海杰

摘要：为了让高校档案管理工作更顺利地开展，可以借助大数据打造“智慧校园”。对此，需明确智慧校园及高校档案管理的基本内容，找出现行档案管理工作中存在的不足，并分析在智慧校园背景下高校档案管理机制的构建。针对当前在高校档案管理中存在的技术不过关、硬软件建设不到位、档案管理制度不完善以及安全性需要加强等问题，在智慧校园建设背景下，高校需要从加强硬软件建设、培训档案管理工作者的素养、构建合理的数据档案内容、构建量化、具体化的档案管理制度、构建档案防护体系几方面入手，提升高校档案管理工作的质量。

关键词：智慧校园；高校档案管理机制；研究

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1673-7164（2021）01-0133-02

新时代高校档案需要高效化管理，不仅收录和调取高效化，更要挖掘档案存储数据背后的价值，进而让教育或高校管理更加高效准确。就目前来看，高校档案在存储和调取方式、档案内容、档案管理制度、档案管理人才等方面都存在一定问题，有必要针对人事档案的管理工作进行全方位革新。本文将首先分析智慧校园及高校档案管理的内涵，其次探讨当前高校档案管理中存在的问题，最后根据问题提出相应的对策和建议。

一、智慧校园概述

“智慧校园”理念指的是充分利用大数据的特性以及互联网技术，用数据来反映教师与学生的教学、科研、管理、校园生活以及其他活动，并运用云存储、云计算、物联网等高新技术，充分利用好师生的教学或生活数据，挖掘校园数据背后的价值，构建融合多种高新技术的智慧型、数据化、网络化、协作型的一体化教学环境，最终目的是用数据来助推教学，让教学更加先进化，例如，为学生开通“校园一卡通”，可用于借阅图书，系统给学生推荐合适的类目及借阅时间；也可以用来上课打卡，促使学生学习；还能作为出入校的凭证，加强校园管理。再例如建立学生的成绩系统，更加直观、具体的分析学生的成绩数据，及时发现学生学习的不足，发现具体在哪一方面有所欠缺，帮助学生更好地提高[1]。

二、构建高校档案管理机制需明确的几个要点

对于“智慧校园”与“高校档案管理机制”的联系，要明确高校档案管理是所有数据的存储空间和源头，是智慧校园能顺利建设的基础，围绕高校档案管理，应从以下三点开展工作。

第一，电子档案的建设。在大数据时代，学生的学习、生活、出行均有数据化的信息记录，高校应将原本的纸质档案转变成信息化的电子档案，从而更方便对数据档案进行存储、调取、应用。

第二，电子档案的内容。其作用对象不仅是教师，也是学生，数据的内容应包括教学、科研、管理、校园生活等多方面，高校所有师生的电子档案内容繁多，且随时随地动态生成，因此对档案管理与构建技术层面的要求非常高[2]。

第三，如何利用好师生的数据档案，充分挖掘师生的数据价值。其价值包括教学、科研、管理和生活等各个方面，应及时推送有用的信息，充分提高数据的利用价值，加大利用效率，才有助于提升高校的教育和管理水平。

三、高校档案管理存在的问题

（一）技术不过关，硬软件建设不到位

智慧校园建设下的数据档案结构复杂多样，数据动态生成，管理人员必须具备相应的数据采集、管理、分析及处理能力，但目前部分高校档案管理在技术层面不过关，硬软件建设不到位，导致高校的数据收集不全，仅对重要数据及人事档案等进行收录，并未充分利用校园中产生的各种数据，导致数据不全面，数据价值也大打折扣，档案的优势并未发挥出来。

（二）档案管理制度不完善

标准化的管理制度是保障档案管理及应用能顺利进行下去的根本，部分高校并未建立起完善的档案管理制度，档案管理往往没有效率，虽然对于常规性的数据档案存储问题并不大，但一旦出现特殊情况，并无合适的解决措施，随着时代的发展，各行各业都要朝着更高效化、精细化的方向发展，高校应建立完善的档案管理制度，将管理制度量化、细化、具体化、规范化。

（三）高校档案信息安全性需要加强保障

在建设智慧校园背景下，将学生的大多数行为以数据的方式加以呈现，从而推动校园教育和管理高效化发展。挖掘、整合和利用高校的数据档案资源的作用较为明显，但檔案管理的安全性应格外重视，目前，部分高校忽视了档案管理的安全性问题，对档案的保护并不严格。

四、高校档案管理机制的改革路径

（一）明确数据档案的重要性，加强软硬件建设

以往是由资源决定人的行为，在大数据和云计算的时代，却是由人的行为来决定资源分配，这种本质的改变，能够大大提升管理和教学的效率[3]。在智慧校园建设背景下，高校电子化数据档案管理系统必不可少，需要具备良好的软硬件技术支持才能完成庞大的数据收集与利用工作。高校领导者应明确数据档案管理的重要性，投入更多人力、物力、财力资源组建档案部门，加强信息化档案建设的软硬件支持，构建现代化、信息化的数据档案系统；应配合校园物联网建设信息化网络系统，更好地完成数据档案的采集工作。

