吉向芬

摘要：随着大数据技术的不断成熟与发展，大数据技术在各行业中得到了广泛的应用。在企业档案管理工作中大数据技术应用将彻底改变传统人工的档案管理模式，电子化的档案管理既能降低企业在档案保管存储上的投入，又能使档案管理工作更加高效快捷展开，减少传统人工管理下出现的失误问题。然而，在实际檔案管理工作中却因为电子化档案的真实性、保密性、设备维护等工作存在一定问题进而导致先进技术手段的有益效果得不到充分发挥。因此，本文通过对大数据背景下档案管理问题进行探究，并结合大数据技术特点提出相应的改善对策，为企业档案管理水平提升提供参考和借鉴。

关键词：档案管理;大数据;问题;对策

前言

大数据技术具有低价值密度、数据类型多样、高速数据流传递、大体量数据规模的特征，在现代企业业务工作、管理工作中具有广泛应用。档案管理作为企业管理工作的重要组成，对企业人力资源调配、绩效考核等工作开展有着深远影响，大数据背景下档案管理工作模式发生了较大的改观，先进技术手段应用下档案管理的效率、准确性将会大大提升。

一、大数据背景下档案管理存在的问题分析

大数据技术的作用效果需要在设备、数据资源、管理体系的完整建设下才能充分发挥，但由于大部分企业对档案管理工作的重视度、投入度偏低，在实际的档案管理中大数据技术的功能应用并不完整，档案管理人员更多的是利用大数据技术对不同数据类型的集成处理特性来对电子化档案信息进行管理，这导致在档案管理工作中存在着大量的问题与不足。其中电子档案原件真实性难以验证、档案内容保密性不足及电子档案管理要求低三个问题是档案管理工作中最为突出的问题，亟需企业经营管理者针对档案管理问题作出相应的改善处理对策。电子档案原件真实性难以验证主要是因为企业原始纸质档案在向电子档案转移过渡过程中容易出现资料丢失，证明材料需要重新补办的情况，档案信息的真实性将大大降低。此外，由于在修改电子档案信息时难以留下痕迹档案管理人员无法对档案真实性进行有效辨别。档案内容保密性不足问题成因则是由于信息时代下数据信息交互传递次数过于频繁，互联网工具对用户资料信息的使用权限要求越来越低，这导致在档案管理工作中极易因为人为泄密和黑客攻击的情况使得企业档案资料发生泄漏，进而导致企业自身经济效益受到巨大影响。而在电子档案管理要求低问题上主要是因为企业对档案管理工作重视度偏低，在档案管理工作上没有配置好相应的安全管理系统、软件资源，档案管理人员仍是按照过去的工作方式进行工作，大数据技术的优势特征无法体现。

二、大数据背景下档案管理的对策分析

2.1制定规范严格的档案管理制度

档案管理工作规范有序开展需要完整的制度体系作支撑，由于大数据技术应用下档案管理工作对工作人员专业要求和工作要求较低，更多的是需要保障电子档案建档、归档、档案资料递交等过程中的规范性，因此在制定档案管理制度时需要对档案管理流程进行优化调整，降低工作人员对档案资料的干预度。另一方面，对于档案管理工作中存在的档案信息恶意更改、档案信息泄露问题则需要对企业员工档案查询、调取、更改权限进行明确划分，以最大化降低档案资料泄漏的风险。此外，档案管理制度还应对档案资料的建档形式提出标注规范要求，统一企业档案信息格式，从而在档案资料鉴定、更改使避免信息内容丢失的情况出现。制度体系的完整建立下企业档案管理工作开展将更加规范高效，为大数据技术广泛应用铺平道路。

2.2做好档案管理设备的维护

大数据背景下档案管理问题的出现主要是与管理设备有关，企业在加大档案管理设备资源配置的同时也应做好对管理系统、软件、设备的维护升级工作，保障先进档案管理技术手段能够有效运行。一方面，可以应用数字签名技术、安全协议技术为电子档案数据库提供安全保障，通过严格的数字认证与防火墙保护档案信息泄漏风险将会大大降低。另一方面，档案管理人员应定期对管理系统进行安全检查，对系统软件中存在的漏洞、故障问题及时进行修复处理，“早发现，早解决”的工作模式下档案管理工作中的安全问题、档案管理设备故障问题会得到及时有效的处理以进一步提高电子档案管理工作安全性。

2.3做好长期的电子档案保管工作

大数据技术的有效应用需要在一定数据规模下才能实现。在企业档案管理工作中为了更好地推进大数据技术应用需要做好长期的电子档案保管工作，通过建立多个数据库的方式对企业经营、业务工作、人事信息等分别进行存储，并通过信息筛选、信息整合的方式将企业档案信息进行集中化处理，并设置权限等级为企业经营管理者、企业员工提供数据查询、调取窗口以便工作人员更好地使用档案信息。在长期的电子档案信息积累下企业数据库资源种类及信息数据规模也会逐步增大这将为大数据技术运行提供有力支持。

总结

综上所述，大数据背景下企业档案管理工作效率和质量水平有了显著提升，大数据技术的广泛应用为档案管理工作提供便利的同时技术缺陷、设备配置不足、安全风险隐患等问题也将为档案资料的真实性、保密性及档案管理工作要求产生不利的影响。企业应加大对档案管理工作的资源配置，通过制定严格标准的管理制度、做好管理设备维护及电子档案长期保管工作，这将有利于大数据技术功能应用的充分发挥。

参考文献

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