。

（三）提升管理人员素养

公司要定期组织员工参加各种比赛，不断提高工作人员的技术水平。帮助工作人员摆脱传统思想，使其认识到自身工作的实际作用，并帮助员工不断提高责任意识。随着科学技术的不断进步和社会的不断发展，在开展经营与生产的过程中，各项活动会越来越复杂，档案管理人员需要满足实际需求，不断提升自身素质，才能为企业和社会的发展提供更好的服务。

综上所述，任何行业在发展过程中只有不断提升自身素质，才能借助创新获得更好的效果。对档案管理工作来讲，同样需要不断创新，使档案管理工作更好地为企业与社会提供帮助。在社会建设的基础上，档案管理工作人员需要不断更新自身的知识观念，建立正确的工作方式，学习信息化技术，保证档案管理工作为企业的发展提供更大的帮助。