文/朔州市社会保障服务中心 李彩文

社会保障事业，是一项关系社会稳定和民生发展的重要事业，生活在社会大家庭中的企业职工、机关事业单位工作人员、学生、农民、城镇居民，都享受社会保障待遇。因此，做好公民个人社会保障信息的档案管理，可以强化基础信息，保障社会保险基金的及时、有效、合理分配。怎样让档案信息化管理在社会保障工作中发挥最大作用呢？这就需要衡量其安全、便捷、服务、高效等功能。笔者就如何提高这些功能，改善档案管理方法，谈一些自己的看法。

一、增加档案数字信息的安全程度

（一）档案数字信息的安全隐患。目前我国的社会保障档案管理方法，还是采用纸质档案和电子化信息档案相结合的办法。笔者认为，这种方法是时代和经济发展背景下的必然产物，但不是永恒产物。在社会高速发展的同时，纸质档案安全隐患比较多，主要表现在两个方面：一方面，是纸质档案造假的可能性不存在太大的技术难题，原因是纸张保存年限产生的衰变可以用简单技术来弥补，现有高印刷技术的普及，可以兼容原有技术，甚至在公章的电子翻刻方面，可以精确到同模同样。这就给纸质档案的管理工作带来了安全隐患，社保经办机构在审批时难以甄别真假，社保基金有不合理流出的风险。另一方面，纸质档案信息的准确性、可靠性、完整性存在漏洞。这方面要归结于行政审批环节，纸质档案是各种行政管理手段和审批环节下的产物，而管理体制的科学性也影响着纸质档案反映数据的可靠性。我国的社会保障行政审批制度，沿革计划体制时代和改革开放初期的内容比较多，这主要是国情所致，但它确实存在一些弊端，比如由于基础数据的核实不准，会给社保基金的分配和参保人的收益带来影响。再比如，退休审批时限的不确定性影响参保人及时享受社会保险待遇，也有医保、失业保险方面数据核实、监督管理、审批环节的漏洞导致骗保、冒领、多领现象。因此，建立科学有效的制约机制，提高数据的准确性，可以极大减少这些负面因素。

（二）信息来源的安全隐患。一是用人单位提供的数据存在漏洞。这主要是因为用人单位是申办参保的主体，所有的数据操作主动权也在用人单位，相应地操作自由程度高，参保职工不直接参与操作数据的核实才导致漏洞的产生。比如，在企业中从事特殊工种的人员，他们在达到法定退休年龄时，发现自己档案中关于特殊工种从事年限、特殊岗位工资等重要信息记录不全，不足以证明自己在特殊岗位从事的年限，社保经办机构不能为其办理提前退休手续。二是参保人本人提供身份信息的准确性存在漏洞。以企业职工参加社会保险的数据问题为例，比如20世纪八九十年代参加工作的职工，有的人为了早点参加工作，档案信息中填写的年龄偏大或是偏小，填写偏大是因为本人户籍年龄小，不够招工岁数，为了就业和生存而改大了年龄，偏小是因为超过了招工年龄条件的上限，而故意改小。因此出现了有些人实际年龄已满70岁仍不达退休条件，有些人不足50岁就已退休的极端现象，当然也包括位于这两种年龄和法定退休年龄区间内的所有人员。从这种情况来看，实际年龄信息的准确与否，会给职工本人的生活带来了一定的影响，也影响了社会保险基金的正常分配，尽管是社保基金风险因素中的一部分，但是档案数字信息安全隐患仍不容忽视。

如何避免这些隐患，笔者认为，需要加强几个方面的工作：一是从社保全覆盖的大局来看，如果加强部门信息的互联互通，必须实现人社、公安、计生、医疗机构、社区等部门数据联网，才可以提高数据的准确性。二是加强大额社保资金支出的监管，要与财政、监察、公安、检察、审计等部门开展档案数字信息互动平台建设和联动检查，以共同保障社保基金的安全。三是建立社保经办机构的数字化信息审批平台，强化经办机构与服务对象电子档案信息对接工作，化解繁琐的社保审批环节，直到审核结束，这样就可以减少冗余环节，提高工作效率。四是出台一些对内对外稽核监管机制，经常不定时检查，加强对申报机构、审核机构以及相关工作人员、经办人员、负责人的监督管理，特别是一些惩处机制和措施，论责处理，制约权限，以便提高工作效能，防止违规操作和作弊。