（二）加强档案管理工作者的素养培训

档案管理工作者是高校信息化档案系统的实际操作者和控制者，他们的工作素养优秀与否，直接决定档案信息能否顺利挖掘和管理，其素养主要包括职业素养和工作能力素养两方面。第一，职业素养。这里的职业素养更偏向于精神层面，数据档案工作者应具备的职业素养一方面在于乐于奉献的精神，档案管理属于“幕后工作”，虽然有信息系统的帮助，但大量数据的收录、调度、编目、整理等，仍是繁琐且大量的工作，需要档案管理者具备甘于寂寞、乐于奉献的精神[4]。另一方面，档案管理工作者要具备保密意识，对数据档案要做到妥善保管，不能私自泄露档案数据。第二，工作能力素养。在当前的大数据时代中，档案管理工作者应根据不同的岗位需要，具备相对应的工作能力。

对于档案工作者个人素养的提升，需要从两方面入手。一方面，高校在聘用人才时应严格要求，提高档案工作者的准入门槛。另一方面，高校应加强对在职的档案工作人员的培训，通过举办讲座等形式，让其实现自我能力的提升。

（三）构建更合理的数据档案内容

首先，高校应该对数据档案的内容进行科学划分，明确教师和学生的哪些教学活动、科研、管理、校园生活是需要数据化的，而哪些内容则不必数据化；哪些是重要的、可利用的，哪些是不重要的、但也有一定利用价值的等等，应创设分类分层制度，构建合理的数据档案内容，针对结构复杂的数据档案，应整理出具体框架和有效类别。

其次，高校应对各种数据档案的格式进行管理，使其标准化、格式化，让数据档案趋于准确、完善，让人能够一目了然[5]。加强对数据档案的利用，更好地为智慧校园建设而服务。

（四）构建量化、具体化的档案管理制度

高校有必要构建量化、细化、具体化、规模化的高校档案管理制度，包括档案内容细化、档案收录工作流程、档案修改工作流程、档案读取权限等级、档案管理任务分配、档案管理登记、应急备案、奖惩措施等，完善的档案管理制度能让相关工作者工作起来更加方便、高效，让工作有据可循、有理可依。而档案管理制度作为一个标准和行为准则，需要具備极强的公信力。高校可以让档案管理工作者参与进来，多方协同，共同制定出一套量化、具体化的档案管理制度，并要求每一位档案管理工作者必须严格遵守档案管理制度，让档案管理过程变得更加严谨、规范。

（五）构建档案防护体系

构建完善的档案防护体系可以从两方面入手，一方面是物理安全，应建立物理安全体系，包括保证机房的物理环境良好，避免火灾、水灾、电路泄露、静电、灰尘堵塞等灾害造成的系统宕机，同时也要避免人力损坏、人力偷窃的现象[6]。

另一方面则在于网络安全，应打造网络安全体系，包括构建相应的网络防火墙、防病毒等措施，细化登陆账户、检测和权限，完善用户操作行为链，对所有数据文件进行加密，需采用口令、密码技术、生物技术等两种或两种以上的鉴别技术才能获取使用权限，并且应做好数据备份，在系统宕机或系统受到攻击后，保证数据不被破坏。

五、结语

综上所述，高校师生数据结构复杂多样，为保证数据的动态生成，就必须提高档案管理工作人员数据采集、管理、分析以及处理的能力，这也对档案管理技术提出了更高要求，对于档案管理机制、档案管理措施、档案管理环境、档案管理人员素养等亦有很高的要求，高校应从多方入手，改革高校档案管理机制。

参考文献：

[1]余鹏，李艳.智慧校园视域下高等教育数据生态治理体系研究[J].中国电化教育，2020（05）：94-106.

[2]于莎莎.智慧校园背景下高校档案馆建设的若干思考[J].黑龙江档案，2017（03）：61.

[3]刘清.“互联网+”背景下高校智慧档案馆建设研究[J].黑龙江档案，2018（04）：42-43.

[4]赵立伦.大数据背景下的高校智慧校园建设策略研究[J].信息与电脑，2019（09）：233-234.

[5]韩国晔.新时期如何做好高校档案管理工作[J].科学大众（科学教育），2018（06）：161.

[6]侯潇.信息技术环境下高校财务档案管理刍议[J].中国管理信息化，2018，21（04）：14-15.

（荐稿人：袁秋宝，喀什大学体育学院副教授）（责任编辑：胡甜甜）