二、提升电子档案管理的服务功能

社保档案管理的服务对象主要有政府检查机构、社保经办机构、参保人，主要作用是信息查询，为结算提供依据，为管理提供有效凭证。随着时代的发展，档案管理需要不断提升服务层次。笔者认为应当提升几个方面：

（一）需要提高电子档案的数字化透明度，改善查询服务水平。当前我国的社保信息查询系统，仅限于到社保机构进行纸质台账查询，参保人不能及时了解或是核对自己的基础信息。若想提高档案的数字化透明度，其实并不难，只要建立起公共社保数字信息查询平台，注册一对一的用户，通过输入密码验证及本人身份证查询即可。另外，提高电子档案透明度的同时，参保人不仅可以在本地查询，也可以在异地进行查询。

（二）改善电子档案的异地身份验证和异地结算服务功能。当前群众反映的突出问题中，有两个重要问题：第一个问题是养老保险退休待遇的异地身份验证，第二个问题是医疗保险的异地结算困难。这两个问题中，涉及指纹入档、相片入档、凭据归档，在异地处理上，有一定的难度，也有一定的漏洞。举例说，有的职工在异地工作，退休后返回本地居住，在身份验证时，由于工作人员不方便登门采集信息，参保人本人不方便到异地验证，特别是一些年龄偏大或是久病在床的退休人员，更是如此。社保经办机构一般采用的方法是，使用QQ视频对接，或者是微信等其他实时视频进行验证，再就是手持当日报纸进行拍照传送图片作为验证依据，尽管这样做减少双方因距离产生的不便，但是仍然容易产生验证漏洞（有关内容涉及安全问题不宜缀述）。再举例说，参保职工因本地医疗水平不高，或是情况紧急，需要到异地就医时，在医疗费用方面，需要先行垫付，这就给参保人带来了一定的经济压力。但从医保中心来说，异地就医，由于不属于本地指定医疗机构，相互之间在票据、凭证、信息采集等方面的协作没有建立起来，必须由参保人提供相应的就医票据和凭证之后，才可结算。从这两种情况来看，电子档案的异地服务功能，势在必行。笔者认为，电子档案的异地身份验证，应当追加变换指头的指纹验证和实时视频相结合，最后归档，可以有效填补漏洞，同时异地身份验证时，每年可以定批次、定时间，集中进行处理，以便提高工作效率。关于异地医保结算的电子档案数据真实性，笔者认为，需要从实际出发看待这个问题：一方面，是医保中心到异地医院核对就医消费数据难；另一方面，是参保人与医疗机构共同套取国家社会保险基金的问题。从这两个方面来说，需要国家机构从医疗机构改革入手，对医疗体制做一些相应的调整才行。比如，有的参保人反映，在医院看病一听说是医保报销，开的药量多了，做的各种检查和化验也就多了，同等条件下，参保人并没有减少看病费用，而医院却增加了不少收入。因此，没有相应的调整办法来制约这种行为的话，社保基金的安全是存在隐患的。笔者建议，对医疗机构在参保人异地就医时，诊断之后医疗器械的必要使用、药物的实际使用量、医药费的价格等方面，出台相关行业性的制约机制，来减少暗箱操作，提高社保档案的真实性，保护社保基金的安全。另外，如果医疗机构与医保中心能够建立起全国档案数字信息查询平台，实现信息对接，就可以在异地取证问题上，解决主要的瓶颈。

以上内容，尽管笔者对社保档案的纸质和电子信息数据作了一些参考性的论述，但是仅仅靠这些工作，还不足以适应时代发展的需求，社保档案管理机制、档案队伍建设、设备及场所还存在一些不足，需要不断改革创新，增加活力。笔者相信，只要工作围绕人民群众的需求来想，着眼于社保基金的安全，我们一定会把社保档案管理工作做得更好。